Démarrez la mission avec les données, pas avec une semaine d'e-mails

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Pour les consultants et les cabinets de conseil, cela veut dire un endroit par client pour les données de départ, le travail livré et la validation finale.

Un portail par client, pas par mission : distinguez les missions par des noms de fichiers clairs. Droplana ne remplace ni la gestion de projet ni un système d’archivage.

Portail pour consultants : de la mission au rapport final

1. Définissez la mission. Déposez dans le portail un PDF avec les questions convenues pour l’analyse. Précisez les données nécessaires avant de commencer.

2. Demandez les pièces. La liste de l’exemple demande la lettre de mission et les questions initiales, l’analyse précédente et l’organigramme. Le client joint chaque fichier à l’élément correspondant.

Capture réelle du produit avec des données fictives. La liste présente la vue du client.

3. Examinez les fichiers et rendez le rapport. L’état des lieux reçu apparaît à côté de la lettre de mission et du rapport final envoyés. Posez vos questions en commentaire sur le fichier concerné. Déposez toute version révisée comme un nouveau fichier.

Capture réelle avec des fichiers fictifs. « Reçu » et « Envoyé » indiquent le sens de l’échange, pas une acceptation contractuelle.

Demande à copier pour votre premier client

Adaptez la période et les pièces à la mission avant de créer la liste :

Pour démarrer l’analyse, merci de nous transmettre :

• La lettre de mission et les questions auxquelles le rapport doit répondre.
• L’analyse précédente pour la période convenue.
• L’organigramme actuel avec les fonctions concernées.

Déposez chaque fichier à l’élément correspondant dans le portail. Si une pièce manque, dites-nous laquelle reste en attente. Nous déposerons le rapport terminé dans ce même portail.

Pour une autre mission du même client, utilisez des noms comme « Strategie-2026-Rapport-final.pdf ». Les contacts ajoutés au client partagent son portail ; un nom de mission ne crée pas un espace avec des droits séparés.

Comment se déroule une mission dans Droplana

Avant le lancement. Ajoutez le client et une liste de documents : états financiers de l'an dernier, organigramme, rapports précédents, accord de confidentialité signé. Le client dépose chaque élément dans son portail. Si rien ne bouge pendant 7 jours alors que des éléments manquent, Droplana lui envoie la liste par e-mail. Au bout de 14 jours, la relance vous revient.

Pendant le travail. Continuez à construire vos modèles dans Excel, vos notes dans Word et vos présentations là où vous les faites. Quand un document est prêt, déposez-le dans le portail avec un commentaire qui dit ce que c'est et ce que vous attendez du client. Les fichiers ne sont plus modifiables après dépôt : une présentation révisée est un nouveau fichier, et la version précédente reste.

Validation. Le client marque un livrable comme « Approuvé », ou le rejette avec un commentaire qui dit quoi changer. Pour une proposition ou une demande de modification, le client peut utiliser la signature de PDF dans le navigateur, après avoir confirmé son adresse e-mail ou s’être connecté avec Google ou Microsoft : la copie signée est enregistrée à côté de l'original, avec qui a signé et quand. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée.

Après la mission. Vous pouvez rouvrir les fichiers encore conservés. Vérifiez le forfait, les dates d'expiration et l'état de l'abonnement ; le portail ne remplace pas une archive.

Qui l'utilise

• Consultants en stratégie et en management : données de diagnostic, analyses, présentations au conseil, recommandations.
• Consultants en organisation et processus : documentation des processus, procédures, plans de déploiement.
• Consultants RH : organisation, projets de politiques, documents confidentiels sur les salariés.
• DAF à temps partagé : modèles de trésorerie, reportings mensuels, revues budgétaires.
• Conseil en technologie : audits, recommandations d'architecture, notes de choix de fournisseurs.

Sécurité et accès

Chaque portail client est isolé, et les fichiers sont chiffrés au repos avec une clé dérivée pour chaque fichier, sur des serveurs en Allemagne. Vous choisissez comment les clients entrent : Strict (par défaut) exige une confirmation par e-mail sur chaque nouvel appareil, Controlled n'autorise que les liens à usage unique ou les liens magiques par e-mail, et Relaxed autorise aussi les liens permanents. La page sécurité (en anglais) détaille le chiffrement et la protection des données, y compris leurs limites. Un accord de traitement des données s'applique à tous les forfaits.

Droplana est disponible en français, allemand, anglais, espagnol et italien. Chaque écran, message d’erreur et e-mail s’affiche dans la langue de la personne qui le lit, pour vous comme pour vos clients.

Quand Droplana n'est pas le bon choix

• Vous voulez de la gestion de projet avec tâches, plannings et suivi du temps.
• Vous voulez rédiger des documents en ligne avec le client. Droplana n'est pas un éditeur.
• Vous voulez savoir quelles diapositives un prospect a lues.
• Les documents doivent arriver automatiquement dans votre CRM. Il n'existe pas de connecteur prêt à l'emploi. Un assistant IA ou un outil d'automatisation peut se connecter par le serveur MCP, mais il travaille sur les métadonnées, pas sur le contenu des fichiers.

Si vous vous demandez encore si un portail vous convient, notre guide des logiciels de portail client explique quoi comparer.

Questions des consultants

Des prix simples (ou commencez gratuitement)

Autres secteurs

Les consultants qui travaillent avec des agences pour les mêmes clients utilisent le même fonctionnement pour les livrables et les validations. Droplana est aussi utilisé par les courtiers en crédit, les experts-comptables et les avocats.