Schluss mit dem Dokumente-Jagen per E-Mail

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Buchhaltungs- und Steuerkanzleien heißt das: ein Ort pro Mandant, an dem Belege hereinkommen, fertige Erklärungen und Abschlüsse hinausgehen und beide Seiten sehen, was noch fehlt.

Warum der Dokumenteneingang per E-Mail immer wieder scheitert

Wenn Sie eine Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei führen, kennen Sie das:

• Sie schicken eine Liste der benötigten Unterlagen. Der Mandant antwortet heute mit einem Kontoauszug und nächste Woche mit zwei Rechnungen, jeweils in einer eigenen E-Mail.
• Ein Beleg kommt als unscharfes Foto über einen Messenger, ohne Namen und ohne Datum.
• Sie schicken eine fertige Erklärung per E-Mail. Drei Monate später bittet der Mandant, sie noch einmal zu senden.
• Ein geteilter Drive-Ordner funktioniert, bis der Mandant seine E-Mail-Adresse ändert oder ein ehemaliger Mitarbeiter noch Zugriff hat.

Bei 40 oder 100 Mandanten rund um eine Frist wird schon das Nachhalten, wer was geschickt hat, zur eigenen Aufgabe. Ein Portal legt den gesamten Austausch pro Mandant an einen Ort, in zeitlicher Reihenfolge.

So läuft ein Abrechnungszeitraum in Droplana

1. Checkliste anlegen. Zu Beginn des Zeitraums fügen Sie jedem Mandantenportal eine Dokumenten-Checkliste hinzu, oder Sie verwenden eine gespeicherte Vorlage für Mandanten mit denselben Anforderungen. Der Mandant sieht dieselbe Liste.

2. Die Erinnerungen übernehmen das Nachfassen. Tut ein Mandant 7 Tage lang nichts, während Unterlagen fehlen, erhält er eine E-Mail mit genau diesen Punkten. Bleibt es still, geht nach 14 Tagen die Erinnerung an Sie, und Sie wissen, wen Sie anrufen sollten. Sobald der Mandant handelt, ist der Stillstand aufgelöst.

3. Eingänge prüfen. Markieren Sie jede Datei als „Genehmigt" oder „Abgelehnt". Eine abgelehnte Datei bleibt im Portal, und Sie schreiben den Grund als Kommentar dazu, etwa „Seite 2 fehlt". Der Mandant sieht den Kommentar direkt an der Datei.

4. Fertige Arbeit liefern. Laden Sie die Erklärung oder den Abschluss in dasselbe Portal. Muss der Mandant etwas unterschreiben, etwa ein Auftragsschreiben oder eine Vollständigkeitserklärung, geht das mit der PDF-Signatur im Browser. Festgehalten werden wer, wann und von welcher IP-Adresse, und eine öffentliche Seite macht den Nachweis prüfbar. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur; für Dokumente, die gesetzlich eine verlangen, nutzen Sie einen qualifizierten Anbieter.

Im nächsten Jahr ist dasselbe Portal noch da, mit den Unterlagen des Vorjahres. Ruft ein Mandant wegen einer alten Erklärung an, wissen Sie beide, wo Sie suchen.

Für eine Kanzlei, nicht nur für eine Person

• Teamplätze. Practice umfasst 5 Plätze, Studio 15, jeweils inklusive Inhaber. Kolleginnen und Kollegen arbeiten im selben Dashboard, Mandanten sehen eine Kanzlei.
• Aktivitätsprotokoll. Der Kontoinhaber kann unter Konto → Aktivität ein Protokoll von Anmeldungen, Portalbesuchen, Uploads, Downloads, Löschungen, Kommentaren und Freigaben ansehen und als CSV exportieren.
• Ihr Logo. Laden Sie in jedem Tarif das Logo Ihrer Kanzlei hoch. Es ersetzt das Droplana-Zeichen im Dashboard und in jedem Mandantenportal.
• Getrennte Mandanten. Jeder Mandant sieht nur sein eigenes Portal. Es gibt keine Ordnerberechtigungen, die man falsch setzen kann.
• Fester Preis. Unbegrenzt viele Mandanten in allen kostenpflichtigen Tarifen, keine Gebühren pro Mandant. Mandanten zahlen nie.

DSGVO und Datenschutz für Kanzleien

Buchhaltungsakten enthalten viele personenbezogene Daten: Steuer-IDs, Einkommen, Bankverbindungen. Ihre Kanzlei ist Verantwortliche, ein Tool, das diese Unterlagen für Sie speichert, ist Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 DSGVO verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Speicherung in Deutschland. Dateien, Kommentare und Metadaten liegen ausschließlich auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland.
• Pro Mandant verschlüsselt. Dateien sind bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt, mit einem Schlüssel pro Mandant.
• EU-Dienstleister. E-Mails laufen über Brevo (Frankreich), Zahlungen über Creem (Estland). Keiner der beiden erhält Dateiinhalte.
• EU-Unternehmen. Betreiber ist Ubique d.o.o. in Zagreb, Kroatien, nach kroatischem Recht.
• AVV in allen Tarifen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt für alle Tarife, Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung.

Die Sicherheitsseite (Englisch) erklärt, wogegen die Verschlüsselung schützt und wogegen nicht. Gelten für Ihre Kanzlei berufsrechtliche Vorgaben über die DSGVO hinaus, prüfen Sie diese vor dem Umzug der Mandantenunterlagen.

Wann Droplana nicht passt

• Sie suchen ein System für die ganze Kanzlei: Mandantenverwaltung, Fristen, Zeiterfassung, Abrechnung. Das kann Droplana nicht.
• Dateien sollen automatisch in Ihre Steuer- oder Buchhaltungssoftware fließen. Es gibt keine Schnittstellen und keine öffentliche API.
• Die meisten Ihrer Dokumente brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wenn Sie noch abwägen, ob sich ein Portal überhaupt lohnt, hilft unser Leitfaden zu Kundenportalen.

Häufige Fragen von Buchhaltern

Können Mandanten Dokumente hochladen? Ja, das ist der Hauptanwendungsfall. Mandanten laden Kontoauszüge, Rechnungen, Belege und Lohnunterlagen in ihr eigenes Portal, vom Computer oder mit der Handykamera.

Erinnert Droplana Mandanten an fehlende Unterlagen? Ja, standardmäßig. Nach 7 Tagen ohne Aktivität an einer Checkliste mit offenen Punkten erhält der Mandant eine E-Mail mit diesen Punkten. Nach 14 Tagen geht die Erinnerung an Sie. Sie können das abschalten.

Ist Droplana DSGVO-konform, und gibt es einen AVV? Droplana ist EU-gehostet und an der DSGVO ausgerichtet, mit Speicherung in Deutschland und einem AVV in allen Tarifen. Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung. Die Konformität insgesamt hängt von Ihrem Umgang mit Mandantendaten ab.

Ersetzt es meine Buchhaltungs- oder Steuersoftware? Nein. Ihre Software erledigt die Arbeit. Droplana ist der Ort, an dem Unterlagen zwischen Ihnen und dem Mandanten wechseln, ohne Schnittstellen zu anderer Software.

Was kostet es? Kostenlos für 3 Mandanten. Kostenpflichtige Tarife mit unbegrenzt vielen Mandanten: Solo 19 €, Practice 49 € mit 5 Plätzen, Studio 99 € mit 15 Plätzen, pro Monat zuzüglich Steuer. Die Übersicht unten zeigt alle Grenzen.

Einfache Preise (oder kostenlos starten)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Weitere Branchen

Kanzleien teilen Mandanten oft mit Finanzierungsberatern und Rechtsanwälten, die viele derselben Unterlagen einsammeln. Droplana gibt es auch für Berater und Agenturen.