Le portail client, expliqué

Essayez un échange complet avant de choisir

Le plus sûr pour comparer des logiciels de portail client est de tester un travail courant de bout en bout : demander une pièce, recevoir le fichier, signaler une erreur et remettre le document final. Prenez un client fictif. Demandez un relevé bancaire complet, les factures des nouveaux achats et un récapitulatif des salaires. Ouvrez ensuite le portail comme le ferait ce client sur son téléphone.

Capture réelle du produit avec des données fictives. Le dépôt d'un fichier ne garantit pas que toutes les pages attendues sont présentes.

1. Demander. Créez une liste avec le nom des documents et la période concernée. Ajoutez une échéance si elle vous aide à formuler la demande.
2. Recevoir. Le client ouvre son accès, confirme son adresse e-mail sur un nouvel appareil (le réglage par défaut), puis dépose le fichier ou photographie une pièce papier.
3. Vérifier. Ouvrez le relevé. S'il manque une page, écrivez un commentaire sur ce fichier et demandez une nouvelle copie complète.
4. Remettre. Déposez le bilan dans ce même portail. Le client retrouve le document et peut poser une question à son sujet.

Observez surtout si le client comprend quoi envoyer et où trouver votre réponse. La page comptabilité fournit une liste de départ à copier.

Ce qu'est un portail client

Un portail client est un espace privé par client, dédié à l'échange de documents dans les deux sens. Vous y déposez des pièces. Le client y dépose les siennes. Les deux parties voient le même état, et l'espace subsiste aussi longtemps que la relation.

Le point essentiel est l'unité d'organisation. Un espace de stockage classe par dossiers. Une boîte de réception classe par date. Un portail client classe par relation - et c'est précisément le niveau auquel la question « où est ce document ? » se pose réellement.

Quand il en faut un, et quand il n'en faut pas

C'est l'ordre le plus honnête, et il vous évitera peut-être l'achat.

Il n'en faut pas si vous avez trois ou quatre clients actifs, si les documents ne font que sortir, si les missions sont courtes et sans suite, et si rien ne s'est jamais perdu. Un dossier et une boîte mail suffisent. Tout portail a un coût d'adoption, et ce coût est en grande partie supporté par votre client.

Il en faut un dès que deux de ces points se vérifient :

• Vous ne pouvez pas dire, sans vérifier, quels clients vous doivent encore des pièces. C'est le signal le plus net, parce qu'une messagerie ne peut structurellement pas répondre à cette question.
• Les documents entrent aussi souvent qu'ils sortent. Le sens retour est celui où l'e-mail échoue.
• Les missions durent des années et se répètent : bilan, campagne déclarative, renouvellement.
• Vous cherchez régulièrement un document que vous avez vous-même envoyé.
• Le contrôle des accès devient un sujet : quelqu'un est parti et des pièces clients dorment dans sa messagerie.

Avant d'acheter quoi que ce soit, trois changements ne coûtent rien et résolvent une bonne part du problème : envoyer la liste complète des pièces en un seul message plutôt qu'en trois, écrire explicitement qu'une photo prise au téléphone convient, et classer les documents reçus le jour même à un endroit partagé. Si cela suffit, votre problème n'était pas un problème d'outil.

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir un logiciel de portail client

1. Vos clients doivent-ils créer un compte ?

Le point le plus déterminant en pratique, et le moins souvent testé. Chaque identifiant est une étape où un client peut caler - et cela ne se manifeste pas par une plainte, mais par une absence de réponse.

Testez-le avec votre client le moins à l'aise techniquement, pas avec vous-même, dans un navigateur neuf et sur son téléphone. C'est lui qui fixe le rythme pour tous les autres.

2. L'échange fonctionne-t-il vraiment dans les deux sens ?

Certains outils se présentent comme des portails et sont des outils de livraison : le client peut télécharger, pas déposer. Si votre difficulté est la collecte - et en expertise comptable, en droit et en courtage, c'est presque toujours le cas -, c'est exactement la moitié qui manque.

3. Le client voit-il ce qui manque encore ?

Une liste que vous seul consultez ne déplace rien. Une liste visible par le client transforme la relance en quelque chose qu'il peut traiter lui-même, au moment où il a justement les pièces sous la main. Ce moment ne coïncide presque jamais avec votre e-mail de rappel. Vérifiez aussi comment les relances fonctionnent réellement : une pièce reçue reste une pièce à examiner.

4. Où sont les données, sauvegardes comprises ?

Pas « en Europe », mais quel pays, chez quel hébergeur - et, séparément : où sont les sauvegardes ? C'est l'écart le plus fréquent entre l'annonce et la réalité. Demandez aussi avec quelle entité juridique vous contractez et de quel droit elle relève. Une société américaine peut stocker vos données à Francfort ; cela répond à la question du lieu, pas à celle de la nationalité du fournisseur.

5. Y a-t-il un DPA, et quels sous-traitants ultérieurs ?

L'article 28 du RGPD impose le contrat. Demandez en plus la liste des sous-traitants ultérieurs avec leurs localisations : stockage, envoi d'e-mails, paiement, supervision des erreurs. Cette liste vous sert de toute façon pour votre propre registre des traitements et pour les questionnaires fournisseurs que vos clients vous envoient.

6. Qui, dans l'équipe, voit quoi ?

Certains outils cloisonnent l'accès par dossier ou par document, d'autres partagent un seul tableau de bord entre tous les membres. Aucun des deux n'est mauvais en soi, mais il faut savoir lequel votre organisation exige avant de choisir.

7. Que se passe-t-il en cas de résiliation ?

Deux dates, pas une : quand les données disparaissent du service actif, et quand elles disparaissent des sauvegardes. Et : existe-t-il un export qui restitue tout en une opération, ou « vous pouvez récupérer vos fichiers » signifie-t-il les ouvrir un par un ? Ne confondez pas non plus un accès durable au portail avec la conservation de chaque fichier.

8. Quelle structure de prix ?

Par utilisateur ou par entreprise ? Cela se tranche sur votre structure : un cabinet de douze personnes avec quarante clients est correctement représenté par un prix par utilisateur. Un cabinet de deux personnes avec quatre cents clients ne l'est pas - le modèle mesure alors le mauvais côté de l'activité. Comptez aussi le stockage, la taille maximale des fichiers et les taxes pour votre situation réelle.

RGPD : ce que le lieu d'hébergement règle, et ce qu'il ne règle pas

Un raccourci courant : hébergé dans l'UE, donc conforme au RGPD. Ce n'est pas exact.

Le RGPD encadre la manière dont les données personnelles sont traitées, et il s'applique aussi à des traitements réalisés hors de l'UE. Le lieu compte pour le chapitre V, qui régit les transferts hors UE et EEE. Si les données restent dans l'UE, ces règles ne sont tout simplement pas déclenchées, et tout un bloc d'analyse disparaît : mécanisme de transfert, clauses contractuelles types, mesures supplémentaires. C'est un allègement réel.

Cela ne rend personne conforme pour autant. Un service hébergé en Irlande peut conserver des données trop longtemps, les protéger insuffisamment, ou les communiquer à des tiers qu'il ne devrait pas. Et votre propre conformité dépend de votre base légale, de votre information des personnes, de vos durées de conservation et de qui, dans votre cabinet, peut ouvrir quel dossier.

Formulation honnête : l'hébergement dans l'UE supprime un problème précis et raccourcit une conversation avec un client. Rien de plus - mais ce n'est pas rien.

Quel outil correspond à votre besoin ?

Votre besoin	Choix à examiner
Envoyer ponctuellement un fichier, sans retour attendu	Un outil de transfert ou votre messagerie peut suffire.
Échanger régulièrement des pièces, suivre les manquants et commenter les fichiers	Essayez un portail de documents clients comme Droplana.
Gérer facturation, agenda, tâches et dossiers métier	Comparez les logiciels de gestion de cabinet ou de projet.
Synchroniser automatiquement les pièces avec un logiciel métier	Cherchez un connecteur natif ; Droplana n'en a pas.
Cloisonner les accès de l'équipe par dossier ou par document	Cherchez des permissions granulaires ; Droplana partage le tableau de bord entre les membres de l'équipe.
Conserver un fonds documentaire à long terme	Évaluez une solution d'archivage adaptée à vos obligations.
Obtenir une signature électronique qualifiée	Choisissez un prestataire spécialisé ; la signature PDF de Droplana n'est pas qualifiée.

Où Droplana convient

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Concrètement :

• Ni compte ni mot de passe côté client. Le client confirme son adresse par un lien magique envoyé par e-mail, ou se connecte avec Google ou Microsoft ; le navigateur est ensuite reconnu pendant 90 jours. Vous pouvez révoquer son accès immédiatement.
• Trois niveaux de sécurité. Les nouveaux comptes sont en Strict : vérification par e-mail à chaque nouvel appareil. Contrôlé n'autorise que les liens uniques ou par e-mail. Souple autorise en plus les liens permanents - une décision à activer pour des travaux moins sensibles, pas un réglage par défaut.
• Une liste de documents visible par le client, définie par client et réutilisable à partir de vos modèles, avec des relances activées par défaut : au client après 7 jours sans activité, à vous au bout de 14 jours. Vous pouvez les désactiver.
• Commentaires et statut par fichier, pour que « il manque la dernière page » soit attaché au document et non perdu dans un fil d'e-mails.
• Signature de PDF dans le navigateur, avec une copie signée et une page de vérification publique.
• Un portail par client, un tableau de bord pour l'équipe. Les membres de votre équipe partagent le tableau de bord ; il n'y a pas de droits distincts par dossier, mission ou document. Plusieurs adresses e-mail rattachées au même client ouvrent le même portail.
• Stockage exclusivement chez Hetzner en Allemagne, chiffré au repos avec une clé dérivée pour chaque fichier. Exploité par Ubique d.o.o., société enregistrée en Croatie, UE. DPA sur toutes les formules, contresigné sur Practice et Studio. La page sécurité (en anglais) détaille ces mesures et leurs limites.
• Prix fixe par entreprise, clients illimités sur toutes les formules payantes : Solo 19 EUR par mois avec 50 Go et une place, Practice 49 EUR avec 250 Go et 5 places, Studio 99 EUR avec 1 To et équipe illimitée, hors taxes. Le titulaire compte comme une place. Le paiement annuel équivaut à dix mois. La formule gratuite couvre 3 clients, 2 Go et 100 Mo par fichier, et chaque fichier est conservé 180 jours après son envoi.

Derrière cette simplicité, il y a de quoi aller plus loin si vous le souhaitez : un assistant IA ou un outil d'automatisation peut se connecter par le serveur MCP pour lister les pièces manquantes ou relancer les clients concernés, et des webhooks sortants signalent un dépôt, un commentaire ou une liste terminée à vos propres outils. Les deux sont inclus dans toutes les formules, et rien de tout cela n'est nécessaire pour commencer.

• Langues. Droplana est disponible en français, allemand, anglais, espagnol et italien. Chaque écran, message d’erreur et e-mail s’affiche dans la langue de la personne qui le lit, pour vous comme pour vos clients.

Où Droplana ne convient pas

C'est la partie la plus utile de cette page.

• Ce n'est pas une GED. Droplana contient ce que vous échangez avec vos clients. Documents de travail internes, exercices archivés, gestion centralisée des droits et des durées de conservation sur l'ensemble du fonds : il vous faut une gestion documentaire.
• Pas de connecteur vers votre logiciel métier. Rien ne se synchronise automatiquement, et le serveur MCP décrit plus haut travaille sur les métadonnées, pas sur le contenu des fichiers.
• Ni gestion de projet, ni gestion de tâches, ni messagerie instantanée, ni éditeur de documents.
• Pas de signature électronique qualifiée. La signature dans le navigateur enregistre qui a signé, quand, depuis quelle adresse IP et avec quelle connexion, avec une page de vérification publique - sans certificat et sans vérification d'identité au-delà de la connexion. Lorsqu'une signature qualifiée au sens d'eIDAS est exigée, passez par un prestataire dédié.
• Pas de chiffrement de bout en bout. Le chiffrement au repos protège contre une compromission de la plateforme de stockage, pas contre une compromission du serveur applicatif, où la clé maîtresse se trouve à côté des identifiants de stockage. Si vous avez besoin que le fournisseur ne puisse techniquement pas lire vos contenus, il vous faut un produit à connaissance nulle.
• Pas d'archivage longue durée. Le stockage est plafonné par formule, sans facturation de dépassement.

Pour quels cabinets

Principalement l'expertise comptable, les cabinets d'avocats, le conseil et le courtage en crédit ou le conseil financier - partout où le même client renvoie des pièces année après année. Les agences et autres structures en relation clients l'utilisent pour les livrables et les retours.

Choisissez le document qui déclenche votre prochain échange : pièces comptables, contrat et annexes, brief et proposition d'agence, cadrage et rapport de conseil ou pièces d'une demande de crédit.

Questions avant de choisir

Qu'est-ce qu'un portail client ?

Un espace privé et permanent par client, destiné à l'échange de documents dans les deux sens. Vous y déposez des pièces, le client y dépose les siennes, et les deux parties voient le même état à tout moment. L'unité d'organisation est la relation client, et non le dossier ni la date.

Quand un portail client est-il vraiment utile ?

Quand les documents arrivent aussi souvent qu'ils partent, quand vous ne pouvez pas dire sans vérifier quels clients vous doivent encore des pièces, et quand vous cherchez régulièrement un document que vous avez vous-même envoyé. Avec trois ou quatre clients et peu de documents, un dossier partagé suffit et un portail serait un coût sans contrepartie.

Faut-il un accord de sous-traitance avec le fournisseur ?

Si l'outil stocke des données personnelles pour votre compte, il est sous-traitant et l'article 28 du RGPD impose un contrat encadrant cette relation. Pour un cabinet qui conserve des pièces clients, c'est pratiquement toujours le cas. Un fournisseur incapable de produire un DPA sur demande vous renseigne déjà.

Un hébergement dans l'UE suffit-il à être conforme au RGPD ?

Non. Le lieu de stockage détermine si les règles de transfert du chapitre V s'appliquent, ce qui est une simplification réelle mais partielle. La base légale, l'information des personnes, les durées de conservation et les droits d'accès au sein de votre propre cabinet restent vos obligations, quel que soit le pays d'hébergement.

Les clients doivent-ils créer un compte ?

Cela dépend du produit, et c'est la différence la plus importante en pratique. Certains portails exigent un compte avec mot de passe. Chez Droplana, il n'y a ni compte ni mot de passe : au niveau Strict, celui par défaut, le client confirme son adresse sur chaque nouvel appareil par un lien magique envoyé par e-mail, ou se connecte avec Google ou Microsoft. Le navigateur est ensuite reconnu pendant 90 jours, et vous pouvez révoquer son accès immédiatement.

Droplana se connecte-t-il à mon logiciel métier ?

Il n'existe pas de connecteur prêt à l'emploi vers votre logiciel métier, et les fichiers ne se synchronisent pas automatiquement. Si vous le souhaitez, un assistant IA ou un outil d'automatisation peut se connecter par le serveur MCP : il travaille sur les métadonnées (noms de fichiers, clients, dates, état des listes, commentaires), pas sur le contenu des fichiers. Des webhooks sortants peuvent aussi signaler à vos outils un dépôt, un commentaire ou une liste terminée. Les deux sont inclus dans toutes les formules.

Combien de temps les fichiers sont-ils conservés ?

Sur Free, chaque fichier est supprimé 180 jours après son dépôt. Sur les forfaits payants, il n'y a pas de suppression automatique liée à l'âge du fichier tant que le forfait reste actif. Vos suppressions et dates d'expiration restent applicables. Un portail permanent n'est pas un archivage : prévoyez le vôtre séparément.

Nos tarifs simples (ou commencez gratuitement)

Avec Free, chaque fichier expire 180 jours après son dépôt. Vos clients et leur accès restent actifs, vous pouvez donc continuer à partager de nouveaux fichiers. Les forfaits payants actifs n’imposent pas de durée de conservation. Les dates d’expiration, suppressions et règles de résiliation s’appliquent toujours ; une adresse de portail permanente ne garantit pas la disponibilité permanente des fichiers. Vous êtes inclus dans la taille de l’équipe. Aucun frais de configuration ni dépassement facturé automatiquement. Prix hors taxes applicables.

Comparer les forfaits en détail

Limites et services des forfaits. Le propriétaire est inclus dans la taille de l’équipe.

Inclus	Free	Solo	Practice	Studio
Taille de l’équipe	Vous uniquement	Vous uniquement	5	Sans limite
Clients	3	Sans limite	Sans limite	Sans limite
Stockage	2 Go	50 Go	250 Go	1 To
Taille maximale par fichier	100 Mo	1 Go	2 Go	5 Go
Conservation des fichiers	180 jours après le dépôt	Sans limite	Sans limite	Sans limite
Votre adresse Droplana	Avec un suffixe aléatoire	Le nom que vous choisissez	Le nom que vous choisissez	Le nom que vous choisissez
Accord de traitement des données	Standard	Standard	Contresignature disponible	Contresignature disponible
Assistance	E-mail	E-mail	Prioritaire	Prioritaire
Appel d’aide à la configuration	Non inclus	Non inclus	Non inclus	Inclus

Besoin de plus de stockage ?

Ajoutez 500 Go pour 15 €/mois + taxes, ou 150 €/an + taxes. Chaque extension de stockage porte aussi la taille maximale par fichier à 5 Go.

Disponible avec tous les forfaits payants depuis la page de facturation. Ajoutez plusieurs extensions pour obtenir 500 Go supplémentaires chacune. La taille de l’équipe ne change pas.