Votre équipe dans ses outils. Vos clients dans un portail.

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Pour les agences, cela veut dire un portail par client pour les livrables, les retours et les validations, et pour les éléments de marque et les briefs qu'il vous faut en retour.

Du brief à la proposition v3, avec le même client

Commencez avec une campagne réelle : demandez le brief et la charte graphique, puis déposez Campagne - Proposition v2.pdf. Le client ouvre le fichier et précise sa demande dans un commentaire.

Exemple fictif dans le produit : le client demande de modifier le titre de la page 2 et de nommer la prochaine proposition v3.

Un échange à essayer

1. Créez le portail d’un client et demandez son brief, son logo et sa charte graphique.
2. Déposez la proposition avec un nom explicite, par exemple Campagne - Proposition v2.pdf.
3. Invitez le client à commenter ce fichier. « Modifier le titre de la page 2 » reste attaché à la proposition concernée.
4. Déposez la nouvelle proposition avec v3 dans le nom. Le client peut l’approuver ou la rejeter et expliquer sa réponse.

Merci de regrouper vos retours dans les commentaires de la proposition v2, en précisant les pages concernées. Nous déposerons ensuite une nouvelle proposition nommée v3.

Les noms v2 et v3 sont choisis par votre équipe. Droplana conserve les dépôts comme fichiers distincts : pas de comparaison automatique des versions, d’annotation sur les images, de circuit de validation ni de verrouillage après approbation. Le statut exprime un retour sur le fichier.

Comment les agences utilisent Droplana

Arrivée du client. Ajoutez le client et une liste de documents avec tout ce qu'il faut pour démarrer : éléments de marque, contrat signé, brief, documents du projet. Enregistrez-la comme modèle pour le client suivant. Si le client ne fait rien pendant 7 jours alors que des éléments manquent, il reçoit un e-mail qui les nomme. Au bout de 14 jours, la relance vous revient.

Livraison et retours. Votre designer termine une maquette dans Figma. Le chef de projet dépose l'export dans le portail du client avec un court commentaire. Le client ouvre le même portail que d'habitude, commente et marque le fichier comme « Approuvé » ou « Rejeté ». Les fichiers ne sont plus modifiables après dépôt : la version 2 est un nouveau fichier, et la version 1 reste.

Recette. Pour un avenant ou un procès-verbal de recette, le client peut signer le PDF dans le portail. La copie signée est enregistrée à côté de l'original, avec qui a signé et quand.

Départ du client. À la fin du contrat, révoquez l'accès. L'effet est immédiat, et les fichiers restent chez l'agence.

Votre équipe continue de travailler dans Notion, Asana, Slack, Linear ou Figma. Les clients n'ont pas à rejoindre ces outils, et votre équipe n'a pas à les inviter dans des canaux internes.

Exemples de missions

• Agences marketing et growth : reportings mensuels, créations publicitaires, présentations de stratégie.
• Agences web et design : wireframes, maquettes, fichiers de mise en ligne, documents de maintenance.
• Agences RP et contenu : communiqués, éléments sous embargo, contenus à valider.
• Agences SEO : audits, briefs de contenu, reportings mensuels.
• Agences de branding : documents de diagnostic, identités visuelles, chartes finales.

La sécurité, en bref

Chaque client ne voit que son propre portail. Les fichiers sont chiffrés au repos avec une clé dérivée pour chaque fichier, sur des serveurs en Allemagne, et un accord de traitement des données s'applique à tous les forfaits. La page sécurité (en anglais) donne les détails, y compris ce contre quoi le chiffrement ne protège pas.

Quand Droplana n'est pas le bon choix

• Vous voulez un portail sur votre propre domaine, à vos couleurs. Droplana affiche votre logo, mais ce n'est pas une marque blanche.
• Vous voulez gestion de projet, suivi du temps ou facturation dans le même outil.
• Il vous faut une revue vidéo image par image ou des annotations sur les images.
• Les fichiers doivent arriver automatiquement dans vos outils. Il n'existe pas de connecteur prêt à l'emploi. Un assistant IA ou un outil d'automatisation peut se connecter par le serveur MCP, mais il travaille sur les métadonnées, pas sur le contenu des fichiers, et des webhooks sortants peuvent signaler chaque dépôt à vos outils.

Si vous comparez les portails clients en général, notre guide des logiciels de portail client explique à quoi faire attention.

Questions des agences

Accès et conservation

Sur Free, chaque fichier est supprimé 180 jours après son dépôt. Sur les forfaits payants, il n’y a pas de suppression automatique liée à l’âge du fichier tant que le forfait reste actif. Vos suppressions et dates d’expiration restent applicables. Prévoyez votre archivage séparément.

Le portail est organisé par client. Les membres de votre équipe travaillent dans un tableau de bord partagé ; il n’y a pas de droits distincts par dossier, mission ou document. Plusieurs adresses e-mail rattachées au même client donnent accès au même portail.

Droplana est disponible en français, allemand, anglais, espagnol et italien. Chaque écran, message d’erreur et e-mail s’affiche dans la langue de la personne qui le lit, pour vous comme pour vos clients.

Des prix simples (ou commencez gratuitement)

Avec Free, chaque fichier expire 180 jours après son dépôt. Vos clients et leur accès restent actifs, vous pouvez donc continuer à partager de nouveaux fichiers. Les forfaits payants actifs n’imposent pas de durée de conservation. Les dates d’expiration, suppressions et règles de résiliation s’appliquent toujours ; une adresse de portail permanente ne garantit pas la disponibilité permanente des fichiers. Vous êtes inclus dans la taille de l’équipe. Aucun frais de configuration ni dépassement facturé automatiquement. Prix hors taxes applicables.

Autres secteurs

Choisissez un autre exemple de documents à échanger : pièces comptables, contrat et annexes, brief et proposition, rapport de conseil ou demande de crédit.