Schluss mit dem Dokumente-Jagen per E-Mail

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Buchhaltungs- und Steuerkanzleien heißt das: ein Ort pro Mandant, an dem Belege hereinkommen, fertige Erklärungen und Abschlüsse hinausgehen und beide Seiten sehen, was noch fehlt.

Droplana sammelt Unterlagen und liefert fertige Arbeit zurück. Es ersetzt keine Buchhaltungssoftware, überträgt keine Buchungen automatisch und ist kein Archiv.

Mandantenportal für Buchhalter: Belege für den Monatsabschluss

Fordern Sie für September alle Seiten des Kontoauszugs, Belege für neue Anschaffungen und die Lohnübersicht an. Die Liste macht sichtbar, was noch fehlt, bevor Sie den Abschluss erstellen.

Echte Produktaufnahme mit fiktiven Monatsunterlagen. Der Mandant wählt für jeden offenen Punkt eine Datei aus.

Auf dem Handy kann der Mandant stattdessen einen Papierbeleg fotografieren. Prüfen Sie die Lesbarkeit und kommentieren Sie fehlende Seiten an der Datei. Nach der Bearbeitung laden Sie die fertige Auswertung ins gleiche Portal.

Echtes mobiles Demoportal von Ledger & Oak mit fiktiven Daten. Die Bedienung ist deutsch; die vom Demounternehmen angelegten Dokumentnamen sind englisch.

Monatsanfrage zum Kopieren

Passen Sie den Monat und die benötigten Unterlagen an Ihren Mandanten an:

Für den Monatsabschluss [Monat/Jahr] benötigen wir bitte:

• Kontoauszüge für alle vereinbarten Geschäftskonten, jeweils mit allen Seiten.
• Ausgangsrechnungen sowie Eingangsrechnungen und Belege für neue Anschaffungen.
• Die Lohnübersicht, sofern für diesen Auftrag erforderlich.

Bitte laden Sie jede Datei beim passenden Punkt im Portal hoch. Fotografieren Sie Papier vollständig und lesbar. Melden Sie uns, wenn eine angeforderte Unterlage nicht vorliegt.

So läuft ein Abrechnungszeitraum in Droplana

1. Checkliste anlegen. Zu Beginn des Zeitraums fügen Sie jedem Mandantenportal eine Dokumenten-Checkliste hinzu, oder Sie verwenden eine gespeicherte Vorlage für Mandanten mit denselben Anforderungen. Der Mandant sieht dieselbe Liste.

2. Die Erinnerungen übernehmen das Nachfassen. Tut ein Mandant 7 Tage lang nichts, während Unterlagen fehlen, erhält er eine E-Mail mit genau diesen Punkten. Bleibt es still, geht nach 14 Tagen die Erinnerung an Sie, und Sie wissen, wen Sie anrufen sollten. Sobald der Mandant handelt, ist der Stillstand aufgelöst.

3. Eingänge prüfen. Markieren Sie jede Datei als „Genehmigt" oder „Abgelehnt". Eine abgelehnte Datei bleibt im Portal, und Sie schreiben den Grund als Kommentar dazu, etwa „Seite 2 fehlt". Der Mandant sieht den Kommentar direkt an der Datei.

4. Fertige Arbeit liefern. Laden Sie die Erklärung oder den Abschluss in dasselbe Portal. Muss der Mandant etwas unterschreiben, etwa ein Auftragsschreiben oder eine Vollständigkeitserklärung, geht das mit der PDF-Signatur im Browser, sobald der Mandant seine E-Mail-Adresse bestätigt oder sich mit Google oder Microsoft angemeldet hat. Festgehalten werden wer, wann und von welcher IP-Adresse, und eine öffentliche Seite macht den Nachweis prüfbar. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur; für Dokumente, die gesetzlich eine verlangen, nutzen Sie einen qualifizierten Anbieter.

Im nächsten Jahr können Sie dasselbe Portal wieder nutzen. Ob Unterlagen aus dem Vorjahr noch verfügbar sind, hängt von der Aufbewahrung ab: Free speichert Dateien bis zu 180 Tage ab dem Hochladen. Aktive kostenpflichtige Tarife haben keine tarifbedingte Aufbewahrungsgrenze; Ablaufdaten, Löschung und Kündigungsregeln gelten weiterhin.

Für eine Kanzlei, nicht nur für eine Person

• Teamplätze. Practice umfasst 5 Plätze, Studio eine unbegrenzte Teamgröße, jeweils inklusive Inhaber. Kolleginnen und Kollegen arbeiten im selben Dashboard, Mandanten sehen eine Kanzlei.
• Aktivitätsprotokoll. Der Kontoinhaber kann unter Konto → Aktivität ein Protokoll von Anmeldungen, Portalbesuchen, Uploads, Downloads, Löschungen, Kommentaren und Freigaben ansehen und als CSV exportieren.
• Ihr Logo. Ihr Logo erscheint im Kopfbereich von Dashboard und Kundenportal. Ein kleiner Droplana-Hinweis bleibt im Fußbereich; eigene Domains werden nicht unterstützt.
• Getrennte Mandanten. Jeder Mandant sieht nur sein eigenes Portal. Es gibt keine Ordnerberechtigungen, die man falsch setzen kann.
• Fester Preis. Unbegrenzt viele Mandanten in allen kostenpflichtigen Tarifen, keine Gebühren pro Mandant. Mandanten zahlen nie.

DSGVO und Datenschutz für Kanzleien

Dateien werden in Deutschland gespeichert; ein AVV gilt in allen Tarifen. Diese Produktmerkmale ersetzen nicht die Prüfung, ob der Dienst zu den Datenschutz- und Berufspflichten Ihrer Kanzlei passt.

• Speicherung in Deutschland. Dateien, Kommentare und Metadaten liegen ausschließlich auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland.
• Verschlüsselt. Dateien sind bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt, mit einem pro Datei abgeleiteten Schlüssel.
• EU-Dienstleister. E-Mails laufen über Brevo (Frankreich), Zahlungen über Creem (Estland). Keiner der beiden erhält Dateiinhalte.
• EU-Unternehmen. Betreiber ist Ubique d.o.o. in Zagreb, Kroatien, nach kroatischem Recht.
• AVV in allen Tarifen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt für alle Tarife, Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung.

Die Sicherheitsseite (Englisch) erklärt, wogegen die Verschlüsselung schützt und wogegen nicht. Gelten für Ihre Kanzlei berufsrechtliche Vorgaben über die DSGVO hinaus, prüfen Sie diese vor dem Umzug der Mandantenunterlagen.

Die App ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Jede Seite, Fehlermeldung und E-Mail erscheint in der Sprache des Lesers, für Sie und für Ihre Kunden.

Wann Droplana nicht passt

• Sie suchen ein System für die ganze Kanzlei: Mandantenverwaltung, Fristen, Zeiterfassung, Abrechnung. Das kann Droplana nicht.
• Dateien sollen automatisch in Ihre Steuer- oder Buchhaltungssoftware fließen. Einen Connector dafür gibt es nicht.
• Die meisten Ihrer Dokumente brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wenn Sie noch abwägen, ob sich ein Portal überhaupt lohnt, hilft unser Leitfaden zu Kundenportalen.

Häufige Fragen von Buchhaltern

Einfache Preise (oder kostenlos starten)

Weitere Branchen

Kanzleien teilen Mandanten oft mit Finanzierungsberatern und Rechtsanwälten, die viele derselben Unterlagen einsammeln. Droplana gibt es auch für Berater und Agenturen.