Das Anwaltsportal: ein sicheres Portal pro Mandant

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Kanzleien und Einzelanwälte heißt das: ein Mandantenportal für Kanzleien, mit einem Ort pro Mandant für Mandatsvereinbarungen, Ausweiskopien, Beweismittel, Entwürfe und unterschriebene Dokumente, mit einem Zugang, den Sie steuern und jederzeit beenden können.

Prüfen Sie zuerst die Zugriffsgrenzen: Teammitglieder können die Mandanten und Dateien der Kanzlei sehen. Es gibt keine getrennten Berechtigungen pro Akte und keine internen Vertraulichkeitsschranken. Ein Portal gehört zu einem Mandanten, nicht zu einer Akte.

Mehrere hinterlegte Kontaktpersonen teilen dasselbe Mandantenportal. Prüfen Sie die Produktgrenzen im Kundenportal-Leitfaden, bevor Sie Ihren ersten Mandanten einladen.

Mandantenportal für Anwälte: Unterlagen gezielt anfordern

Für die erste Prüfung eines Vertragsstreits benötigen Sie den Vertrag einschließlich Anlagen, den bisherigen Schriftwechsel und eine Chronologie. Fordern Sie nur die für das Mandat erforderlichen Unterlagen an.

Echte Produktaufnahme mit fiktiven Mandatsunterlagen. Die Checkliste zeigt dem Mandanten die drei noch offenen Anforderungen.

Der Mandant bestätigt im Standardmodus Strict auf einem neuen Gerät seine E-Mail-Adresse und lädt die Unterlagen hoch. Fehlt eine Anlage, kommentieren Sie die betroffene Datei. Senden Sie danach Ihren Entwurf oder Ihre Stellungnahme im selben Portal zurück. Eine Checkliste organisiert die Anforderung; sie schafft keine getrennte Akte mit eigenen Berechtigungen.

So läuft ein neues Mandat in Droplana

1. Mandanten anlegen. Name und E-Mail-Adresse genügen, und das Portal ist da.

2. Unterlagen anfordern. Fügen Sie eine Dokumenten-Checkliste hinzu: unterschriebene Vollmacht, Ausweiskopie, der strittige Vertrag, Belege. Der Mandant lädt vom Computer hoch oder fotografiert Papier mit dem Handy. Tut er 7 Tage lang nichts, während Punkte fehlen, erhält er eine E-Mail mit genau diesen Punkten. Nach 14 Tagen geht die Erinnerung an Sie. Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum, wird zusätzlich zwei Tage vorher und am Termin eine Erinnerung vorbereitet; sie erreicht den Mandanten mit seiner nächsten E-Mail und entfällt, sobald der Punkt erledigt ist.

3. Prüfen und kommentieren. Markieren Sie jede Datei als „Genehmigt" oder „Abgelehnt". Eine abgelehnte Datei bleibt im Portal, und Ihr Kommentar daran sagt, was nicht stimmt. Kommentare sehen nur Ihre Kanzlei und dieser Mandant.

4. Unterschrift einholen. Stellen Sie die Mandatsvereinbarung oder eine Erklärung ins Portal, und der Mandant unterschreibt mit der PDF-Signatur im Browser: tippen, zeichnen oder hochladen, dann speichern. Droplana hält fest, wer wann von welcher IP-Adresse unterschrieben hat. Vorher muss der Mandant seine E-Mail-Adresse bestätigt oder sich mit Google oder Microsoft angemeldet haben. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Braucht ein Dokument gesetzlich eine, nutzen Sie dafür einen qualifizierten Anbieter und führen den Rest des Mandats im Portal.

5. Mandat abschließen. Entziehen Sie den Zugang, wenn der Mandant das Portal nicht mehr öffnen soll. Free bewahrt Dateien bis zu 180 Tage ab Upload auf. Bei aktiven kostenpflichtigen Abonnements gibt es keine feste Aufbewahrungsgrenze; Ablaufdaten, Löschungen und Kündigungsregeln gelten weiterhin. Exportieren Sie Unterlagen, die Sie archivieren müssen.

Gebaut für vertrauliche Arbeit

• Sicherheitsstufen. Strict, die Standardeinstellung, verlangt auf jedem neuen Gerät eine E-Mail-Bestätigung. Controlled erlaubt nur Einmal-Links oder Magic Links per E-Mail. Relaxed erlaubt zusätzlich dauerhafte Links für weniger sensible Arbeit.
• Verschlüsselung. Dateien sind bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt, mit einem pro Datei abgeleiteten Schlüssel. Datenbank, Konfiguration und Logs liegen auf verschlüsselten Datenträgern.
• Nichts wird versehentlich überschrieben. Dateien sind nach dem Hochladen unveränderlich. Eine neue Fassung ist eine neue Datei, frühere Fassungen bleiben erhalten.
• Teamplätze. Practice umfasst 5 Plätze, Studio eine unbegrenzte Teamgröße, jeweils inklusive Inhaber. Mandanten sehen eine Kanzlei.

Die Sicherheitsseite (Englisch) erklärt, wogegen die Verschlüsselung schützt und wogegen nicht.

DSGVO und Datenschutz für Anwaltskanzleien

Dateien werden in Deutschland gespeichert; ein AVV gilt in allen Tarifen. Diese Produktmerkmale ersetzen nicht die Prüfung, ob der Dienst zu den Datenschutz- und Berufspflichten Ihrer Kanzlei passt.

• Speicherung in Deutschland. Dateien, Kommentare und Metadaten liegen ausschließlich auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland.
• EU-Dienstleister. E-Mails laufen über Brevo (Frankreich), Zahlungen über Creem (Estland). Keiner der beiden erhält Dateiinhalte.
• EU-Unternehmen. Betreiber ist Ubique d.o.o. in Zagreb, Kroatien, nach kroatischem Recht.
• AVV in allen Tarifen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt für alle Tarife, Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung.

Gelten für Ihre Kanzlei berufsrechtliche Pflichten über die DSGVO hinaus, etwa zur Verschwiegenheit bei der Einbindung von Dienstleistern, prüfen Sie diese, bevor Sie Mandantenakten umziehen.

Die App ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Jede Seite, Fehlermeldung und E-Mail erscheint in der Sprache des Lesers, für Sie und für Ihre Kunden.

Wann Droplana nicht passt

• Sie brauchen Kanzleisoftware: Zeiterfassung, Abrechnung, Kollisionsprüfung, Fristen. Nichts davon macht Droplana.
• Dokumente sollen mit Ihrer Aktenverwaltung synchronisiert werden. Einen Connector zur Aktenverwaltung gibt es nicht.
• Die meisten Ihrer Dokumente brauchen gesetzlich eine qualifizierte elektronische Signatur.
• Sie wollen Dokumente gemeinsam online bearbeiten. Droplana speichert und tauscht Dateien aus, es ist kein Editor.

Häufige Fragen von Anwälten

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