Ihr Team in seinen Tools. Kunden in einem Portal.

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Agenturen heißt das: ein Portal pro Kunde für Lieferungen, Feedback und Freigaben, und für die Markenunterlagen und Briefings, die Sie zurückbrauchen.

Kundenportal für Agenturen: vom Briefing zur nächsten Fassung

Legen Sie das Briefing und die benötigten Markenunterlagen im Kundenportal zusammen. Der Kunde liefert das Material zurück. Ihr Team lädt den Entwurf hoch und bespricht Änderungen direkt an der Datei.

Echte Produktoberfläche mit fiktiven Beispieldaten. Der Kommentar gehört zu dieser Datei; die neue Kopie wird separat hochgeladen.

Vorlage für die nächste Kampagne

• Briefing und Zielgruppe
• Logo und Markenrichtlinien
• Freigegebene Texte und Bilder

Bitte laden Sie das Briefing, das Logo und die verwendbaren Texte hoch. Rückfragen zum Entwurf beantworten Sie bitte im Kommentar an dieser Datei.

Benennen Sie Fassungen selbst, zum Beispiel „Kampagne - Entwurf v1.pdf“ und „Kampagne - Entwurf v2.pdf“. Die Versionsnummer ist Teil Ihres Dateinamens. Droplana bietet keine Anmerkungen auf einzelnen Bildstellen, keinen Versionsvergleich und keine mehrstufigen Freigabeprozesse. Eine Dateifreigabe ist kein vollständiges System zur kreativen Abstimmung.

So nutzen Agenturen Droplana

Onboarding. Legen Sie den Kunden an und fügen Sie eine Dokumenten-Checkliste mit allem hinzu, was Sie zum Start brauchen: Markenunterlagen, unterschriebener Vertrag, Briefing, Projektunterlagen. Speichern Sie sie als Vorlage für den nächsten Kunden. Tut der Kunde 7 Tage lang nichts, während Punkte fehlen, erhält er eine E-Mail mit genau diesen Punkten. Nach 14 Tagen geht die Erinnerung an Sie.

Lieferung und Feedback. Ihre Designerin stellt einen Entwurf in Figma fertig. Der Account Manager lädt den Export mit einem kurzen Kommentar ins Portal des Kunden. Der Kunde öffnet dasselbe Portal wie immer, kommentiert und markiert die Datei als „Genehmigt" oder „Abgelehnt". Dateien sind nach dem Hochladen unveränderlich, Version 2 ist also eine neue Datei, und Version 1 bleibt.

Abnahme. Für eine Scope-Änderung oder ein Abnahmeformular unterschreibt der Kunde das PDF im Portal. Die unterschriebene Kopie liegt neben dem Original, mit Angabe, wer wann unterschrieben hat.

Offboarding. Endet der Vertrag, entziehen Sie den Zugang. Das gilt sofort, und die Dateien bleiben bei Ihrer Agentur.

Ihr Team arbeitet weiter in Notion, Asana, Slack, Linear oder Figma. Kunden müssen diesen Tools nie beitreten, und Ihr Team muss keine Kunden in interne Kanäle einladen.

Beispielhafte Einsatzbereiche

• Marketing- und Growth-Agenturen: Monatsberichte, Anzeigenmotive, Strategiepräsentationen.
• Web- und Designagenturen: Wireframes, Entwürfe, Launch-Dateien, Wartungsdokumente.
• PR- und Content-Agenturen: Pressemitteilungen, Material unter Sperrfrist, Inhalte zur Freigabe.
• SEO-Agenturen: Audits, Content-Briefings, monatliche Reports.
• Branding-Agenturen: Analysedokumente, Erscheinungsbilder, finale Markenrichtlinien.

Sicherheit in Kürze

Jeder Kunde sieht nur sein eigenes Portal. Dateien sind im Ruhezustand mit einem pro Datei abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt, auf Servern in Deutschland, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag gilt in allen Tarifen. Die Sicherheitsseite (Englisch) erklärt die Details, auch wogegen die Verschlüsselung nicht schützt.

Die App ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Jede Seite, Fehlermeldung und E-Mail erscheint in der Sprache des Lesers, für Sie und für Ihre Kunden.

Wann Droplana nicht passt

• Sie wollen ein Kundenportal unter Ihrer eigenen Domain und in Ihren Farben. Droplana zeigt Ihr Logo, ist aber kein White-Label.
• Sie wollen Projektmanagement, Zeiterfassung oder Rechnungen im selben Tool.
• Sie brauchen Videoreview Bild für Bild oder Anmerkungen direkt im Bild.
• Dateien sollen automatisch in Ihre Tools fließen. Einen fertigen Connector gibt es nicht. Ein KI-Assistent oder Automatisierungswerkzeug kann sich über den MCP-Server verbinden, arbeitet dort aber nur mit Metadaten, nicht mit Dateiinhalten.

Wenn Sie Kundenportale allgemein vergleichen, zeigt unser Leitfaden zu Kundenportalen, worauf es ankommt.

Häufige Fragen von Agenturen

Einfache Preise (oder kostenlos starten)

Im Free-Tarif läuft jede Datei 180 Tage nach dem Upload ab. Ihre Kunden und deren Zugang bleiben aktiv; Sie können weiterhin neue Dateien teilen. Aktive kostenpflichtige Tarife haben keine tarifbedingte Aufbewahrungsgrenze. Ablaufdaten, Löschungen und Kündigungsregeln gelten weiterhin; eine dauerhafte Portaladresse garantiert keine dauerhafte Dateiverfügbarkeit. Teamgrößen schließen Sie ein. Keine Einrichtungsgebühren oder automatischen Mehrverbrauchsgebühren. Preise zuzüglich anwendbarer Steuern.

Weitere Branchen

Agenturen, die mit selbstständigen Beratern für dieselben Kunden arbeiten, nutzen dasselbe Portal-Vorgehen für beide. Droplana gibt es auch für Buchhalter und Steuerberater, Rechtsanwälte und Finanzierungsberater.