Un portail sécurisé par client

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Pour les cabinets d'avocats et les avocats exerçant seuls, cela veut dire un endroit par client pour les conventions d'honoraires, pièces d'identité, pièces du dossier, projets et documents signés, avec un accès que vous contrôlez et pouvez fermer à tout moment.

Comment les documents clients circulent aujourd'hui

La plupart des petits cabinets ont essayé un mélange de ceci :

• Pièces jointes. Elles se heurtent aux limites de taille, se perdent, et un client transfère la mauvaise version.
• Dossiers Drive ou Dropbox partagés. Les droits dérivent, et personne ne sait vraiment qui a encore accès.
• Messageries. Un document signé finit dans la même conversation que les photos de famille.
• Grands systèmes de gestion documentaire. Conçus pour les gros cabinets, facturés par utilisateur et longs à déployer.

Un petit cabinet a besoin de plus simple : un endroit privé par client où les documents entrent et sortent, où les commentaires restent avec le fichier et où l'on voit ce qui manque. Notre guide des logiciels de portail client explique quoi comparer.

Comment se déroule un nouveau dossier dans Droplana

1. Ajoutez le client. Un nom et une adresse e-mail suffisent à créer son portail.

2. Demandez les documents. Ajoutez une liste de documents : mandat signé, copie de pièce d'identité, contrat litigieux, pièces justificatives. Le client dépose depuis un ordinateur ou photographie le papier avec son téléphone. S'il ne fait rien pendant 7 jours alors que des éléments manquent, il reçoit un e-mail qui les nomme. Au bout de 14 jours, la relance vous revient.

3. Contrôlez et commentez. Marquez chaque fichier comme « Approuvé » ou « Rejeté ». Un fichier rejeté reste dans le portail, et votre commentaire dessus dit ce qui ne va pas. Les commentaires ne sont visibles que par votre cabinet et ce client.

4. Obtenez la signature. Déposez la convention d'honoraires ou une attestation, et le client la signe avec la signature de PDF dans le navigateur : taper, dessiner ou importer une signature, puis enregistrer. Droplana enregistre qui a signé, quand et depuis quelle adresse IP. Avant de signer, le client doit avoir confirmé son adresse e-mail ou s'être connecté avec Google ou Microsoft. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée. Pour un document qui en exige une légalement, utilisez un prestataire qualifié pour ce document et gardez le reste du dossier dans le portail.

5. Clôturez le dossier. Révoquez l'accès du client à la fin du travail. Les fichiers restent chez votre cabinet, et les forfaits payants n'ont pas de limite de conservation.

Conçu pour le travail confidentiel

• Niveaux de sécurité. Strict, le niveau par défaut, exige une confirmation par e-mail sur chaque nouvel appareil. Controlled n'autorise que les liens à usage unique ou les liens magiques par e-mail. Relaxed autorise aussi les liens permanents pour un travail moins sensible.
• Chiffrement. Les fichiers sont chiffrés en transit (TLS) et au repos (AES-256), avec une clé dérivée pour chaque client. La base de données, la configuration et les journaux sont sur des volumes de disque chiffrés.
• Rien n'est écrasé par erreur. Les fichiers ne sont plus modifiables après dépôt. Une nouvelle version est un nouveau fichier, et les versions précédentes restent en place.
• Places d'équipe. Practice inclut 5 places et Studio 15, titulaire compris. Les clients voient un seul cabinet.

La page sécurité (en anglais) explique contre quoi le chiffrement protège, et contre quoi il ne protège pas.

RGPD et protection des données pour les cabinets d'avocats

Un cabinet est responsable du traitement des données personnelles de ses clients. Un outil qui stocke leurs documents pour vous est sous-traitant, et l'article 28 du RGPD impose un accord de traitement des données.

• Stocké en Allemagne. Fichiers, commentaires et métadonnées sont stockés uniquement sur l'infrastructure Hetzner en Allemagne.
• Prestataires européens. Les e-mails passent par Brevo (France) et les paiements par Creem (Estonie). Aucun des deux ne reçoit le contenu des fichiers.
• Société européenne. Droplana est exploité par Ubique d.o.o. à Zagreb, en Croatie, sous droit croate.
• DPA sur tous les forfaits. L'accord de traitement des données s'applique à tous les forfaits, et Practice et Studio incluent un exemplaire contresigné.

Si votre profession impose des règles au-delà du RGPD, par exemple sur le secret professionnel lorsque vous faites appel à des prestataires, vérifiez-les avant de transférer vos dossiers.

Quand Droplana n'est pas le bon choix

• Il vous faut un logiciel de gestion de cabinet : suivi du temps, facturation, conflits d'intérêts, agenda. Droplana ne fait rien de cela.
• Les documents doivent se synchroniser avec votre gestion de dossiers. Il n'y a ni intégrations ni API publique.
• La plupart de vos documents exigent légalement une signature électronique qualifiée.
• Vous voulez éditer des documents à plusieurs en ligne. Droplana stocke et échange des fichiers ; ce n'est pas un éditeur.

Questions des avocats

Remplace-t-il notre logiciel de gestion de cabinet ? Non. Votre logiciel de gestion fait tourner le cabinet. Droplana est l'endroit où les documents passent entre vous et le client, sans intégration entre les deux.

Un client peut-il signer une convention d'honoraires dans Droplana ? Oui, avec la signature de PDF dans le navigateur, après avoir confirmé son adresse e-mail. La signature est enregistrée et vérifiable sur une page publique. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée.

Droplana est-il conforme au RGPD, avec un DPA ? Droplana est hébergé dans l'UE et aligné sur le RGPD, avec les fichiers en Allemagne et un DPA sur tous les forfaits. Practice et Studio incluent un exemplaire contresigné. La conformité d'ensemble dépend de la façon dont votre cabinet traite les données clients.

Comment contrôler qui ouvre un portail ? Choisissez Strict, Controlled ou Relaxed pour le cabinet. Strict, le niveau par défaut, exige une confirmation par e-mail sur chaque nouvel appareil. Vous pouvez révoquer un accès à tout moment, avec effet immédiat.

Que se passe-t-il à la fin d'un dossier ? Révoquez l'accès, et le client ne peut plus entrer. Les fichiers restent chez votre cabinet, sans limite de conservation sur les forfaits payants.

Des prix simples (ou commencez gratuitement)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Autres secteurs

Les cabinets qui travaillent avec des experts-comptables pour les mêmes clients utilisent souvent un seul portail par client pour les deux. Droplana est aussi utilisé par les courtiers en crédit, les consultants et les agences.