Das Portal bleibt einfach. Ihre anderen Werkzeuge erreichen es trotzdem.

Droplana ist ein Kundendokumentenportal: Jeder Kunde erhält ein eigenes, privates Portal, in dem Sie Unterlagen bereitstellen und er Dateien an Sie zurückschickt, ohne ein Konto anzulegen. Die Integrationen des Kundenportals liegen hinter diesem Austausch, für Unternehmen, die sie brauchen. Ein KI-Assistent oder ein Automatisierungswerkzeug kann sich über den MCP-Server von Droplana mit Ihrem Konto verbinden, ausgehende Webhooks melden Ihren eigenen Systemen, wenn etwas passiert, und Sie und Ihre Kunden können sich mit Google oder Microsoft anmelden. Nichts davon ist nötig, um das Portal zu nutzen, das Portal Ihrer Kunden sieht in jedem Fall gleich aus, und alles ist in jedem Tarif enthalten.

Was sich mit Ihrem Kundenportal verbinden lässt

Was ein KI-Assistent in Ihrem Konto tun kann

MCP ist ein offener Standard, mit dem KI-Assistenten und Automatisierungswerkzeuge andere Dienste aufrufen. Nach der Verbindung kann der Assistent Fragen zu den Unterlagen Ihrer Kunden beantworten und danach handeln, im Rahmen der Berechtigungen, die Sie ihm gegeben haben.

Nehmen Sie eine Steuerkanzlei am Monatsende. Sie fragen Ihren Assistenten, welche Mandanten ihre Kontoauszüge für März noch schulden. Er prüft in der Checkliste jedes Kunden, was fehlt, nennt die vier Kunden, die sie noch nicht geschickt haben, und schickt diesen vier eine Erinnerung mit den offenen Punkten, wenn Sie ihm erlaubt haben, Ihren Kunden zu schreiben. Später fragen Sie, was Familie Novak zu ihrem Entwurf der Steuererklärung kommentiert hat, und er liest die Kommentare zu dieser Datei.

Der Assistent hat neun Werkzeuge:

• Kunden auflisten
• Dokumente suchen
• Checklisten auflisten
• fehlende Checklistenpunkte finden
• Kommentare zu einem Dokument lesen
• ein Dokument für einen Kunden hochladen
• einen Kommentar hinzufügen
• einen Checklistenpunkt ändern, zum Beispiel sein Fälligkeitsdatum
• Kunden mit offenen Checklistenpunkten erinnern

Alles geschieht in denselben Kundenportalen, die Ihre Kunden schon nutzen. Ein Dokument, das der Assistent hochlädt, erscheint in den Dateien dieses Kunden, und ein Kommentar von ihm steht an der Datei wie jeder andere.

Was der Assistent sieht und was nicht

Ein Assistent arbeitet mit Metadaten: Dateinamen, Kundennamen, Daten, Checklistenstand und Kommentaren. Kein Werkzeug gibt den Inhalt eines Dokuments zurück, die Gehaltsabrechnung oder der Vertrag selbst läuft also nie über die Verbindung. Dateinamen, Kundennamen und Kommentartexte erreichen den Assistenten aber, und von dort den KI-Dienst, den Sie gewählt haben. Prüfen Sie dessen Datenbedingungen, bevor Sie ihn verbinden, wie bei jedem Werkzeug, dem Sie Kundendaten anvertrauen.

Wenn Sie ein Dokument öffnen möchten, das der Assistent gefunden hat, hängt der Link von der Sicherheitsstufe Ihres Portals ab. Bei Strikt, der Standardstufe, enthält ein Suchergebnis keinen Link. Bei Kontrolliert oder Entspannt enthält es einen Link, der eine Stunde lang gilt und sich nur für jemanden öffnet, der in Ihrem Unternehmenskonto angemeldet ist.

Berechtigungen, die Sie wählen

Sie entscheiden, was jede Verbindung darf. Die Berechtigungen sind: Dokumente, Checklisten, Kommentare und Kunden lesen; Dokumente, Checklisten und Kommentare schreiben; und, getrennt davon, Ihren Kunden E-Mails senden. Ein Token ohne Schreibrechte kann lesen, aber nichts hochladen, nicht kommentieren und kein Fälligkeitsdatum ändern. Was Sie auch wählen, kein Token erreicht die Abrechnung, die Teamverwaltung, die Unternehmensadresse oder die Kontolöschung.

Jede Verbindung gehört der Person, die sie angelegt hat, ob Inhaber oder Teammitglied. Ihre Tokens und die Anwendungen, die Sie per Anmeldung freigegeben haben, stehen jeweils in einer eigenen Liste in Ihrem Konto. Ein Widerruf beendet sie sofort.

Webhooks: Ihre Systeme erfahren, wenn ein Kunde etwas schickt

Der Kontoinhaber legt in seinem Konto bis zu 5 HTTPS-Endpunkte an. Droplana sendet dann ein Ereignis, wenn ein Dokument hochgeladen, ein Kommentar hinzugefügt, ein Checklistenpunkt erledigt, eine Checkliste abgeschlossen, ein Dokument signiert oder ein Kunde angelegt wird. Jede Anfrage ist mit HMAC-SHA256 signiert, mit einem Geheimnis, das nur einmal angezeigt wird, wenn Sie den Endpunkt anlegen. So kann Ihr System prüfen, dass die Anfrage von Droplana kommt.

Die Ereignisse enthalten IDs und Metadaten, etwa einen Dateinamen und seine Größe, den Namen eines Kunden, den Namen eines Checklistenpunkts und ob das Unternehmen oder der Kunde gehandelt hat. Sie enthalten nie Dateiinhalte, Kommentartexte oder Namen und E-Mail-Adresse einer unterzeichnenden Person. Antwortet Ihr Endpunkt nicht, versucht Droplana es etwa 20 Stunden lang erneut, schaltet den Endpunkt dann ab und schreibt dem Inhaber eine E-Mail. Sie können ihn wieder einschalten, und die wartenden Ereignisse werden dann gesendet.

Anmeldung mit Google oder Microsoft

Unternehmen melden sich mit einem Link per E-Mail an oder mit einem Google- oder Microsoft-Konto, privat, beruflich oder von einer Schule oder Hochschule. Kunden können sich mit Google anmelden, abgeglichen mit einer E-Mail-Adresse, die Sie bereits für sie hinterlegt haben, oder mit einem Microsoft-Konto, das sie einmal verbunden haben, indem sie diese Adresse mit einem Code per E-Mail bestätigt haben. Die Anmeldung legt nie ein Kundenkonto an, und die Methode ändert nie, was jemand öffnen kann: Dieselbe Adresse erreicht dieselben Unternehmens- und Kundenportale, egal auf welchem Weg sie sich anmeldet.

Was sich nicht verbinden lässt

Droplana ist nicht in ChatGPT, Claude, Zapier, Make oder einem anderen Verzeichnis oder App-Store gelistet. Sie finden es dort also nicht und können es nicht per Klick installieren. Es gibt keinen fertigen Connector zu einem bestimmten Produkt, Dokumente gelangen also nicht von selbst in Ihre Buchhaltungs-, Kanzlei- oder Speichersoftware. Die interne API der Anwendung ist nicht für die öffentliche Nutzung dokumentiert, und es gibt keinen Workflow-Baukasten mit Regeln und Verzweigungen. Verbinden können Sie jedes Werkzeug, das MCP spricht oder einen Webhook empfangen kann, und das richten Sie in wenigen Minuten selbst ein.

In jedem Tarif enthalten

Im Free-Tarif läuft jede Datei 180 Tage nach dem Upload ab. Ihre Kunden und deren Zugang bleiben aktiv; Sie können weiterhin neue Dateien teilen. Aktive kostenpflichtige Tarife haben keine tarifbedingte Aufbewahrungsgrenze. Ablaufdaten, Löschungen und Kündigungsregeln gelten weiterhin; eine dauerhafte Portaladresse garantiert keine dauerhafte Dateiverfügbarkeit. Teamgrößen schließen Sie ein. Keine Einrichtungsgebühren oder automatischen Mehrverbrauchsgebühren. Preise zuzüglich anwendbarer Steuern.

Fragen zu Integrationen

Das erste Werkzeug verbinden

Die Einrichtungsanleitung (auf Englisch) führt Schritt für Schritt durch jeden KI-Client, das Zugriffstoken und einen Webhook-Empfänger; die Adressen und Codebeispiele darin sind in jeder Sprache dieselben. Wenn Sie noch ein Portal auswählen, beginnen Sie mit Kundenportal-Software erklärt und kommen Sie zurück, wenn der Austausch läuft.