Empieza el proyecto con los datos, no con una semana de correos

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

Para consultores y firmas de asesoría, eso significa un sitio por cliente para los datos con los que empiezas, el trabajo que entregas y la aprobación final.

Un portal por cliente, no por proyecto: usa nombres de archivo claros para distinguir encargos. Droplana no sustituye a la gestión de proyectos ni a un archivo permanente.

Portal para consultores: del encargo al informe final

1. Aclara el encargo. Sube al portal un PDF con las preguntas acordadas para el análisis. Define qué datos necesitas antes de empezar.

2. Pide los documentos. La lista del ejemplo pide el encargo y las preguntas iniciales, el informe anterior y el organigrama. El cliente adjunta cada archivo en el punto correspondiente.

Captura real del producto con datos ficticios. La lista muestra la vista del cliente.

3. Revisa lo recibido y devuelve el informe. La situación inicial recibida aparece junto al encargo y al informe final enviados. Comenta las dudas en el archivo correspondiente. Una revisión se sube como archivo nuevo.

Captura real con archivos ficticios. «Recibido» y «Enviado» indican la dirección del intercambio, no una aceptación contractual.

Petición para tu primer cliente, lista para copiar

Adapta el periodo y los documentos al encargo antes de crear la lista:

Para empezar el análisis necesitamos:

• El encargo y las preguntas que debe responder el informe.
• El informe anterior del periodo acordado.
• El organigrama actual con las funciones implicadas.

Sube cada archivo en el punto correspondiente del portal. Si falta un documento, dinos cuál sigue pendiente. Dejaremos el informe terminado en este mismo portal.

Para otro encargo del mismo cliente, usa nombres como «Estrategia-2026-Informe-final.pdf». Los contactos que añadas al cliente comparten su portal; un nombre de proyecto no crea un espacio con permisos separados.

Cómo funciona un proyecto en Droplana

Antes del arranque. Añade al cliente y una lista de documentos: cuentas del último ejercicio, organigrama, informes anteriores, un acuerdo de confidencialidad firmado. El cliente sube cada punto a su portal. Si pasan 7 días sin movimiento mientras faltan documentos, Droplana le envía la lista por correo. A los 14 días, el recordatorio te llega a ti.

Durante el trabajo. Sigue haciendo modelos en Excel, memorandos en Word y presentaciones donde las hagas siempre. Cuando algo esté listo, súbelo al portal y añade un comentario que diga qué es y qué necesitas del cliente. Los archivos no se modifican después de subirlos, así que una presentación revisada es un archivo nuevo y la versión anterior se conserva.

Aprobación. El cliente marca un entregable como «Aprobado», o lo rechaza con un comentario que dice qué cambiar. Para una propuesta o una solicitud de cambio, el cliente puede usar la firma de PDF en el navegador, una vez que haya confirmado su correo o accedido con Google o Microsoft: la copia firmada se guarda junto al original, con constancia de quién firmó y cuándo. No es una firma electrónica cualificada.

Después del proyecto. Puedes volver a abrir los archivos que sigan conservados. Revisa el plan, las fechas de caducidad y el estado de la suscripción; el portal no sustituye a un archivo permanente.

Quién lo usa

• Consultores de estrategia y gestión: datos de diagnóstico, análisis, presentaciones al consejo, recomendaciones.
• Consultores de operaciones y procesos: documentación de procesos, procedimientos, planes de implantación.
• Consultores de recursos humanos: diseño organizativo, borradores de políticas, documentos confidenciales de empleados.
• Directores financieros externos: modelos de tesorería, informes mensuales, revisiones de presupuesto.
• Consultores tecnológicos: auditorías, recomendaciones de arquitectura, memorandos de selección de proveedores.

Seguridad y acceso

Cada portal de cliente está aislado, y los archivos se cifran en reposo con una clave derivada para cada archivo, en servidores en Alemania. Tú eliges cómo entran los clientes: Strict (predeterminado) exige confirmar el correo en cada dispositivo nuevo, Controlled solo permite enlaces de un solo uso o enlaces mágicos por correo, y Relaxed también permite enlaces permanentes. La página de seguridad (en inglés) explica el cifrado y la protección de datos, incluidos sus límites. El contrato de encargo del tratamiento se aplica en todos los planes.

La aplicación está disponible en español, alemán, francés, inglés e italiano. Cada pantalla, mensaje de error y correo electrónico aparece en el idioma de quien lo lee, para ti y para tus clientes.

Cuándo Droplana no es la opción adecuada

• Buscas gestión de proyectos con tareas, calendarios y control de horas.
• Quieres escribir documentos junto con el cliente en línea. Droplana no es un editor.
• Necesitas saber qué diapositivas ha leído un posible cliente.
• Necesitas que los documentos pasen solos a tu CRM u otras herramientas. No hay un conector listo para usar. Un asistente de IA o una herramienta de automatización puede conectarse a través del servidor MCP, pero trabaja con metadatos, no con el contenido de los archivos.

Si todavía estás valorando si un portal encaja, nuestra guía de software de portal de clientes explica qué comparar.

Preguntas de los consultores

Precios sencillos (o empieza gratis)

Otros sectores

Los consultores que trabajan con agencias para los mismos clientes usan el mismo sistema para entregables y aprobaciones. También lo usan intermediarios hipotecarios, contables y abogados.