Das Projekt mit den Daten starten, nicht mit einer Woche E-Mails

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Für Berater und Beratungsfirmen heißt das: ein Ort pro Kunde für die Daten zum Start, die gelieferte Arbeit und die Abnahme am Ende.

Ein Portal pro Kunde, nicht pro Projekt: Verwenden Sie eindeutige Dateinamen für verschiedene Aufträge. Droplana ersetzt weder Projektmanagement noch ein Archiv.

Kundenportal für Berater: vom Auftrag zum Abschlussbericht

1. Auftrag klären. Schicken Sie die vereinbarte Fragestellung als PDF in das Kundenportal. Legen Sie fest, welche Zahlen und Unterlagen für die Analyse fehlen.

2. Unterlagen anfordern. Die Checkliste im Beispiel nennt Auftrag und Fragestellung, bisherige Auswertung und Organigramm. Der Kunde lädt die passenden Dateien direkt beim jeweiligen Punkt hoch.

Echte Produktaufnahme mit fiktiven Beispieldaten. Die Checkliste zeigt die Sicht des Kunden.

3. Eingang prüfen und Bericht zurückgeben. Die empfangene Ausgangslage steht neben dem gesendeten Auftrag und Abschlussbericht. Kommentieren Sie Rückfragen an der jeweiligen Datei. Eine überarbeitete Fassung laden Sie als neue Datei hoch.

Echte Produktaufnahme mit fiktiven Dateien. „Empfangen“ und „Gesendet“ zeigen die Richtung des Austauschs, keine rechtliche Abnahme.

Anfrage für den ersten Kunden zum Kopieren

Passen Sie Zeitraum und Dokumente an den Auftrag an, bevor Sie diese Liste als Checkliste verwenden:

Für unsere Analyse benötigen wir bitte:

• Auftrag und die Fragen, die der Bericht beantworten soll.
• Die bisherige Auswertung für den vereinbarten Zeitraum.
• Das aktuelle Organigramm mit den beteiligten Funktionen.

Bitte laden Sie die Dateien bei den passenden Punkten im Portal hoch. Falls ein Dokument fehlt, schreiben Sie uns, was noch aussteht. Den fertigen Bericht stellen wir in dasselbe Portal.

Nutzen Sie für weitere Aufträge desselben Kunden Dateinamen wie „Strategie-2026-Abschlussbericht.pdf“. Mehrere hinterlegte Kontaktpersonen teilen das Kundenportal; ein neuer Projektname schafft keinen getrennten Zugriffsbereich.

So läuft ein Projekt in Droplana

Vor dem Kick-off. Legen Sie den Kunden an und fügen Sie eine Dokumenten-Checkliste hinzu: Jahresabschluss, Organigramm, frühere Berichte, eine unterschriebene Vertraulichkeitsvereinbarung. Der Kunde lädt jeden Punkt in sein Portal. Tut sich 7 Tage lang nichts, während Punkte fehlen, schickt Droplana ihm die Liste. Nach 14 Tagen geht die Erinnerung an Sie.

Während der Arbeit. Modelle bauen Sie weiter in Excel, Memos in Word und Präsentationen dort, wo Sie sie immer bauen. Ist etwas fertig, laden Sie es ins Portal und schreiben einen Kommentar dazu, was es ist und was Sie vom Kunden brauchen. Dateien sind nach dem Hochladen unveränderlich, eine überarbeitete Präsentation ist also eine neue Datei, und die frühere Fassung bleibt.

Abnahme. Der Kunde markiert ein Ergebnis als „Genehmigt" oder lehnt es mit einem Kommentar ab, der sagt, was sich ändern soll. Für ein Angebot oder einen Änderungsauftrag nutzt der Kunde die PDF-Signatur im Browser, nachdem er seine E-Mail-Adresse bestätigt oder sich mit Google oder Microsoft angemeldet hat. Die unterschriebene Kopie liegt neben dem Original, mit Angabe, wer wann unterschrieben hat. Es ist keine qualifizierte elektronische Signatur.

Nach dem Projekt. Später können Sie aufbewahrte Dateien erneut öffnen. Prüfen Sie dafür den Tarif, gesetzte Ablaufdaten und den Abonnementstatus; das Portal ersetzt kein Archiv.

Wer es nutzt

• Strategie- und Managementberater: Analysedaten, Auswertungen, Vorstandspräsentationen, Empfehlungen.
• Prozess- und Organisationsberater: Prozessdokumentation, Arbeitsanweisungen, Umsetzungspläne.
• Personalberater: Organisationsdesign, Richtlinienentwürfe, vertrauliche Mitarbeiterunterlagen.
• Finanzberater auf Zeit: Liquiditätsmodelle, Monatsberichte, Budgetprüfungen.
• IT-Berater: Audits, Architekturempfehlungen, Memos zur Anbieterauswahl.

Sicherheit und Zugang

Jedes Kundenportal ist getrennt, und Dateien sind im Ruhezustand mit einem pro Datei abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt, auf Servern in Deutschland. Sie wählen, wie Kunden hineinkommen: Strict (Standard) verlangt auf jedem neuen Gerät eine E-Mail-Bestätigung, Controlled erlaubt nur Einmal-Links oder Magic Links per E-Mail, Relaxed zusätzlich dauerhafte Links. Die Sicherheitsseite (Englisch) erklärt Verschlüsselung und Datenschutz, einschließlich ihrer Grenzen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gilt in allen Tarifen.

Die App ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Jede Seite, Fehlermeldung und E-Mail erscheint in der Sprache des Lesers, für Sie und für Ihre Kunden.

Wann Droplana nicht passt

• Sie suchen Projektmanagement mit Aufgaben, Zeitplänen und Zeiterfassung.
• Sie wollen Dokumente gemeinsam mit dem Kunden online schreiben. Droplana ist kein Editor.
• Sie brauchen Auswertungen, welche Folien ein Interessent gelesen hat.
• Dokumente sollen automatisch in Ihr CRM fließen. Einen fertigen Connector gibt es nicht. Ein KI-Assistent oder Automatisierungswerkzeug kann sich über den MCP-Server verbinden, arbeitet dort aber nur mit Metadaten, nicht mit Dateiinhalten.

Wenn Sie noch abwägen, ob ein Portal das Richtige ist, hilft unser Leitfaden zu Kundenportalen.

Häufige Fragen von Beratern

Einfache Preise (oder kostenlos starten)

Weitere Branchen

Berater, die mit Agenturen für dieselben Kunden arbeiten, nutzen dasselbe Vorgehen für Ergebnisse und Freigaben. Droplana gibt es auch für Finanzierungsberater, Buchhalter und Steuerberater und Rechtsanwälte.