Prueba el portal de clientes antes de elegir

Prueba un intercambio completo de documentos

Crea un cliente de prueba y prepara una lista de documentos. Abre después la invitación en otro dispositivo: con la configuración predeterminada, el cliente confirma su correo en cada dispositivo nuevo. No necesita una cuenta de Droplana.

Sube un justificante como cliente. Revísalo desde el acceso del negocio y entrega el informe en el mismo portal. Así pruebas ambos lados antes de invitar a un cliente real.

Interfaz real con datos ficticios. El cliente elige un archivo o hace una foto en cada punto. Después compruebas tú si el documento está completo.

Empieza gratis con hasta 3 clientes: 2 GB, 100 MB por archivo y conservación de cada archivo durante 180 días desde la subida. Solo cuesta 19 € al mes más impuestos e incluye clientes ilimitados, 50 GB y una plaza. Un portal permanente no es un archivo ilimitado.

Qué es un portal de clientes

Un portal de clientes es un espacio privado por cliente para intercambiar documentos en ambos sentidos. Tú dejas documentación. El cliente sube la suya. Ambas partes ven el mismo estado, y el espacio permanece mientras dure la relación.

Lo decisivo es la unidad de organización. Un disco en la nube ordena por carpetas. Una bandeja de entrada ordena por fecha. Un portal de clientes ordena por la relación con el cliente, que es justo el nivel al que se plantea de verdad la pregunta «¿dónde está ese documento?».

Cuándo hace falta y cuándo no

Este es el orden honesto, y puede ahorrarte la compra entera.

No hace falta si tienes tres o cuatro clientes activos, los documentos solo salen, los encargos son cortos y no se repiten, y nunca se ha perdido nada. Una carpeta y el correo bastan. Todo portal tiene un coste de adopción, y ese coste lo paga en buena parte tu cliente.

Sí hace falta en cuanto se cumplen dos de estas condiciones:

• No puedes decir, sin mirar, qué clientes te deben todavía documentación. Es la señal más clara, porque un sistema de correo no puede responder estructuralmente a esa pregunta.
• Los documentos entran con la misma frecuencia con la que salen. La dirección de entrada es donde el correo falla.
• Las relaciones duran años y se repiten: cierre anual, campaña, renovación.
• Buscas con frecuencia documentos que enviaste tú mismo.
• El control de accesos se vuelve un tema: alguien se ha ido y hay documentación de clientes en su buzón.

Antes de comprar nada, tres cambios no cuestan dinero y resuelven buena parte del problema: enviar la lista completa de documentos en un solo mensaje en lugar de tres, decir de forma explícita que una foto hecha con el móvil sirve, y archivar los documentos recibidos el mismo día en un sitio compartido. Si con eso basta, no tenías un problema de herramienta.

Qué revisar antes de elegir

1. ¿Tienen que crear cuenta tus clientes?

El punto más determinante en la práctica y el que menos se comprueba. Cada credencial es un paso en el que un cliente puede quedarse parado, y eso no se manifiesta como una queja sino como una falta de respuesta.

Pruébalo con tu cliente menos hábil con la tecnología, no contigo. Ese cliente marca el ritmo de todos los demás.

2. ¿El intercambio funciona realmente en ambos sentidos?

Algunas herramientas se llaman portal y son herramientas de entrega: el cliente descarga pero no sube. Si tu problema es recoger documentación (y en asesoría, abogacía y correduría casi siempre lo es), esa es exactamente la mitad que falta.

3. ¿El cliente ve lo que falta?

Una lista que solo ves tú no mueve nada. Una lista que ve el cliente convierte la insistencia en algo que él puede resolver solo, en el momento en que casualmente tiene los papeles delante. Ese momento casi nunca coincide con tu correo de recordatorio.

4. ¿Dónde están los datos, copias de seguridad incluidas?

No «en Europa», sino en qué país y con qué proveedor, y por separado: ¿dónde están las copias de seguridad? Es la brecha más habitual entre lo que se anuncia y lo que ocurre. Pregunta además con qué entidad jurídica firmas el contrato y a qué derecho está sujeta. Una empresa estadounidense puede almacenar datos en Fráncfort; eso responde a la pregunta del lugar, no a la de la nacionalidad del proveedor.

5. ¿Hay contrato de encargado, y qué subencargados?

El artículo 28 del RGPD exige el contrato. Pide además la lista de subencargados con sus ubicaciones: almacenamiento, envío de correo, pagos, registro de errores. Esa lista la necesitas de todos modos para tu registro de actividades de tratamiento y para los cuestionarios de proveedores que te mandan tus clientes.

6. ¿Qué ocurre si cancelas?

Dos fechas, no una: cuándo desaparecen los datos del servicio activo y cuándo desaparecen de las copias de seguridad. Y: ¿existe una exportación que devuelva todo en una operación, o «puedes descargar tus archivos» significa abrirlos de uno en uno?

7. ¿Cómo es la estructura de precios?

¿Por usuario o por empresa? Se decide con tu estructura: un despacho de doce personas con cuarenta clientes queda bien representado por un precio por usuario. Un despacho de dos personas con cuatrocientos clientes no, porque ese modelo mide el lado equivocado del negocio.

Revisa la protección de datos antes de empezar

Los archivos, comentarios y metadatos se almacenan en Alemania. Todos los planes incluyen un DPA. Revisa también tus reglas de acceso, plazos de conservación y requisitos para proveedores. La ubicación de los datos no demuestra por sí sola que todo tu proceso cumpla tus obligaciones.

Dónde encaja Droplana

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

En concreto:

• Sin cuenta ni contraseña para el cliente. En el nivel predeterminado, Estricto, el cliente confirma su correo en cada dispositivo nuevo. Después, el navegador verificado se recuerda durante 90 días.
• Tres niveles de seguridad. Las cuentas nuevas están en Estricto: verificación por correo en cada dispositivo nuevo. Controlado admite solo enlaces de un uso o por correo. Relajado admite además enlaces permanentes, una decisión que se activa para trabajos menos sensibles, no una configuración por defecto.
• Una lista de documentos visible para el cliente, definida por cliente, con recordatorios activados por defecto: al cliente tras 7 días sin actividad, a ti a los 14 días.
• Comentarios y estado por archivo, para que «falta la última página» quede pegado al documento y no perdido en un hilo de correo.
• Firma de PDF en el navegador, con página de verificación pública.
• Almacenamiento exclusivamente en Hetzner, en Alemania, cifrado en reposo con una clave derivada para cada archivo. Operado por Ubique d.o.o., empresa registrada en Croacia, UE. Contrato de encargado en todos los planes, firmado por ambas partes en Practice y Studio.
• Precio fijo por empresa, clientes ilimitados en todos los planes de pago: Solo 19 EUR al mes con 50 GB, Practice 49 EUR con 250 GB y 5 asientos, Studio 99 EUR con 1 TB y equipo ilimitado, más impuestos. El pago anual equivale a diez meses. El plan gratuito cubre 3 clientes y 2 GB, y cada archivo se conserva 180 días desde su subida.
• Idiomas. La aplicación está disponible en español, alemán, francés, inglés e italiano. Cada pantalla, mensaje de error y correo electrónico aparece en el idioma de quien lo lee, para ti y para tus clientes.

Dónde no encaja Droplana

Esta es la parte más útil de la página.

• No es un gestor documental. Droplana guarda lo que intercambias con clientes. Papeles de trabajo internos, ejercicios archivados, permisos y plazos de conservación gestionados de forma centralizada sobre todo el fondo: para eso necesitas un gestor documental.
• Ningún conector con tu software de despacho. Nada se sincroniza automáticamente. Un asistente de IA o una herramienta de automatización puede conectarse a través del servidor MCP, pero trabaja con metadatos, no con el contenido de los archivos.
• Ni gestión de proyectos, ni gestión de tareas, ni chat, ni editor de documentos.
• No es firma electrónica cualificada. La firma en el navegador registra quién firmó, cuándo, desde qué IP y con qué inicio de sesión, con página de verificación pública, pero sin certificado y sin verificación de identidad más allá del acceso. Donde se exija una firma cualificada conforme a eIDAS, usa un proveedor especializado.
• Sin cifrado de extremo a extremo. El cifrado en reposo protege frente a una brecha en la plataforma de almacenamiento, no frente a un compromiso del servidor de aplicación, donde la clave maestra convive con las credenciales de almacenamiento. Si necesitas que el proveedor no pueda leer técnicamente el contenido, necesitas un producto de conocimiento cero.
• No es archivo a largo plazo. El almacenamiento está limitado por plan, sin facturación por exceso.

Para qué despachos y empresas

Sobre todo asesorías y contabilidad, despachos de abogados, consultoría e intermediación hipotecaria o asesoramiento financiero: allí donde el mismo cliente vuelve a enviar documentación año tras año. También puede encajar con agencias que intercambian entregables y comentarios con sus clientes.

Páginas relacionadas: para contabilidad, para abogados, para consultores, para intermediarios hipotecarios y para agencias.

¿Encaja Droplana con tu trabajo?

Lo que necesitas	Lo que ofrece Droplana
Intercambio habitual con un mismo cliente	Un portal privado por cliente para enviar y recibir
Pedir documentos que faltan	Lista visible y comentarios en cada archivo
Trabajo en equipo	Clientes compartidos por el equipo, sin roles por asunto
Proyectos, CRM o sincronización	Sin gestión de proyectos ni CRM, y sin conector listo para usar; el servidor MCP conecta un asistente de IA con los metadatos
Firma cualificada o archivo a largo plazo	Necesitas otra solución para ese requisito

Preguntas para elegir

¿Qué es un portal de clientes?

Un espacio privado y permanente por cliente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Tú dejas documentación, el cliente sube la suya, y ambas partes ven el mismo estado en todo momento. La unidad de organización es la relación con el cliente, no la carpeta ni la fecha.

¿Cuándo compensa de verdad un portal de clientes?

Cuando los mismos clientes envían documentación con frecuencia y tú les devuelves informes o entregables. Prueba si un enlace propio, la lista visible y los comentarios simplifican tus carpetas y correos actuales.

¿Necesito un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor?

Droplana incluye un DPA en todos los planes. Lee el contrato y la lista de subencargados antes de trabajar con datos de clientes y comprueba si responden a tus requisitos.

¿Alojar en la UE equivale a cumplir el RGPD?

No. Droplana guarda archivos, comentarios y metadatos en Alemania. Revisa también tus reglas de acceso, plazos de conservación y requisitos de tratamiento; la ubicación por sí sola no basta.

¿Tienen que crear una cuenta los clientes?

Los clientes no necesitan una cuenta de Droplana. En el nivel predeterminado, Estricto, confirman su correo en cada dispositivo nuevo. Después, el navegador verificado se recuerda durante 90 días.

Nuestros precios sencillos (o empieza gratis)

En Free, cada archivo caduca 180 días después de subirlo. Tus clientes y su acceso siguen activos, por lo que puedes seguir compartiendo archivos nuevos. Los planes de pago activos no imponen un plazo de conservación. Siguen aplicándose las fechas de caducidad, las eliminaciones y las reglas de cancelación; una dirección permanente del portal no garantiza archivos disponibles para siempre. El tamaño del equipo te incluye. Sin gastos de configuración ni cargos automáticos por exceso de uso. Precios sin los impuestos aplicables.

Comparar los detalles de los planes

Límites y servicios de los planes. El tamaño del equipo incluye al propietario.

Incluido	Free	Solo	Practice	Studio
Tamaño del equipo	Solo tú	Solo tú	5	Sin límite
Clientes	3	Sin límite	Sin límite	Sin límite
Almacenamiento	2 GB	50 GB	250 GB	1 TB
Tamaño máximo de archivo	100 MB	1 GB	2 GB	5 GB
Conservación de archivos	180 días desde la subida	Sin límite	Sin límite	Sin límite
Tu dirección de Droplana	Incluye un sufijo aleatorio	El nombre que elijas	El nombre que elijas	El nombre que elijas
Acuerdo de tratamiento de datos	Estándar	Estándar	Disponible con contrafirma	Disponible con contrafirma
Soporte	Correo electrónico	Correo electrónico	Prioritario	Prioritario
Llamada de ayuda para la configuración	No incluido	No incluido	No incluido	Incluido

¿Necesitas más almacenamiento?

Añade 500 GB por 15 €/mes + impuestos, o 150 €/año + impuestos. Cada complemento también aumenta el tamaño máximo de archivo a 5 GB.

Disponible en todos los planes de pago desde la página de facturación. Puedes añadir varios, con 500 GB adicionales cada uno. El tamaño del equipo no cambia.