Das Anwaltsportal: ein sicheres Portal pro Mandant

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Kanzleien und Einzelanwälte heißt das: ein Mandantenportal für Kanzleien, mit einem Ort pro Mandant für Mandatsvereinbarungen, Ausweiskopien, Beweismittel, Entwürfe und unterschriebene Dokumente, mit einem Zugang, den Sie steuern und jederzeit beenden können.

Wie Mandantenunterlagen heute wandern

Die meisten kleinen Kanzleien haben eine Mischung davon ausprobiert:

• E-Mail-Anhänge. Sie stoßen an Größengrenzen, gehen unter, und ein Mandant leitet die falsche Fassung weiter.
• Geteilte Drive- oder Dropbox-Ordner. Berechtigungen verselbstständigen sich, und niemand weiß genau, wer noch Zugriff hat.
• Messenger. Ein unterschriebenes Dokument landet im selben Chat wie Familienfotos.
• Große Dokumentenmanagementsysteme. Gebaut für große Kanzleien, pro Nutzer bepreist und aufwendig einzuführen.

Eine kleine Kanzlei braucht etwas Einfacheres: einen privaten Ort pro Mandant, an dem Unterlagen hereinkommen und hinausgehen, Kommentare an der Datei bleiben und sichtbar ist, was noch fehlt. Unser Leitfaden zu Kundenportalen zeigt, worauf Sie beim Vergleich achten sollten.

So läuft ein neues Mandat in Droplana

1. Mandanten anlegen. Name und E-Mail-Adresse genügen, und das Portal ist da.

2. Unterlagen anfordern. Fügen Sie eine Dokumenten-Checkliste hinzu: unterschriebene Vollmacht, Ausweiskopie, der strittige Vertrag, Belege. Der Mandant lädt vom Computer hoch oder fotografiert Papier mit dem Handy. Tut er 7 Tage lang nichts, während Punkte fehlen, erhält er eine E-Mail mit genau diesen Punkten. Nach 14 Tagen geht die Erinnerung an Sie.

3. Prüfen und kommentieren. Markieren Sie jede Datei als „Genehmigt" oder „Abgelehnt". Eine abgelehnte Datei bleibt im Portal, und Ihr Kommentar daran sagt, was nicht stimmt. Kommentare sehen nur Ihre Kanzlei und dieser Mandant.

4. Unterschrift einholen. Stellen Sie die Mandatsvereinbarung oder eine Erklärung ins Portal, und der Mandant unterschreibt mit der PDF-Signatur im Browser: tippen, zeichnen oder hochladen, dann speichern. Droplana hält fest, wer wann von welcher IP-Adresse unterschrieben hat. Vorher muss der Mandant seine E-Mail-Adresse bestätigt oder sich mit Google oder Microsoft angemeldet haben. Das ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Braucht ein Dokument gesetzlich eine, nutzen Sie dafür einen qualifizierten Anbieter und führen den Rest des Mandats im Portal.

5. Mandat abschließen. Entziehen Sie den Zugang, wenn die Arbeit endet. Die Dateien bleiben bei Ihrer Kanzlei, und in kostenpflichtigen Tarifen gibt es keine Aufbewahrungsgrenze.

Gebaut für vertrauliche Arbeit

• Sicherheitsstufen. Strict, die Standardeinstellung, verlangt auf jedem neuen Gerät eine E-Mail-Bestätigung. Controlled erlaubt nur Einmal-Links oder Magic Links per E-Mail. Relaxed erlaubt zusätzlich dauerhafte Links für weniger sensible Arbeit.
• Verschlüsselung. Dateien sind bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt, mit einem pro Mandant abgeleiteten Schlüssel. Datenbank, Konfiguration und Logs liegen auf verschlüsselten Datenträgern.
• Nichts wird versehentlich überschrieben. Dateien sind nach dem Hochladen unveränderlich. Eine neue Fassung ist eine neue Datei, frühere Fassungen bleiben erhalten.
• Teamplätze. Practice umfasst 5 Plätze, Studio 15, jeweils inklusive Inhaber. Mandanten sehen eine Kanzlei.

Die Sicherheitsseite (Englisch) erklärt, wogegen die Verschlüsselung schützt und wogegen nicht.

DSGVO und Datenschutz für Anwaltskanzleien

Eine Kanzlei ist Verantwortliche für die personenbezogenen Daten ihrer Mandanten. Ein Tool, das Mandantenunterlagen für Sie speichert, ist Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 DSGVO verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Speicherung in Deutschland. Dateien, Kommentare und Metadaten liegen ausschließlich auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland.
• EU-Dienstleister. E-Mails laufen über Brevo (Frankreich), Zahlungen über Creem (Estland). Keiner der beiden erhält Dateiinhalte.
• EU-Unternehmen. Betreiber ist Ubique d.o.o. in Zagreb, Kroatien, nach kroatischem Recht.
• AVV in allen Tarifen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt für alle Tarife, Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung.

Gelten für Ihre Kanzlei berufsrechtliche Pflichten über die DSGVO hinaus, etwa zur Verschwiegenheit bei der Einbindung von Dienstleistern, prüfen Sie diese, bevor Sie Mandantenakten umziehen.

Wann Droplana nicht passt

• Sie brauchen Kanzleisoftware: Zeiterfassung, Abrechnung, Kollisionsprüfung, Fristen. Nichts davon macht Droplana.
• Dokumente sollen mit Ihrer Aktenverwaltung synchronisiert werden. Es gibt keine Schnittstellen und keine öffentliche API.
• Die meisten Ihrer Dokumente brauchen gesetzlich eine qualifizierte elektronische Signatur.
• Sie wollen Dokumente gemeinsam online bearbeiten. Droplana speichert und tauscht Dateien aus, es ist kein Editor.

Häufige Fragen von Anwälten

Ist Droplana ein Datenraum? Nein, kein virtueller Datenraum für Transaktionen wie eine Due Diligence. Droplana ist ein Mandantenportal: ein privates Dokumentenportal pro Mandant für den laufenden Austausch. Auch Ihre Kanzleisoftware ersetzt es nicht, und es gibt keine Schnittstellen.

Kann ein Mandant eine Mandatsvereinbarung in Droplana unterschreiben? Ja, mit der PDF-Signatur im Browser, nachdem er seine E-Mail-Adresse bestätigt hat. Die Unterschrift wird festgehalten und ist auf einer öffentlichen Seite prüfbar. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur.

Ist Droplana DSGVO-konform, und gibt es einen AVV? Droplana ist EU-gehostet und an der DSGVO ausgerichtet, mit Speicherung in Deutschland und einem AVV in allen Tarifen. Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung. Die Konformität insgesamt hängt von Ihrem Umgang mit Mandantendaten ab.

Wie steuere ich, wer ein Portal öffnen kann? Wählen Sie Strict, Controlled oder Relaxed für Ihre Kanzlei. Strict, die Standardeinstellung, verlangt auf jedem neuen Gerät eine E-Mail-Bestätigung. Einen Zugang entziehen Sie jederzeit, mit sofortiger Wirkung.

Was passiert, wenn ein Mandat endet? Entziehen Sie den Zugang, und der Mandant kommt nicht mehr hinein. Die Dateien bleiben bei Ihrer Kanzlei, ohne Aufbewahrungsgrenze in kostenpflichtigen Tarifen.

Einfache Preise (oder kostenlos starten)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Weitere Branchen

Kanzleien, die mit Buchhaltern und Steuerberatern dieselben Mandanten betreuen, nutzen oft ein Portal pro Mandant für beides. Droplana gibt es auch für Finanzierungsberater, Berater und Agenturen.