Schluss mit der Jagd nach Unterlagen per E-Mail und WhatsApp

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Für Finanzierungs- und Finanzberater bedeutet das: ein privates, dauerhaftes Portal pro Kunde - zum Einsammeln sensibler Unterlagen und zum Zurücksenden von Angeboten und Entscheidungen. Austausch in beide Richtungen, ohne Kundenkonto.

Warum die Unterlagen der eigentliche Engpass sind

Eine Finanzierungsanfrage scheitert selten an den Zahlen. Sie hängt an den Unterlagen. Das Muster kennt jeder Berater:

• Sie schicken eine Liste. Der Kunde mailt heute einen Gehaltsnachweis, drei Tage später einen Kontoauszug und vergisst den Ausweis vollständig.
• Unterlagen kommen als unscharfe Handyfotos über WhatsApp an, ohne Reihenfolge und ohne Nachweis, wer wann was geschickt hat.
• Die unterschriebene Einwilligung kommt als Scan eines Scans zurück, oder der Kunde sagt, er reiche sie später nach.
• Multipliziert über eine volle Pipeline wird das Nachfassen zum größten Teil der Arbeit.

Die Dokumenten-Checkliste löst genau das. Sie legen sie einmal pro Kunde an - Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Ausweis, Meldebescheinigung, was der Fall eben braucht - direkt in seinem Portal. Der Kunde öffnet seinen Link und sieht, was noch fehlt und was schon da ist. Sie scrollen nicht mehr durch einen E-Mail-Verlauf, um sich zu erinnern, ob der zweite Kontoauszug schon kam.

Für den vollständigen Überblick, was ein Kundenportal ist und wie man eines bewertet, siehe unseren Leitfaden zu Kundenportalen.

Warum Berater Droplana nutzen

Geordneter Eingang statt Postfach-Triage

Jeder Kunde hat sein eigenes Portal für alles, was Sie brauchen. Sie sehen es an einem Ort, pro Kunde - statt in einem vollen Monat durch Anhänge in Dutzenden E-Mail-Verläufen zu suchen.

Das Handy ist der Scanner

Die wenigsten Kunden besitzen einen Scanner, und genau dieses eine Hindernis bremst die Unterlagensammlung. Die Foto-Schaltfläche beseitigt es: Der Kunde richtet das Handy auf das Dokument, und es ist im Portal. Die meisten nutzen das ohne jede Anleitung.

Unterschriften im Browser oder vom Papier

Wenn Sie eine unterschriebene Einwilligung brauchen, unterschreibt der Kunde direkt in seinem Portal - tippen, zeichnen oder hochladen, ohne Drucker. Alles liegt unter seinem Namen, mit Zeitstempel und einer Verifikations-ID, die jeder prüfen kann. Wer bereits auf Papier unterschrieben hat, lädt einfach ein Foto davon hoch.

Eine saubere Akte pro Kunde

Das Portal hält den gesamten Austausch: Unterlagen hinein, Angebot hinaus, Kommentare an einzelnen Dateien für den Kontext. Wird ein Fall Wochen später hinterfragt, wissen beide Seiten, wo sie nachsehen.

Für sensible Finanzdaten gebaut

Eine Finanzierungsakte ist dicht an personenbezogenen und finanziellen Daten. Alles bleibt auf EU-Infrastruktur, mit verfügbarem AVV - nicht auf einem US-gehosteten Laufwerk, wo die Daten möglicherweise außerhalb der EU-Jurisdiktion liegen. Unsere Sicherheitsseite beschreibt Verschlüsselung und Zugriffskontrolle im Detail.

DSGVO und sensible Finanzdaten

Finanzierungsanfragen enthalten eine hohe Konzentration personenbezogener Daten: Einkommen, Kontodaten, Ausweisnummern, Meldeadresse. Nach DSGVO ist das personenbezogene Datenverarbeitung, und der Berater ist Verantwortlicher. Nutzen Sie ein Werkzeug eines Dritten zum Sammeln oder Speichern, ist dieses Auftragsverarbeiter - und Artikel 28 DSGVO verlangt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie Droplana damit umgeht

• EU-Speicherung, durchgängig. Alle Dateien und Daten liegen bei Hetzner in Deutschland, im Ruhezustand verschlüsselt, und verlassen die EU nicht. Objekte werden unter zufällig erzeugten Kennungen abgelegt, nie benannt nach Kunden, Dateinamen oder Inhalten, und sind nie öffentlich im Internet erreichbar.
• Verschlüsselung pro Kunde. Die Dateien jedes Kunden werden mit einem eigens für ihn abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt. Das schützt gegen einen Einbruch bei der Speicherplattform. Es schützt nicht gegen eine Kompromittierung des Anwendungsservers selbst, weil der Hauptschlüssel dort neben den Speicher-Zugangsdaten liegt - das sagen wir lieber deutlich, als mehr anzudeuten, als zutrifft.
• AVV in allen Tarifen, gegengezeichnet bei Practice und Studio.
• EU-Unterauftragsverarbeiter. Speicher bei Hetzner (Deutschland), Mailversand bei Brevo (Frankreich), Zahlungen bei Creem (Estland). Mail- und Zahlungsdienstleister erhalten nie Dateiinhalte.
• Drei Sicherheitsstufen. Neue Konten stehen standardmäßig auf Strikt: Der Kunde bestätigt bei jedem neuen Gerät per E-Mail. Kontrolliert erlaubt nur Einmal- oder E-Mail-Links. Entspannt erlaubt zusätzlich Dauerlinks - für Finanzunterlagen meist die falsche Wahl, und es ist eine bewusste Entscheidung, keine Voreinstellung.

Berater, die eng mit Steuerberatern und Buchhaltung zusammenarbeiten, erhalten dieselbe saubere Dokumentenebene über alle Mandate hinweg.

Wo Droplana nicht die Antwort ist

• Es ist kein CRM und keine Vermittlungssoftware. Keine Pipeline, keine Antragsverwaltung, keine Provisionsabrechnung.
• Keine Schnittstellen und keine öffentliche API. Nichts synchronisiert sich automatisch mit Ihrem Backoffice-System.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur. Die Signatur im Browser hält fest, wer wann von wo unterschrieben hat, mit öffentlicher Prüfseite - aber ohne Zertifikat und ohne Identitätsprüfung über den Login hinaus.
• Kein Langzeitarchiv. Der Speicher ist pro Tarif begrenzt, ohne Nachberechnung: Ist das Limit erreicht, werden neue Uploads blockiert, vorhandene Dateien bleiben zugänglich.

Kurze FAQ

Können Kunden mir Unterlagen hochladen? Ja, das ist der Hauptanwendungsfall - Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Ausweis, Meldebescheinigung und unterschriebene Formulare, direkt in das private Portal des jeweiligen Kunden.

Kann ein Kunde mit dem Handy fotografieren? Ja. Die Foto-Schaltfläche öffnet die Kamera direkt im Portal. Kein Scanner, keine App.

Brauchen meine Kunden ein Konto? Nein. Kein Konto, kein Passwort. Ein Link, bestätigt per E-Mail-Magic-Link oder über ein vorhandenes Google- oder Microsoft-Konto. Das Gerät wird 90 Tage wiedererkannt.

Ist Droplana DSGVO-konform? Droplana ist EU-gehostet und DSGVO-orientiert: Alle Daten liegen in Deutschland, Betreiber ist ein EU-Unternehmen, und ein AVV ist verfügbar - nach Artikel 28 DSGVO erforderlich. Ob die Datenverarbeitung Ihres Unternehmens insgesamt konform ist, hängt von mehr ab als von einem einzelnen Werkzeug.

Was kostet es bei vielen Kunden? Dasselbe wie bei wenigen. Alle kostenpflichtigen Tarife haben unbegrenzt viele Kunden: Solo 19 EUR pro Monat mit 50 GB, Practice 49 EUR mit 250 GB und 5 Plätzen, Studio 99 EUR mit 1 TB und 15 Plätzen, jeweils zuzüglich Steuer. Jährliche Zahlung entspricht zehn Monaten.

Unsere einfachen Preise (oder kostenlos starten)

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Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.