Schluss mit dem Dokumente-Jagen per E-Mail
Buchhalter, Steuerberater und Lohnbuchhalter verbringen mehr Zeit als nötig damit, Mandantendokumente einzuholen. Droplana gibt jedem Mandanten sein eigenes privates Portal — für Belege, fertige Erklärungen und alles andere. EU-Hosting in Deutschland, mit verfügbarem AVV.
Mandanten laden direkt in ihr Portal hoch
Schicken Sie jedem Mandanten seinen Portallink. Er lädt Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Steuerdokumente und Belege direkt hoch. Sie erhalten alles geordnet — keine E-Mail-Anhänge mehr zu sortieren.
Fertige Arbeiten sauber zustellen
Laden Sie fertige Erklärungen, Jahresabschlüsse und Schlussabrechnungspakete in das Portal des Mandanten hoch. Er erhält einen Link, keinen E-Mail-Anhang.
Isoliert pro Mandant
Jeder Mandant erhält ein vollständig separates Portal. Dokumente eines Mandats können nicht in ein anderes überschwappen — by Design, nicht durch Richtlinien.
Alle Daten in der EU gespeichert
Dateien, Kommentare und Metadaten werden ausschließlich auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland gespeichert. Nichts verlässt die EU. Betrieben von einem EU-Unternehmen mit Sitz in Kroatien.
Sehen, was geprüft wurde
Wissen Sie, wann ein Mandant seine Erklärung geöffnet oder heruntergeladen hat. Kein Nachfragen mehr: „Haben Sie die Datei gesehen, die ich geschickt habe?"
Kein Mandanten-Account erforderlich
Mandanten erhalten einen Link. Sie klicken ihn an. Nichts zu installieren, nichts anzumelden. Funktioniert für jeden Mandanten, unabhängig von seiner Technikaffinität.
Warum der Dokumenteneingang per E-Mail immer wieder scheitert
Wenn Sie eine Buchhalter- oder Steuerpraxis betreiben, kennen Sie dieses Muster:
- Sie senden ein Steuerformular. Der Mandant füllt eine PDF aus, speichert sie als
final_v3.pdfund schickt sie zurück. - Er hängt ein Dokument an eine E-Mail, ein weiteres an eine zweite — drei Tage später.
- Sie schicken eine fertige Erklärung. Er leitet sie intern weiter. Drei Wochen später findet er sie nicht mehr.
- Drive-Ordner werden geteilt, dann verwaist, wenn ein Mandant seine E-Mail-Adresse ändert.
Multiplizieren Sie das über 40 oder 100 Mandanten in einer kurzen Saison — und es wird zu einem echten operativen Problem. Droplana fasst den Dokumentenaustausch in einem einzigen, geordneten Ort pro Mandant zusammen.
Warum Buchhalter Droplana nutzen
Geordneter Eingang, kein E-Mail-Chaos
Jeder Mandant hat sein eigenes Portal zum Hochladen. Sie sehen alles an einem Ort, nach Mandant geordnet — nicht in Anhängen quer durch einen Posteingang vergraben.
Lieferung ohne E-Mail-Abhängigkeit
Fertige Arbeiten landen im privaten Portal des Mandanten. Kein Sorgen mehr um große PDF-Anhänge, Spam-Filter oder Erklärungen, die für immer per E-Mail kursieren.
Ein sauberer Nachweis pro Mandant
Für laufende Mandanten enthält das Portal jahrelange Austausche — Formulare, Belege, Erklärungen, Notizen. Wenn ein Mandant bezüglich der Erklärung des Vorjahres anruft, wissen Sie beide, wo zu suchen ist.
Skaliert in der Stoßzeit
Ein großer Eingangsschwall ist nur jeder Mandant, der sein Portal nutzt. Keine besonderen Prozessänderungen. Kein überlaufender Posteingang zum Sortieren.
Wirkt professionell
Auch ein Einzelbuchhalter kann dasselbe saubere, geordnete Erlebnis liefern wie eine große Kanzlei — ohne den Mehraufwand.
Häufige Anwendungsfälle
Buchhalter und Steuerberater
Steuererklärungen, Belege (Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Kapitalanlageunterlagen), Jahresabschlüsse, Korrespondenz.
Lohnbuchhalter
Monatliche Abrechnungsunterlagen, Jahresgehaltsabrechnungen, Eingangsformulare, wiederkehrender Austausch mit denselben Mandanten jeden Monat.
Steuerberater (saisonale Praxen)
Hohes Eingangsvolumen in der Steuersaison — Droplana verwaltet den Dokumenteneingang pro Mandant sauber. Nach der Saison bleiben Portale für Korrekturen und Fragen bestehen.
Lohnabrechner
Zusammenfassungen der Lohnabrechnung, Jahresgehaltsabrechnungen, Eingangsformulare — pro Mandant zugestellt, ohne E-Mail.
DSGVO und Datenschutz für EU-Buchhalter
Buchhaltungs- und Steuerarbeit enthält eine hohe Dichte an personenbezogenen Daten: Namen, Steueridentifikationsnummern, Einkommenszahlen, Bankkontodetails, Kapitalanlageunterlagen. Nach der DSGVO sind dies personenbezogene Daten — und die Kanzleien, die sie verarbeiten, sind Verantwortliche. Wenn Sie ein Drittanbieter-Tool zum Austausch oder zur Speicherung dieser Dokumente verwenden, ist dieses Tool ein Auftragsverarbeiter, und DSGVO Art. 28 verlangt einen unterzeichneten AVV.
Viele Praxen nutzen noch immer US-gehostete Tools — E-Mail-Anbieter, Cloud-Speicher, Dateifreigabedienste —, bei denen finanzielle Kundendaten außerhalb der EU übertragen oder gespeichert werden können, ohne dass ein AVV vorliegt.
So geht Droplana damit um
- EU-Speicherung, durchgängig. Alle Dateien, Kommentare und Metadaten werden auf Hetzner in Deutschland gespeichert.
- AVV verfügbar. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag steht für alle Tarife zur Verfügung.
- EU-Unternehmen. Droplana wird von Ubique d.o.o. betrieben, eingetragen in Kroatien, Europäische Union.
- Unterauftragsverarbeiter in der EU. Speicherung (Hetzner, Deutschland), E-Mail (Brevo, Frankreich), Zahlungen (Creem, Estland).
Schnelle FAQ
Ist Droplana DSGVO-konform? Ja. Alle Daten werden in Deutschland (Hetzner) gespeichert. Droplana wird von einem EU-Unternehmen betrieben. Ein AVV steht zur Verfügung.
Ist ein AVV verfügbar? Ja. Für alle Tarife. Nehmen Sie Kontakt auf.
Können Mandanten Dokumente hochladen? Ja. Das ist der Hauptanwendungsfall — Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Steuerdokumente direkt in ihr Portal.
Brauchen meine Mandanten einen Account? Nein. Sie erhalten einen Link. Sie klicken ihn an. Nichts zu installieren.
Ist das ein Ersatz für meine Steuer- oder Buchhaltungssoftware? Nein. Ihre Software führt die Arbeit durch. Droplana ist die mandantenseitige Dokumentenschicht daneben.