Kundenportal Software, erklärt

Was ein Kundenportal ist

Ein Kundenportal ist ein privater Bereich pro Kunde für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. Sie legen Unterlagen hinein. Der Kunde lädt Unterlagen hoch. Beide Seiten sehen denselben Stand, und der Bereich bleibt bestehen, solange die Geschäftsbeziehung besteht.

In Kanzleien, Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungen ist dafür der Begriff Mandantenportal üblich. Gemeint ist dasselbe; der Unterschied ist die Zielgruppe, nicht die Funktion.

Der entscheidende Punkt ist die Organisationsebene. Ein Laufwerk ordnet nach Ordnern. Ein Postfach ordnet nach Zeit. Ein Kundenportal ordnet nach der Kundenbeziehung - und das ist die Ebene, auf der die Frage „Wo ist dieses Dokument?" tatsächlich gestellt wird.

Wann sich eines lohnt - und wann nicht

Das ist die ehrlichere Reihenfolge, und sie spart Ihnen unter Umständen die ganze Anschaffung.

Es lohnt sich nicht, wenn Sie drei oder vier aktive Kunden haben, Dokumente überwiegend nur hinausgehen, Mandate kurz sind und nicht wiederkehren, und noch nie etwas verloren gegangen ist. Ein Ordner und ein Postfach reichen dann vollkommen. Jedes Portal hat Einführungskosten, und die trägt zu einem guten Teil Ihr Kunde.

Es lohnt sich, sobald zwei der folgenden Punkte zutreffen:

• Sie können nicht ohne Nachsehen sagen, welche Kunden noch Unterlagen schulden. Das ist das deutlichste Signal, weil eine E-Mail-Ablage diese Frage grundsätzlich nicht beantworten kann.
• Unterlagen kommen genauso oft herein wie sie hinausgehen. Der Rückweg ist die Richtung, an der E-Mail scheitert.
• Mandate laufen über Jahre und wiederholen sich - Jahresabschluss, Steuersaison, Verlängerung.
• Sie suchen regelmäßig Dokumente, die Sie selbst verschickt haben.
• Zugriffskontrolle ist ein Thema: jemand hat die Kanzlei verlassen und Mandantenunterlagen liegen in seinem Postfach.

Bevor Sie etwas kaufen, sind drei Änderungen kostenlos und lösen erfahrungsgemäß einen großen Teil des Problems: die vollständige Unterlagenliste in einer Nachricht schicken statt in dreien, ausdrücklich schreiben, dass ein Handyfoto genügt, und eingehende Dokumente noch am selben Tag an einem gemeinsamen Ort ablegen. Wenn das reicht, hatten Sie kein Werkzeugproblem.

Worauf man bei der Auswahl achtet

1. Müssen Ihre Kunden ein Konto anlegen?

Der in der Praxis wichtigste Punkt, und der am seltensten geprüfte. Jede Zugangsdatei ist ein Schritt, an dem ein Kunde hängen bleibt - und das äußert sich nicht als Beschwerde, sondern als ausbleibende Antwort.

Testen Sie das mit Ihrem technisch am wenigsten versierten Kunden, nicht mit sich selbst. Dieser Kunde bestimmt das Tempo für alle.

2. Läuft der Austausch wirklich in beide Richtungen?

Manche Werkzeuge nennen sich Portal und sind Auslieferungswerkzeuge: Der Kunde kann herunterladen, aber nicht hochladen. Wenn Ihr Schmerz das Einsammeln ist - und in Steuer-, Rechts- und Finanzberatung ist er das fast immer -, ist das genau die Hälfte, die fehlt.

3. Sieht der Kunde, was noch fehlt?

Eine Liste, die nur Sie sehen, verlagert nichts. Eine Liste, die der Kunde sieht, macht aus dem Nachfassen etwas, das er selbst erledigen kann - und zwar in dem Moment, in dem er die Unterlagen zufällig zur Hand hat. Dieser Moment fällt fast nie mit Ihrer Erinnerungsmail zusammen.

4. Wo liegen die Daten, einschließlich Backups?

Nicht „in Europa", sondern welches Land, bei welchem Anbieter - und getrennt davon: wo liegen die Sicherungskopien? Das ist die häufigste Lücke zwischen Aussage und Wirklichkeit. Fragen Sie außerdem, mit welcher juristischen Person Sie den Vertrag schließen und welchem Recht sie unterliegt. Ein US-Unternehmen kann Daten in Frankfurt speichern; das beantwortet die Ortsfrage, nicht die Frage nach der Rechtsordnung des Anbieters.

5. Gibt es einen AVV, und welche Unterauftragsverarbeiter?

Artikel 28 DSGVO verlangt den Vertrag. Verlangen Sie zusätzlich die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Standorten - Speicher, Mailversand, Zahlungsabwicklung, Fehlerprotokollierung. Diese Liste brauchen Sie ohnehin für Ihr eigenes Verarbeitungsverzeichnis und für die Lieferantenfragebögen, die Ihre Mandanten Ihnen schicken.

6. Was passiert bei Kündigung?

Zwei Daten, nicht eines: wann Daten aus dem laufenden System verschwinden und wann aus den Backups. Und: Gibt es einen Export, der in einem Vorgang alles herausgibt, oder heißt „Sie können Ihre Dateien herunterladen" in Wahrheit, dass Sie sie einzeln anklicken?

7. Wie sieht die Preisstruktur aus?

Pro Nutzer oder pro Unternehmen? Das entscheidet sich an Ihrer Struktur: Eine zwölfköpfige Kanzlei mit vierzig Mandanten wird von Nutzerpreisen fair abgebildet. Eine Zweipersonenkanzlei mit vierhundert Mandanten nicht - dort misst das Modell die falsche Seite des Geschäfts.

DSGVO: was der Speicherort leistet und was nicht

Ein verbreiteter Kurzschluss lautet: EU-Hosting, also DSGVO-konform. Das stimmt so nicht.

Die DSGVO regelt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, und sie gilt auch für Verarbeitungen außerhalb der EU. Der Speicherort ist dort entscheidend, wo es um Kapitel V geht - die Regeln für Übermittlungen in Drittländer. Bleiben die Daten in der EU, greifen diese Regeln schlicht nicht, und damit entfällt ein ganzer Prüfungsblock: Übermittlungsgrundlage, Standardvertragsklauseln, ergänzende Maßnahmen. Das ist eine echte und praktische Erleichterung.

Es macht aber niemanden konform. Ein Dienst mit Servern in Irland kann Daten zu lange speichern, unzureichend sichern oder an Stellen weitergeben, an die er sie nicht weitergeben dürfte. Und Ihre eigene Konformität hängt an Ihrer Rechtsgrundlage, Ihren Informationspflichten, Ihrem Löschkonzept und daran, wer in Ihrem Haus welche Mandantenakte öffnen kann.

Die ehrliche Formulierung: EU-Hosting beseitigt ein bestimmtes Problem und verkürzt ein Mandantengespräch. Mehr nicht - aber das ist nicht wenig.

Wo Droplana passt

Droplana ist ein Kundendokumentenportal für Dienstleistungsunternehmen. Jeder Ihrer Kunden erhält ein eigenes, dauerhaftes privates Portal für den Dokumentenaustausch in beide Richtungen. EU-basiert und EU-gehostet, mit Fokus auf Datenschutz, für Unternehmen weltweit. Dokumenten-Checklisten, Kommentare pro Datei und PDF-Signatur direkt im Browser. Kein Konto für Ihre Kunden nötig.

Konkret heißt das:

• Kein Kundenkonto, kein Passwort. Ein dauerhafter Link pro Kunde, bestätigt per E-Mail-Magic-Link oder über ein vorhandenes Google- oder Microsoft-Konto; danach wird das Gerät 90 Tage wiedererkannt.
• Drei Sicherheitsstufen. Neue Konten stehen auf Strikt: Bestätigung per E-Mail bei jedem neuen Gerät. Kontrolliert erlaubt nur Einmal- oder E-Mail-Links. Entspannt erlaubt zusätzlich Dauerlinks - eine bewusste Entscheidung für weniger sensible Arbeit, keine Voreinstellung.
• Checkliste, die der Kunde sieht, pro Kunde gesetzt.
• Kommentare und Status pro Datei, damit „hier fehlt die letzte Seite" am Dokument hängt und nicht in einem E-Mail-Verlauf.
• PDF-Signatur im Browser mit öffentlich prüfbarer Verifikationsseite.
• Speicherung ausschließlich bei Hetzner in Deutschland, im Ruhezustand mit einem pro Kunde abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt. Betreiber ist Ubique d.o.o., eingetragen in Kroatien, EU. AVV in allen Tarifen, bei Practice und Studio gegengezeichnet.
• Fester Preis pro Unternehmen, unbegrenzt viele Kunden in allen kostenpflichtigen Tarifen: Solo 19 EUR im Monat mit 50 GB, Practice 49 EUR mit 250 GB und 5 Plätzen, Studio 99 EUR mit 1 TB und 15 Plätzen, jeweils zuzüglich Steuer. Jährliche Zahlung entspricht zehn Monaten. Der kostenlose Tarif umfasst 3 Kunden und 2 GB bei 90 Tagen maximaler Aufbewahrung.

Wo Droplana nicht passt

Diese Liste ist der nützlichere Teil der Seite.

• Kein Dokumentenmanagementsystem. Droplana hält, was Sie mit Kunden austauschen. Interne Arbeitspapiere, Altjahre, zentrale Berechtigungs- und Aufbewahrungssteuerung über den gesamten Bestand: dafür brauchen Sie ein DMS.
• Keine Schnittstellen, keine öffentliche API. Nichts synchronisiert sich automatisch mit Ihrer Kanzleisoftware.
• Kein Projektmanagement, keine Aufgabenverwaltung, kein Chat, und kein Dokumenteneditor.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur. Die Signatur im Browser hält fest, wer wann von welcher IP-Adresse und mit welchem Login unterschrieben hat, mit öffentlicher Prüfseite - ohne Zertifikat und ohne Identitätsprüfung über den Login hinaus. Wo eine qualifizierte Signatur nach eIDAS verlangt wird, nutzen Sie einen spezialisierten Anbieter.
• Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Verschlüsselung im Ruhezustand schützt gegen einen Einbruch bei der Speicherplattform, nicht gegen eine Kompromittierung des Anwendungsservers, weil der Hauptschlüssel dort neben den Speicher-Zugangsdaten liegt. Wer benötigt, dass der Anbieter die Inhalte technisch nicht lesen kann, braucht ein Zero-Knowledge-Produkt.
• Kein Langzeitarchiv. Der Speicher ist pro Tarif begrenzt, ohne Nachberechnung.

Für welche Kanzleien und Unternehmen es gedacht ist

Vor allem für Steuerberatung und Buchhaltung, Rechtsanwaltskanzleien, Beratung sowie Finanzierungs- und Finanzberatung - also überall dort, wo derselbe Kunde über Jahre immer wieder Unterlagen schickt. Agenturen und andere kundennahe Betriebe nutzen es für Lieferobjekte und Rückmeldungen.

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