Le portail client, expliqué

Ce qu'est un portail client

Un portail client est un espace privé par client, dédié à l'échange de documents dans les deux sens. Vous y déposez des pièces. Le client y dépose les siennes. Les deux parties voient le même état, et l'espace subsiste aussi longtemps que la relation.

Le point essentiel est l'unité d'organisation. Un espace de stockage classe par dossiers. Une boîte de réception classe par date. Un portail client classe par relation - et c'est précisément le niveau auquel la question « où est ce document ? » se pose réellement.

Quand il en faut un, et quand il n'en faut pas

C'est l'ordre le plus honnête, et il vous évitera peut-être l'achat.

Il n'en faut pas si vous avez trois ou quatre clients actifs, si les documents ne font que sortir, si les missions sont courtes et sans suite, et si rien ne s'est jamais perdu. Un dossier et une boîte mail suffisent. Tout portail a un coût d'adoption, et ce coût est en grande partie supporté par votre client.

Il en faut un dès que deux de ces points se vérifient :

• Vous ne pouvez pas dire, sans vérifier, quels clients vous doivent encore des pièces. C'est le signal le plus net, parce qu'une messagerie ne peut structurellement pas répondre à cette question.
• Les documents entrent aussi souvent qu'ils sortent. Le sens retour est celui où l'e-mail échoue.
• Les missions durent des années et se répètent : bilan, campagne déclarative, renouvellement.
• Vous cherchez régulièrement un document que vous avez vous-même envoyé.
• Le contrôle des accès devient un sujet : quelqu'un est parti et des pièces clients dorment dans sa messagerie.

Avant d'acheter quoi que ce soit, trois changements ne coûtent rien et résolvent une bonne part du problème : envoyer la liste complète des pièces en un seul message plutôt qu'en trois, écrire explicitement qu'une photo prise au téléphone convient, et classer les documents reçus le jour même à un endroit partagé. Si cela suffit, votre problème n'était pas un problème d'outil.

Ce qu'il faut vérifier avant de choisir

1. Vos clients doivent-ils créer un compte ?

Le point le plus déterminant en pratique, et le moins souvent testé. Chaque identifiant est une étape où un client peut caler - et cela ne se manifeste pas par une plainte, mais par une absence de réponse.

Testez-le avec votre client le moins à l'aise techniquement, pas avec vous-même. C'est lui qui fixe le rythme pour tous les autres.

2. L'échange fonctionne-t-il vraiment dans les deux sens ?

Certains outils se présentent comme des portails et sont des outils de livraison : le client peut télécharger, pas déposer. Si votre difficulté est la collecte - et en expertise comptable, en droit et en courtage, c'est presque toujours le cas -, c'est exactement la moitié qui manque.

3. Le client voit-il ce qui manque encore ?

Une liste que vous seul consultez ne déplace rien. Une liste visible par le client transforme la relance en quelque chose qu'il peut traiter lui-même, au moment où il a justement les pièces sous la main. Ce moment ne coïncide presque jamais avec votre e-mail de rappel.

4. Où sont les données, sauvegardes comprises ?

Pas « en Europe », mais quel pays, chez quel hébergeur - et, séparément : où sont les sauvegardes ? C'est l'écart le plus fréquent entre l'annonce et la réalité. Demandez aussi avec quelle entité juridique vous contractez et de quel droit elle relève. Une société américaine peut stocker vos données à Francfort ; cela répond à la question du lieu, pas à celle de la nationalité du fournisseur.

5. Y a-t-il un DPA, et quels sous-traitants ultérieurs ?

L'article 28 du RGPD impose le contrat. Demandez en plus la liste des sous-traitants ultérieurs avec leurs localisations : stockage, envoi d'e-mails, paiement, supervision des erreurs. Cette liste vous sert de toute façon pour votre propre registre des traitements et pour les questionnaires fournisseurs que vos clients vous envoient.

6. Que se passe-t-il en cas de résiliation ?

Deux dates, pas une : quand les données disparaissent du service actif, et quand elles disparaissent des sauvegardes. Et : existe-t-il un export qui restitue tout en une opération, ou « vous pouvez récupérer vos fichiers » signifie-t-il les ouvrir un par un ?

7. Quelle structure de prix ?

Par utilisateur ou par entreprise ? Cela se tranche sur votre structure : un cabinet de douze personnes avec quarante clients est correctement représenté par un prix par utilisateur. Un cabinet de deux personnes avec quatre cents clients ne l'est pas - le modèle mesure alors le mauvais côté de l'activité.

RGPD : ce que le lieu d'hébergement règle, et ce qu'il ne règle pas

Un raccourci courant : hébergé dans l'UE, donc conforme au RGPD. Ce n'est pas exact.

Le RGPD encadre la manière dont les données personnelles sont traitées, et il s'applique aussi à des traitements réalisés hors de l'UE. Le lieu compte pour le chapitre V, qui régit les transferts hors UE et EEE. Si les données restent dans l'UE, ces règles ne sont tout simplement pas déclenchées, et tout un bloc d'analyse disparaît : mécanisme de transfert, clauses contractuelles types, mesures supplémentaires. C'est un allègement réel.

Cela ne rend personne conforme pour autant. Un service hébergé en Irlande peut conserver des données trop longtemps, les protéger insuffisamment, ou les communiquer à des tiers qu'il ne devrait pas. Et votre propre conformité dépend de votre base légale, de votre information des personnes, de vos durées de conservation et de qui, dans votre cabinet, peut ouvrir quel dossier.

Formulation honnête : l'hébergement dans l'UE supprime un problème précis et raccourcit une conversation avec un client. Rien de plus - mais ce n'est pas rien.

Où Droplana convient

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Concrètement :

• Ni compte ni mot de passe côté client. Un lien permanent par client, confirmé par lien magique par e-mail ou avec un compte Google ou Microsoft existant ; l'appareil est ensuite reconnu pendant 90 jours.
• Trois niveaux de sécurité. Les nouveaux comptes sont en Strict : vérification par e-mail à chaque nouvel appareil. Contrôlé n'autorise que les liens uniques ou par e-mail. Souple autorise en plus les liens permanents - une décision à activer pour des travaux moins sensibles, pas un réglage par défaut.
• Une liste de documents visible par le client, définie par client.
• Commentaires et statut par fichier, pour que « il manque la dernière page » soit attaché au document et non perdu dans un fil d'e-mails.
• Signature de PDF dans le navigateur, avec une page de vérification publique.
• Stockage exclusivement chez Hetzner en Allemagne, chiffré au repos avec une clé dérivée par client. Exploité par Ubique d.o.o., société enregistrée en Croatie, UE. DPA sur toutes les formules, contresigné sur Practice et Studio.
• Prix fixe par entreprise, clients illimités sur toutes les formules payantes : Solo 19 EUR par mois avec 50 Go, Practice 49 EUR avec 250 Go et 5 sièges, Studio 99 EUR avec 1 To et 15 sièges, hors taxes. Le paiement annuel équivaut à dix mois. La formule gratuite couvre 3 clients et 2 Go, avec une conservation maximale de 90 jours.

Où Droplana ne convient pas

C'est la partie la plus utile de cette page.

• Ce n'est pas une GED. Droplana contient ce que vous échangez avec vos clients. Documents de travail internes, exercices archivés, gestion centralisée des droits et des durées de conservation sur l'ensemble du fonds : il vous faut une gestion documentaire.
• Aucune intégration, aucune API publique. Rien ne se synchronise automatiquement avec votre logiciel métier.
• Ni gestion de projet, ni gestion de tâches, ni messagerie instantanée, ni éditeur de documents.
• Pas de signature électronique qualifiée. La signature dans le navigateur enregistre qui a signé, quand, depuis quelle adresse IP et avec quelle connexion, avec une page de vérification publique - sans certificat et sans vérification d'identité au-delà de la connexion. Lorsqu'une signature qualifiée au sens d'eIDAS est exigée, passez par un prestataire dédié.
• Pas de chiffrement de bout en bout. Le chiffrement au repos protège contre une compromission de la plateforme de stockage, pas contre une compromission du serveur applicatif, où la clé maîtresse se trouve à côté des identifiants de stockage. Si vous avez besoin que le fournisseur ne puisse techniquement pas lire vos contenus, il vous faut un produit à connaissance nulle.
• Pas d'archivage longue durée. Le stockage est plafonné par formule, sans facturation de dépassement.

Pour quels cabinets

Principalement l'expertise comptable, les cabinets d'avocats, le conseil et le courtage en crédit ou le conseil financier - partout où le même client renvoie des pièces année après année. Les agences et autres structures en relation clients l'utilisent pour les livrables et les retours.

Pages correspondantes : pour la comptabilité, pour les avocats, pour les consultants, pour les courtiers en crédit et pour les agences.

Nos tarifs simples (ou commencez gratuitement)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.