Fini de courir après les documents par e-mail

Droplana est un portail de documents clients pour les entreprises de services professionnels. Chacun de vos clients dispose de son propre portail privé et permanent pour l'échange de documents dans les deux sens. Basé et hébergé dans l'UE, conçu avec la protection des données à l'esprit, pour des entreprises du monde entier. Listes de contrôle de documents, commentaires par fichier et signature de PDF dans le navigateur. Aucune inscription requise pour vos clients.

Pour les cabinets d'expertise comptable et les conseils fiscaux, cela veut dire un endroit par client où les pièces arrivent, où les déclarations et les comptes annuels repartent, et où chacun voit ce qui manque.

Droplana collecte les pièces et permet de rendre le travail terminé. Il ne remplace pas votre logiciel comptable, ne transfère pas automatiquement les écritures et ne sert pas d’archive.

Portail pour comptables : les pièces de la clôture mensuelle

Demandez toutes les pages du relevé de septembre, les factures des nouveaux achats et le récapitulatif des salaires. La liste montre ce qui manque avant de préparer la clôture.

Capture réelle du produit avec des pièces mensuelles fictives. Le client choisit un fichier pour chaque élément manquant.

Sur téléphone, le client peut aussi photographier un justificatif papier. Vérifiez sa lisibilité et signalez les pages manquantes en commentaire sur le fichier. Après le traitement dans votre logiciel comptable, déposez le bilan dans le même portail.

Véritable portail mobile de démonstration de Ledger & Oak, avec des données fictives. Les commandes sont en français ; les noms des pièces créés par l’entreprise de démonstration restent en anglais.

Demande mensuelle à copier

Adaptez le mois et les pièces aux besoins du client :

Pour la clôture de [mois/année], merci de transmettre :

• Les relevés des comptes professionnels convenus, avec toutes les pages.
• Les factures de vente et d’achat, y compris les justificatifs des nouveaux achats.
• Le récapitulatif des salaires, si la mission le nécessite.

Déposez chaque fichier à l’élément correspondant dans le portail. Photographiez les documents papier en entier et de façon lisible. Signalez toute pièce demandée dont vous ne disposez pas.

Comment se déroule une période en Droplana

1. Créez la liste. En début de période, ajoutez une liste de documents au portail de chaque client, ou réutilisez un modèle enregistré pour les clients aux besoins identiques. Le client voit la même liste.

2. Laissez les relances faire le suivi. Si un client ne fait rien pendant 7 jours alors que des documents manquent, il reçoit un e-mail qui nomme ces documents. S'il ne bouge toujours pas, la relance vous revient au bout de 14 jours, et vous savez qui appeler. Dès que le client agit, le blocage est levé.

3. Contrôlez ce qui arrive. Marquez chaque fichier comme « Approuvé » ou « Rejeté ». Un fichier rejeté reste dans le portail, et vous expliquez le motif dans un commentaire sur ce fichier, par exemple « il manque la page 2 ». Le client voit le commentaire à côté du fichier.

4. Rendez le travail terminé. Déposez la déclaration ou les comptes dans le même portail. Si le client doit signer quelque chose, comme une lettre de mission, il peut le faire avec la signature de PDF dans le navigateur, après avoir confirmé son adresse e-mail ou s’être connecté avec Google ou Microsoft. Qui a signé, quand et depuis quelle adresse IP est enregistré, et une page publique permet de vérifier la signature. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée ; pour un document qui en exige une légalement, utilisez un prestataire qualifié.

L'année suivante, vous pouvez réutiliser le même portail. Les anciennes pièces restent disponibles selon leur durée de conservation : Free conserve les fichiers jusqu'à 180 jours après leur envoi. Les forfaits payants actifs n'imposent pas de durée maximale, mais les dates d'expiration, la suppression et les règles de résiliation restent applicables.

Pensé pour un cabinet, pas seulement pour une personne

• Places d'équipe. Practice inclut 5 places et Studio une équipe illimitée, titulaire compris. L'équipe travaille depuis le même tableau de bord, et les clients voient un seul cabinet.
• Journal d'activité. Le titulaire du compte peut consulter et exporter (CSV) depuis Compte → Activité un journal des connexions, visites du portail, dépôts, téléchargements, suppressions, commentaires et validations.
• Votre logo. Votre logo apparaît dans l’en-tête du tableau de bord et du portail client. Une petite mention Droplana reste en pied de page ; les domaines personnalisés ne sont pas pris en charge.
• Clients isolés. Chaque client ne voit que son propre portail. Pas de droits de dossiers à régler, ni à mal régler.
• Prix fixe. Clients illimités sur tous les forfaits payants, sans frais par client. Les clients ne paient jamais.

RGPD et protection des données pour les cabinets comptables

Les fichiers sont stockés en Allemagne et un DPA s’applique à tous les forfaits. Ces caractéristiques ne remplacent pas la vérification des exigences de protection des données et des obligations de votre profession avant d’utiliser le service.

• Stocké en Allemagne. Fichiers, commentaires et métadonnées sont stockés uniquement sur l'infrastructure Hetzner en Allemagne.
• Chiffré au repos. Les fichiers sont chiffrés en transit (TLS) et au repos (AES-256), avec une clé dérivée pour chaque fichier.
• Prestataires européens. Les e-mails passent par Brevo (France) et les paiements par Creem (Estonie). Aucun des deux ne reçoit le contenu des fichiers.
• Société européenne. Droplana est exploité par Ubique d.o.o. à Zagreb, en Croatie, sous droit croate.
• DPA sur tous les forfaits. L'accord de traitement des données s'applique à tous les forfaits, et Practice et Studio incluent un exemplaire contresigné.

La page sécurité (en anglais) explique contre quoi le chiffrement protège, et contre quoi il ne protège pas. Si votre profession a des obligations propres au-delà du RGPD, vérifiez-les avant de transférer les documents de vos clients.

Droplana est disponible en français, allemand, anglais, espagnol et italien. Chaque écran, message d’erreur et e-mail s’affiche dans la langue de la personne qui le lit, pour vous comme pour vos clients.

Quand Droplana n'est pas le bon choix

• Vous cherchez un système unique pour tout le cabinet : CRM, tâches, suivi du temps et facturation. Droplana ne fait pas cela.
• Vous voulez que les fichiers se synchronisent avec votre logiciel fiscal ou comptable. Il n'existe pas de connecteur vers ce logiciel. Un assistant IA ou un outil d'automatisation peut se connecter par le serveur MCP, mais il travaille sur les métadonnées, pas sur le contenu des fichiers, et des webhooks sortants peuvent signaler chaque dépôt ou chaque liste terminée.
• La plupart de vos documents exigent une signature électronique qualifiée.

Si vous hésitez encore sur l'intérêt d'un portail, notre guide des logiciels de portail client explique quoi comparer.

Questions des comptables

Des prix simples (ou commencez gratuitement)

Autres secteurs

Les cabinets comptables partagent souvent des clients avec des courtiers en crédit et des avocats, qui demandent beaucoup des mêmes documents. Droplana est aussi utilisé par les consultants et les agences.