Kundenportal-Software vor dem Kauf ausprobieren

Probieren Sie einen vollständigen Dokumentenaustausch aus

Legen Sie einen Beispielkunden an und stellen Sie ihm eine Unterlagenliste bereit. Öffnen Sie die Einladung anschließend auf einem anderen Gerät: In der Standardstufe bestätigen Kunden ihre E-Mail-Adresse auf jedem neuen Gerät. Ein eigenes Droplana-Konto brauchen sie nicht.

Laden Sie als Kunde einen Beleg hoch. Prüfen Sie ihn im Unternehmenszugang und stellen Sie Ihre Auswertung im selben Portal bereit. So testen Sie beide Seiten, bevor Sie einen echten Kunden einladen.

Echte Produktoberfläche mit fiktiven Beispieldaten. Der Kunde wählt am jeweiligen Punkt eine Datei oder nimmt ein Foto auf. Sie prüfen anschließend selbst, ob das Dokument vollständig ist.

Starten Sie mit bis zu 3 Kunden kostenlos: 2 GB Speicher, 100 MB pro Datei und 180 Tage Aufbewahrung je Datei ab Upload. Solo kostet 19 € im Monat zuzüglich Steuern und bietet unbegrenzt viele Kunden, 50 GB und einen Teamplatz. Ein dauerhaftes Portal ist kein unbegrenztes Archiv.

Was ein Kundenportal ist

Ein Kundenportal ist ein privater Bereich pro Kunde für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. Sie legen Unterlagen hinein. Der Kunde lädt Unterlagen hoch. Beide Seiten sehen denselben Stand, und der Bereich bleibt bestehen, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

In Kanzleien, Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungen ist dafür der Begriff Mandantenportal üblich. Gemeint ist dasselbe; der Unterschied ist die Zielgruppe, nicht die Funktion.

Der entscheidende Punkt ist die Organisationsebene. Ein Laufwerk ordnet nach Ordnern. Ein Postfach ordnet nach Zeit. Ein Kundenportal ordnet nach der Kundenbeziehung - und das ist die Ebene, auf der die Frage „Wo ist dieses Dokument?" tatsächlich gestellt wird.

Wann sich eines lohnt - und wann nicht

Das ist die ehrlichere Reihenfolge, und sie spart Ihnen unter Umständen die ganze Anschaffung.

Es lohnt sich nicht, wenn Sie drei oder vier aktive Kunden haben, Dokumente überwiegend nur hinausgehen, Mandate kurz sind und nicht wiederkehren, und noch nie etwas verloren gegangen ist. Ein Ordner und ein Postfach reichen dann vollkommen. Jedes Portal hat Einführungskosten, und die trägt zu einem guten Teil Ihr Kunde.

Es lohnt sich, sobald zwei der folgenden Punkte zutreffen:

• Sie können nicht ohne Nachsehen sagen, welche Kunden noch Unterlagen schulden. Das ist das deutlichste Signal, weil eine E-Mail-Ablage diese Frage grundsätzlich nicht beantworten kann.
• Unterlagen kommen genauso oft herein wie sie hinausgehen. Der Rückweg ist die Richtung, an der E-Mail scheitert.
• Mandate laufen über Jahre und wiederholen sich - Jahresabschluss, Steuersaison, Verlängerung.
• Sie suchen regelmäßig Dokumente, die Sie selbst verschickt haben.
• Zugriffskontrolle ist ein Thema: jemand hat die Kanzlei verlassen und Mandantenunterlagen liegen in seinem Postfach.

Bevor Sie etwas kaufen, sind drei Änderungen kostenlos und lösen erfahrungsgemäß einen großen Teil des Problems: die vollständige Unterlagenliste in einer Nachricht schicken statt in dreien, ausdrücklich schreiben, dass ein Handyfoto genügt, und eingehende Dokumente noch am selben Tag an einem gemeinsamen Ort ablegen. Wenn das reicht, hatten Sie kein Werkzeugproblem.

Worauf man bei der Auswahl achtet

1. Müssen Ihre Kunden ein Konto anlegen?

Der in der Praxis wichtigste Punkt, und der am seltensten geprüfte. Jede Zugangshürde ist ein Schritt, an dem ein Kunde hängen bleibt - und das äußert sich nicht als Beschwerde, sondern als ausbleibende Antwort.

Testen Sie das mit Ihrem technisch am wenigsten versierten Kunden, nicht mit sich selbst. Dieser Kunde bestimmt das Tempo für alle.

2. Läuft der Austausch wirklich in beide Richtungen?

Manche Werkzeuge nennen sich Portal und sind Auslieferungswerkzeuge: Der Kunde kann herunterladen, aber nicht hochladen. Wenn Ihr Schmerz das Einsammeln ist - und in Steuer-, Rechts- und Finanzberatung ist er das fast immer -, ist das genau die Hälfte, die fehlt.

3. Sieht der Kunde, was noch fehlt?

Eine Liste, die nur Sie sehen, verlagert nichts. Eine Liste, die der Kunde sieht, macht aus dem Nachfassen etwas, das er selbst erledigen kann - und zwar in dem Moment, in dem er die Unterlagen zufällig zur Hand hat. Dieser Moment fällt fast nie mit Ihrer Erinnerungsmail zusammen.

4. Wo liegen die Daten, einschließlich Backups?

Nicht „in Europa", sondern welches Land, bei welchem Anbieter - und getrennt davon: wo liegen die Sicherungskopien? Das ist die häufigste Lücke zwischen Aussage und Wirklichkeit. Fragen Sie außerdem, mit welcher juristischen Person Sie den Vertrag schließen und welchem Recht sie unterliegt. Ein US-Unternehmen kann Daten in Frankfurt speichern; das beantwortet die Ortsfrage, nicht die Frage nach der Rechtsordnung des Anbieters.

5. Gibt es einen AVV, und welche Unterauftragsverarbeiter?

Artikel 28 DSGVO verlangt den Vertrag. Verlangen Sie zusätzlich die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standorten - Speicher, Mailversand, Zahlungsabwicklung, Fehlerprotokollierung. Diese Liste brauchen Sie ohnehin für Ihr eigenes Verarbeitungsverzeichnis und für die Lieferantenfragebögen, die Ihre Mandanten Ihnen schicken.

6. Was passiert bei Kündigung?

Zwei Daten, nicht eines: wann Daten aus dem laufenden System verschwinden und wann aus den Backups. Und: Gibt es einen Export, der in einem Vorgang alles herausgibt, oder heißt „Sie können Ihre Dateien herunterladen" in Wahrheit, dass Sie sie einzeln anklicken?

7. Wie sieht die Preisstruktur aus?

Pro Nutzer oder pro Unternehmen? Das entscheidet sich an Ihrer Struktur: Eine zwölfköpfige Kanzlei mit vierzig Mandanten wird von Nutzerpreisen fair abgebildet. Eine Zweipersonenkanzlei mit vierhundert Mandanten nicht - dort misst das Modell die falsche Seite des Geschäfts.

Datenschutz vor dem Einsatz prüfen

Dateien, Kommentare und Metadaten werden in Deutschland gespeichert. Ein AVV ist in allen Tarifen verfügbar. Prüfen Sie außerdem Ihre Zugriffsregeln, Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an Dienstleister. Der Speicherort allein belegt nicht, dass Ihr gesamter Arbeitsablauf die Datenschutzanforderungen erfüllt.

Wo Droplana passt

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Konkret heißt das:

• Kein Kundenkonto, kein Passwort. In der Standardstufe Strikt bestätigen Kunden ihre E-Mail-Adresse auf jedem neuen Gerät. Danach wird der bestätigte Browser 90 Tage lang wiedererkannt.
• Drei Sicherheitsstufen. Neue Konten stehen auf Strikt: Bestätigung per E-Mail bei jedem neuen Gerät. Kontrolliert erlaubt nur Einmal- oder E-Mail-Links. Entspannt erlaubt zusätzlich Dauerlinks - eine bewusste Entscheidung für weniger sensible Arbeit, keine Voreinstellung.
• Checkliste, die der Kunde sieht, pro Kunde gesetzt, mit standardmäßigen Erinnerungen: nach 7 Tagen ohne Aktivität an den Kunden, nach 14 Tagen an Sie.
• Kommentare und Status pro Datei, damit „hier fehlt die letzte Seite" am Dokument hängt und nicht in einem E-Mail-Verlauf.
• PDF-Signatur im Browser mit öffentlich prüfbarer Verifikationsseite.
• Speicherung ausschließlich bei Hetzner in Deutschland, im Ruhezustand mit einem pro Datei abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt. Betreiber ist Ubique d.o.o., eingetragen in Kroatien, EU. AVV in allen Tarifen, bei Practice und Studio gegengezeichnet.
• Fester Preis pro Unternehmen, unbegrenzt viele Kunden in allen kostenpflichtigen Tarifen: Solo 19 EUR im Monat mit 50 GB, Practice 49 EUR mit 250 GB und 5 Plätzen, Studio 99 EUR mit 1 TB und unbegrenzter Teamgröße, jeweils zuzüglich Steuer. Jährliche Zahlung entspricht zehn Monaten. Der kostenlose Tarif umfasst 3 Kunden und 2 GB und bewahrt jede Datei 180 Tage ab dem Hochladen auf.
• Sprachen. Die App ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Jede Seite, Fehlermeldung und E-Mail erscheint in der Sprache des Lesers, für Sie und für Ihre Kunden.

Wo Droplana nicht passt

Diese Liste ist der nützlichere Teil der Seite.

• Kein Dokumentenmanagementsystem. Droplana hält, was Sie mit Kunden austauschen. Interne Arbeitspapiere, Altjahre, zentrale Berechtigungs- und Aufbewahrungssteuerung über den gesamten Bestand: dafür brauchen Sie ein DMS.
• Kein Connector zu Ihrer Kanzleisoftware. Nichts synchronisiert sich automatisch. Ein KI-Assistent oder Automatisierungswerkzeug kann sich über den MCP-Server verbinden, arbeitet dort aber nur mit Metadaten, nicht mit Dateiinhalten.
• Kein Projektmanagement, keine Aufgabenverwaltung, kein Chat, und kein Dokumenteneditor.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur. Die Signatur im Browser hält fest, wer wann von welcher IP-Adresse und mit welchem Login unterschrieben hat, mit öffentlicher Prüfseite - ohne Zertifikat und ohne Identitätsprüfung über den Login hinaus. Wo eine qualifizierte Signatur nach eIDAS verlangt wird, nutzen Sie einen spezialisierten Anbieter.
• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Verschlüsselung im Ruhezustand schützt gegen einen Einbruch bei der Speicherplattform, nicht gegen eine Kompromittierung des Anwendungsservers, weil der Hauptschlüssel dort neben den Speicher-Zugangsdaten liegt. Wer benötigt, dass der Anbieter die Inhalte technisch nicht lesen kann, braucht ein Zero-Knowledge-Produkt.
• Kein Langzeitarchiv. Der Speicher ist pro Tarif begrenzt, ohne Nachberechnung.

Für welche Kanzleien und Unternehmen es gedacht ist

Vor allem für Steuerberatung und Buchhaltung, Rechtsanwaltskanzleien, Beratung sowie Finanzierungs- und Finanzberatung - also überall dort, wo derselbe Kunde über Jahre immer wieder Unterlagen schickt. Auch für Agenturen kann der Austausch von Arbeitsergebnissen und Rückmeldungen im Kundenportal passen.

Passende Seiten dazu: für Steuerberatung und Buchhaltung, für Rechtsanwälte, für Berater, für Finanzierungsberater und für Agenturen.

Passt Droplana zu Ihrer Arbeitsweise?

Ihr Bedarf	Was Droplana bietet
Regelmäßiger Austausch mit demselben Kunden	Ein privates Portal pro Kunde für Uploads und Rückgaben
Fehlende Unterlagen nachfordern	Sichtbare Checkliste und Kommentare an Dateien
Zusammenarbeit im Team	Gemeinsamer Kundenbestand, keine mandatsbezogenen Rollen
Projekte, CRM oder Synchronisation	Keine Projektverwaltung, kein CRM und keine Synchronisation
Qualifizierte Signatur oder Langzeitarchiv	Dafür brauchen Sie eine andere Lösung

Fragen zur Auswahl

Was ist ein Kundenportal?

Ein privater, dauerhafter Bereich pro Kunde für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. Sie legen Unterlagen hinein, der Kunde lädt Unterlagen hoch, und beide Seiten sehen jederzeit denselben Stand. In Kanzleien und Steuerkanzleien wird dafür meist der Begriff Mandantenportal verwendet - gemeint ist dasselbe.

Wann lohnt sich ein Kundenportal wirklich?

Wenn dieselben Kunden regelmäßig Unterlagen senden und von Ihnen Dokumente zurückbekommen. Testen Sie, ob ein eigener Portal-Link, die sichtbare Checkliste und Kommentare Ihre bisherigen Ordner und E-Mail-Verläufe vereinfachen.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter?

Droplana bietet einen AVV in allen Tarifen. Lesen Sie den Vertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter vor dem Einsatz mit Kundendaten und prüfen Sie, ob sie zu Ihren Anforderungen passen.

Ist EU-Hosting dasselbe wie DSGVO-Konformität?

Nein. Droplana speichert Dateien, Kommentare und Metadaten in Deutschland. Prüfen Sie zusätzlich Ihre Zugriffsregeln, Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an die Verarbeitung; der Speicherort allein genügt dafür nicht.

Müssen Kunden ein Konto anlegen?

Kunden brauchen kein Droplana-Konto. In der Standardstufe Strikt bestätigen sie ihre E-Mail-Adresse auf jedem neuen Gerät. Danach wird der bestätigte Browser 90 Tage lang wiedererkannt.

Unsere einfachen Preise (oder kostenlos starten)

Im Free-Tarif läuft jede Datei 180 Tage nach dem Upload ab. Ihre Kunden und deren Zugang bleiben aktiv; Sie können weiterhin neue Dateien teilen. Aktive kostenpflichtige Tarife haben keine tarifbedingte Aufbewahrungsgrenze. Ablaufdaten, Löschungen und Kündigungsregeln gelten weiterhin; eine dauerhafte Portaladresse garantiert keine dauerhafte Dateiverfügbarkeit. Teamgrößen schließen Sie ein. Keine Einrichtungsgebühren oder automatischen Mehrverbrauchsgebühren. Preise zuzüglich anwendbarer Steuern.

Tarifdetails vergleichen

Tarifgrenzen und Leistungen. Teamgrößen schließen den Inhaber ein.

Enthalten	Free	Solo	Practice	Studio
Teamgröße	Nur Sie	Nur Sie	5	Unbegrenzt
Kunden	3	Unbegrenzt	Unbegrenzt	Unbegrenzt
Speicher	2 GB	50 GB	250 GB	1 TB
Maximale Dateigröße	100 MB	1 GB	2 GB	5 GB
Dateiaufbewahrung	180 Tage ab Upload	Keine Grenze	Keine Grenze	Keine Grenze
Ihre Droplana-Adresse	Mit zufälligem Zusatz	Ihr gewählter Name	Ihr gewählter Name	Ihr gewählter Name
Auftragsverarbeitungsvertrag	Standard	Standard	Gegengezeichnet verfügbar	Gegengezeichnet verfügbar
Support	E-Mail	E-Mail	Priorisiert	Priorisiert
Persönliches Einrichtungsgespräch	Nicht enthalten	Nicht enthalten	Nicht enthalten	Enthalten

Mehr Speicher nötig?

Zusätzliche 500 GB für 15 €/Monat zzgl. Steuern oder 150 €/Jahr zzgl. Steuern. Jedes Speicher-Addon erhöht auch die maximale Dateigröße auf 5 GB.

In allen kostenpflichtigen Tarifen über die Abrechnungsseite verfügbar. Mehrere Addons sind möglich, jeweils mit weiteren 500 GB. Ihre Teamgröße bleibt gleich.