Un portail sécurisé par client

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Pour les cabinets d'avocats et les avocats exerçant seuls, cela veut dire un endroit par client pour les conventions d'honoraires, pièces d'identité, pièces du dossier, projets et documents signés, avec un accès que vous contrôlez et pouvez fermer à tout moment.

Vérifiez d’abord les limites d’accès : les membres de l’équipe peuvent voir les clients et fichiers du cabinet. Il n’existe ni droits par dossier ni cloisons de confidentialité internes. Un portail correspond à un client, pas à un dossier.

Les contacts ajoutés à un client partagent son portail. Consultez les limites dans le guide des portails clients avant d’inviter votre premier client.

Portail pour avocats : demander les pièces utiles au dossier

Pour examiner un litige contractuel, demandez le contrat et ses annexes, la correspondance antérieure et une chronologie. Ne demandez que les pièces nécessaires au dossier.

Capture réelle du produit avec des pièces fictives. La liste montre au client les trois demandes encore ouvertes.

Avec Strict, le niveau par défaut, le client confirme son adresse e-mail sur un nouvel appareil, puis dépose les pièces. S’il manque une annexe, commentez le fichier concerné. Renvoyez ensuite votre projet ou votre avis dans le même portail. La liste organise la demande ; elle ne crée pas un dossier séparé avec ses propres droits.

Comment se déroule un nouveau dossier dans Droplana

1. Ajoutez le client. Un nom et une adresse e-mail suffisent à créer son portail.

2. Demandez les documents. Ajoutez une liste de documents : mandat signé, copie de pièce d'identité, contrat litigieux, pièces justificatives. Le client dépose depuis un ordinateur ou photographie le papier avec son téléphone. S'il ne fait rien pendant 7 jours alors que des éléments manquent, il reçoit un e-mail qui les nomme. Au bout de 14 jours, la relance vous revient. Ces relances sont activées par défaut, et vous pouvez les désactiver. Chaque étape est envoyée une fois par période d’inactivité, pas chaque jour. Les rappels d’échéance facultatifs sont distincts : ils sont préparés deux jours avant la date et le jour même, ne partent plus une fois l’élément rempli, et parviennent au client avec son prochain e-mail, ce qui peut être plus tard le même jour ou le lendemain.

3. Contrôlez et commentez. Marquez chaque fichier comme « Approuvé » ou « Rejeté ». Un fichier rejeté reste dans le portail, et votre commentaire dessus dit ce qui ne va pas. Les commentaires ne sont visibles que par votre cabinet et ce client.

4. Obtenez la signature. Déposez la convention d'honoraires ou une attestation, et le client la signe avec la signature de PDF dans le navigateur : taper, dessiner ou importer une signature, puis enregistrer. Droplana enregistre qui a signé, quand et depuis quelle adresse IP. Avant de signer, le client doit avoir confirmé son adresse e-mail ou s'être connecté avec Google ou Microsoft. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée. Pour un document qui en exige une légalement, utilisez un prestataire qualifié pour ce document et gardez le reste du dossier dans le portail.

5. Clôturez le dossier. Révoquez l’accès lorsque le client ne doit plus ouvrir le portail. Free conserve chaque fichier jusqu’à 180 jours après son dépôt. Les forfaits payants n’ont pas de durée fixe tant que l’abonnement reste actif ; les dates d’expiration, suppressions et règles de résiliation s’appliquent toujours. Exportez les pièces que vous devez archiver.

Conçu pour le travail confidentiel

• Niveaux de sécurité. Strict, le niveau par défaut, exige une confirmation par e-mail sur chaque nouvel appareil. Controlled n'autorise que les liens à usage unique ou les liens magiques par e-mail. Relaxed autorise aussi les liens permanents pour un travail moins sensible.
• Chiffrement. Les fichiers sont chiffrés en transit (TLS) et au repos (AES-256), avec une clé dérivée pour chaque fichier. La base de données, la configuration et les journaux sont sur des volumes de disque chiffrés.
• Rien n'est écrasé par erreur. Les fichiers ne sont plus modifiables après dépôt. Une nouvelle version est un nouveau fichier, et les versions précédentes restent en place.
• Places d'équipe. Practice inclut 5 places et Studio une équipe illimitée, titulaire compris. Les clients voient un seul cabinet.

La page sécurité (en anglais) explique contre quoi le chiffrement protège, et contre quoi il ne protège pas.

RGPD et protection des données pour les cabinets d'avocats

Les fichiers sont stockés en Allemagne et un DPA s’applique à tous les forfaits. Ces caractéristiques ne remplacent pas la vérification des exigences de protection des données et des obligations de votre profession avant d’utiliser le service.

• Stocké en Allemagne. Fichiers, commentaires et métadonnées sont stockés uniquement sur l'infrastructure Hetzner en Allemagne.
• Prestataires européens. Les e-mails passent par Brevo (France) et les paiements par Creem (Estonie). Aucun des deux ne reçoit le contenu des fichiers.
• Société européenne. Droplana est exploité par Ubique d.o.o. à Zagreb, en Croatie, sous droit croate.
• DPA sur tous les forfaits. L'accord de traitement des données s'applique à tous les forfaits, et Practice et Studio incluent un exemplaire contresigné.

Si votre profession impose des règles au-delà du RGPD, par exemple sur le secret professionnel lorsque vous faites appel à des prestataires, vérifiez-les avant de transférer vos dossiers.

Droplana est disponible en français, allemand, anglais, espagnol et italien. Chaque écran, message d’erreur et e-mail s’affiche dans la langue de la personne qui le lit, pour vous comme pour vos clients.

Quand Droplana n'est pas le bon choix

• Il vous faut un logiciel de gestion de cabinet : suivi du temps, facturation, conflits d'intérêts, agenda. Droplana ne fait rien de cela.
• Les documents doivent se synchroniser avec votre gestion de dossiers. Il n'existe pas de connecteur vers ce logiciel. Un assistant IA ou un outil d'automatisation peut se connecter par le serveur MCP, mais il travaille sur les métadonnées, pas sur le contenu des fichiers.
• La plupart de vos documents exigent légalement une signature électronique qualifiée.
• Vous voulez éditer des documents à plusieurs en ligne. Droplana stocke et échange des fichiers ; ce n'est pas un éditeur.

Questions des avocats

Des prix simples (ou commencez gratuitement)

Autres secteurs

Autres exemples d’échanges de documents : comptabilité, courtage en crédit, conseil et agences.