Schluss mit der Jagd nach Unterlagen per E-Mail und WhatsApp

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Finanzierungs- und Kreditvermittler heißt das: ein Ort pro Antragsteller, an dem Gehaltsnachweise, Kontoauszüge und Ausweise hereinkommen und Angebote und Bankschreiben zurückgehen.

Kundenportal für Finanzierungsberater: fehlende Seiten nachfordern

Fordern Sie die für Ihren Vorgang benötigten Einkommens- und Objektunterlagen an. Der Antragsteller lädt sie am Handy oder Computer hoch. Sie prüfen die Dateien und geben eine Zusammenfassung über dasselbe Portal zurück.

Echte Produktoberfläche mit fiktiven Beispieldaten. Der Kommentar gehört zu dieser Datei; die neue Kopie wird separat hochgeladen.

Vorlage für die erste Unterlagenanfrage

• Kontoauszug für den vereinbarten Zeitraum, alle Seiten
• Aktuelle Einkommensnachweise
• Unterlagen zur Immobilie

Bitte laden Sie vollständige, lesbare Kopien hoch. Welche Zeiträume und Nachweise erforderlich sind, teilen wir Ihnen für Ihren Vorgang mit.

Im Beispiel fehlt Seite 2 des Kontoauszugs. Der Kommentar fordert eine neue vollständige Kopie an. Ein Upload bedeutet keine inhaltliche Prüfung. Droplana bietet keine Bankanbindung, Kreditprüfung, automatisierte Kreditentscheidung oder KYC-Verifizierung. Mehrere E-Mail-Adressen desselben Kunden sehen dieselben Dateien; es gibt keine getrennten Rechte für gemeinsame Antragsteller.

Wie ein Fall in Droplana läuft

1. Unterlagen anfordern. Legen Sie den Kunden an und fügen Sie die Checkliste hinzu. Der Kunde lädt vom Computer hoch oder fotografiert Papier mit dem Handy.

2. Prüfen. Markieren Sie jede Datei als „Genehmigt" oder „Abgelehnt", und schreiben Sie bei einer abgelehnten Datei in einen Kommentar, was nicht stimmt, etwa „Kontoauszug älter als drei Monate". Die Datei bleibt im Portal, der Kunde sieht den Kommentar daran.

3. Unterschreiben lassen. Für eine Selbstauskunft oder Erklärung nutzt der Kunde die PDF-Signatur im Browser. Droplana hält fest, wer wann unterschrieben hat, mit Verifizierungs-ID und QR-Code, den jeder prüfen kann. Vorher muss der Kunde seine E-Mail-Adresse bestätigt haben. Eine auf Papier unterschriebene Kopie kann er auch hochladen oder fotografieren.

4. Angebot zurückschicken. Das Angebot geht ins selbe Portal. Wird ein Fall Wochen später hinterfragt, wissen Sie beide, wo Sie suchen.

Für ein Büro, nicht nur für eine Person

• Teamplätze. Practice umfasst 5 Plätze, Studio eine unbegrenzte Teamgröße, jeweils inklusive Inhaber. Kollegen und Assistenz arbeiten im selben Dashboard.
• Aktivitätsprotokoll. Der Kontoinhaber kann unter Konto → Aktivität Anmeldungen, Portalbesuche, Uploads, Downloads, Löschungen, Kommentare und Freigaben ansehen und als CSV exportieren.
• Ihr Logo. In jedem Tarif erscheint Ihr Logo im Dashboard und in jedem Kundenportal.
• Fester Preis. Unbegrenzt viele Kunden in allen kostenpflichtigen Tarifen, keine Gebühren pro Kunde.

DSGVO und sensible Finanzdaten

Finanzierungsanfragen enthalten viele personenbezogene Daten: Einkommen, Kontoverbindungen, Ausweisnummern, Meldeadresse. Der Berater ist Verantwortlicher. Nutzen Sie ein Tool eines Dritten zum Sammeln oder Speichern, ist es Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 DSGVO verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Speicherung in Deutschland. Dateien, Kommentare und Metadaten liegen ausschließlich auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland, im Ruhezustand mit einem pro Datei abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt.
• AVV in allen Tarifen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt für alle Tarife, Practice und Studio erhalten eine gegengezeichnete Fassung.
• EU-Unternehmen. Betreiber ist Ubique d.o.o. in Zagreb, Kroatien. Ihr Vertragspartner unterliegt EU-Recht.
• EU-Dienstleister. Speicherung bei Hetzner (Deutschland), E-Mail-Versand über Brevo (Frankreich), Zahlungen über Creem (Estland). E-Mail- und Zahlungsanbieter erhalten keine Dateiinhalte.

Die Sicherheitsseite (Englisch) beschreibt Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, einschließlich ihrer Grenzen.

Die App ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Jede Seite, Fehlermeldung und E-Mail erscheint in der Sprache des Lesers, für Sie und für Ihre Kunden.

Wann Droplana nicht passt

• Sie brauchen ein CRM, eine Vorgangsverwaltung oder eine direkte Übermittlung an Banken. Droplana hat keinen Connector zu Banken oder Ihrer Software.
• Die meisten Ihrer Dokumente brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur.
• Sie wollen ein Antragsformular, das der Kunde ausfüllt. Droplana sammelt Dateien, keine Formularantworten.

Wenn Sie Kundenportale allgemein vergleichen, hilft unser Leitfaden zu Kundenportalen.

Häufige Fragen von Finanzierungsberatern

Einfache Preise (oder kostenlos starten)

Im Free-Tarif läuft jede Datei 180 Tage nach dem Upload ab. Ihre Kunden und deren Zugang bleiben aktiv; Sie können weiterhin neue Dateien teilen. Aktive kostenpflichtige Tarife haben keine tarifbedingte Aufbewahrungsgrenze. Ablaufdaten, Löschungen und Kündigungsregeln gelten weiterhin; eine dauerhafte Portaladresse garantiert keine dauerhafte Dateiverfügbarkeit. Teamgrößen schließen Sie ein. Keine Einrichtungsgebühren oder automatischen Mehrverbrauchsgebühren. Preise zuzüglich anwendbarer Steuern.

Weitere Branchen

Finanzierungsberater teilen Kunden oft mit Buchhaltern und Steuerberatern und Rechtsanwälten, die viele derselben Unterlagen brauchen. Droplana gibt es auch für Berater und Agenturen.