Fini de courir après les documents par e-mail

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Pour les cabinets d'expertise comptable et les conseils fiscaux, cela veut dire un endroit par client où les pièces arrivent, où les déclarations et les comptes annuels repartent, et où chacun voit ce qui manque.

Pourquoi la collecte de documents par e-mail échoue toujours

Si vous dirigez un cabinet comptable ou fiscal, vous connaissez ce scénario :

• Vous envoyez la liste des pièces. Le client répond aujourd'hui avec un relevé et la semaine prochaine avec deux factures, chacune dans un e-mail différent.
• Un justificatif arrive en photo floue par WhatsApp, sans nom ni date.
• Vous envoyez une déclaration terminée par e-mail. Trois mois plus tard, le client vous demande de la renvoyer.
• Un dossier Drive partagé fonctionne jusqu'au jour où le client change d'adresse e-mail ou qu'un ancien salarié y a toujours accès.

Avec 40 ou 100 clients à l'approche d'une échéance, savoir qui a envoyé quoi devient un travail à part entière. Un portail regroupe tout l'échange de chaque client au même endroit, par ordre de date.

Comment se déroule une période en Droplana

1. Créez la liste. En début de période, ajoutez une liste de documents au portail de chaque client, ou réutilisez un modèle enregistré pour les clients aux besoins identiques. Le client voit la même liste.

2. Laissez les relances faire le suivi. Si un client ne fait rien pendant 7 jours alors que des documents manquent, il reçoit un e-mail qui nomme ces documents. S'il ne bouge toujours pas, la relance vous revient au bout de 14 jours, et vous savez qui appeler. Dès que le client agit, le blocage est levé.

3. Contrôlez ce qui arrive. Marquez chaque fichier comme « Approuvé » ou « Rejeté ». Un fichier rejeté reste dans le portail, et vous expliquez le motif dans un commentaire sur ce fichier, par exemple « il manque la page 2 ». Le client voit le commentaire à côté du fichier.

4. Rendez le travail terminé. Déposez la déclaration ou les comptes dans le même portail. Si le client doit signer quelque chose, comme une lettre de mission, il peut le faire avec la signature de PDF dans le navigateur. Qui a signé, quand et depuis quelle adresse IP est enregistré, et une page publique permet de vérifier la signature. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée ; pour un document qui en exige une légalement, utilisez un prestataire qualifié.

L'année suivante, le même portail est toujours là, avec les documents de l'année précédente. Si un client appelle au sujet d'une ancienne déclaration, vous savez tous les deux où chercher.

Pensé pour un cabinet, pas seulement pour une personne

• Places d'équipe. Practice inclut 5 places et Studio 15, titulaire compris. L'équipe travaille depuis le même tableau de bord, et les clients voient un seul cabinet.
• Journal d'activité. Le titulaire du compte peut consulter et exporter (CSV) depuis Compte → Activité un journal des connexions, visites du portail, dépôts, téléchargements, suppressions, commentaires et validations.
• Votre logo. Importez le logo du cabinet sur n'importe quel forfait. Il remplace la marque Droplana dans votre tableau de bord et dans chaque portail client.
• Clients isolés. Chaque client ne voit que son propre portail. Pas de droits de dossiers à régler, ni à mal régler.
• Prix fixe. Clients illimités sur tous les forfaits payants, sans frais par client. Les clients ne paient jamais.

RGPD et protection des données pour les cabinets comptables

Les dossiers comptables contiennent beaucoup de données personnelles : numéros fiscaux, revenus, coordonnées bancaires. Votre cabinet est responsable du traitement, un outil qui stocke ces documents pour vous est sous-traitant, et l'article 28 du RGPD impose un accord de traitement des données.

• Stocké en Allemagne. Fichiers, commentaires et métadonnées sont stockés uniquement sur l'infrastructure Hetzner en Allemagne.
• Chiffré par client. Les fichiers sont chiffrés en transit (TLS) et au repos (AES-256), avec une clé dérivée pour chaque client.
• Prestataires européens. Les e-mails passent par Brevo (France) et les paiements par Creem (Estonie). Aucun des deux ne reçoit le contenu des fichiers.
• Société européenne. Droplana est exploité par Ubique d.o.o. à Zagreb, en Croatie, sous droit croate.
• DPA sur tous les forfaits. L'accord de traitement des données s'applique à tous les forfaits, et Practice et Studio incluent un exemplaire contresigné.

La page sécurité (en anglais) explique contre quoi le chiffrement protège, et contre quoi il ne protège pas. Si votre profession a des obligations propres au-delà du RGPD, vérifiez-les avant de transférer les documents de vos clients.

Quand Droplana n'est pas le bon choix

• Vous cherchez un système unique pour tout le cabinet : CRM, tâches, suivi du temps et facturation. Droplana ne fait pas cela.
• Vous voulez que les fichiers se synchronisent avec votre logiciel fiscal ou comptable. Il n'y a ni intégrations ni API publique.
• La plupart de vos documents exigent une signature électronique qualifiée.

Si vous hésitez encore sur l'intérêt d'un portail, notre guide des logiciels de portail client explique quoi comparer.

Questions des comptables

Les clients peuvent-ils m'envoyer des documents ? Oui, c'est l'usage principal. Les clients déposent relevés, factures, justificatifs et bulletins de paie dans leur propre portail, depuis un ordinateur ou avec l'appareil photo du téléphone.

Droplana relance-t-il les clients pour ce qui manque ? Oui, par défaut. Après 7 jours sans activité sur une liste avec des documents manquants, le client reçoit un e-mail qui les nomme. Au bout de 14 jours, la relance vous revient. Vous pouvez la désactiver.

Droplana est-il conforme au RGPD, avec un DPA ? Droplana est hébergé dans l'UE et aligné sur le RGPD, avec les fichiers en Allemagne et un DPA sur tous les forfaits. Practice et Studio incluent un exemplaire contresigné. La conformité d'ensemble dépend de la façon dont votre cabinet traite les données clients.

Remplace-t-il mon logiciel comptable ou fiscal ? Non. Votre logiciel fait le travail. Droplana est l'endroit où les documents passent entre vous et le client, sans intégration avec un autre logiciel.

Combien ça coûte ? Gratuit pour 3 clients. Forfaits payants avec clients illimités : Solo 19 €, Practice 49 € avec 5 places, Studio 99 € avec 15 places, par mois hors taxes. Les cartes ci-dessous montrent toutes les limites.

Des prix simples (ou commencez gratuitement)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Autres secteurs

Les cabinets comptables partagent souvent des clients avec des courtiers en crédit et des avocats, qui demandent beaucoup des mêmes documents. Droplana est aussi utilisé par les consultants et les agences.