El portal de clientes, explicado

Qué es un portal de clientes

Un portal de clientes es un espacio privado por cliente para intercambiar documentos en ambos sentidos. Tú dejas documentación. El cliente sube la suya. Ambas partes ven el mismo estado, y el espacio permanece mientras dure la relación.

Lo decisivo es la unidad de organización. Un disco en la nube ordena por carpetas. Una bandeja de entrada ordena por fecha. Un portal de clientes ordena por la relación con el cliente, que es justo el nivel al que se plantea de verdad la pregunta «¿dónde está ese documento?».

Cuándo hace falta y cuándo no

Este es el orden honesto, y puede ahorrarte la compra entera.

No hace falta si tienes tres o cuatro clientes activos, los documentos solo salen, los encargos son cortos y no se repiten, y nunca se ha perdido nada. Una carpeta y el correo bastan. Todo portal tiene un coste de adopción, y ese coste lo paga en buena parte tu cliente.

Sí hace falta en cuanto se cumplen dos de estas condiciones:

• No puedes decir, sin mirar, qué clientes te deben todavía documentación. Es la señal más clara, porque un sistema de correo no puede responder estructuralmente a esa pregunta.
• Los documentos entran con la misma frecuencia con la que salen. La dirección de entrada es donde el correo falla.
• Las relaciones duran años y se repiten: cierre anual, campaña, renovación.
• Buscas con frecuencia documentos que enviaste tú mismo.
• El control de accesos se vuelve un tema: alguien se ha ido y hay documentación de clientes en su buzón.

Antes de comprar nada, tres cambios no cuestan dinero y resuelven buena parte del problema: enviar la lista completa de documentos en un solo mensaje en lugar de tres, decir de forma explícita que una foto hecha con el móvil sirve, y archivar los documentos recibidos el mismo día en un sitio compartido. Si con eso basta, no tenías un problema de herramienta.

Qué revisar antes de elegir

1. ¿Tienen que crear cuenta tus clientes?

El punto más determinante en la práctica y el que menos se comprueba. Cada credencial es un paso en el que un cliente puede quedarse parado, y eso no se manifiesta como una queja sino como una falta de respuesta.

Pruébalo con tu cliente menos hábil con la tecnología, no contigo. Ese cliente marca el ritmo de todos los demás.

2. ¿El intercambio funciona realmente en ambos sentidos?

Algunas herramientas se llaman portal y son herramientas de entrega: el cliente descarga pero no sube. Si tu problema es recoger documentación (y en asesoría, abogacía y correduría casi siempre lo es), esa es exactamente la mitad que falta.

3. ¿El cliente ve lo que falta?

Una lista que solo ves tú no mueve nada. Una lista que ve el cliente convierte la insistencia en algo que él puede resolver solo, en el momento en que casualmente tiene los papeles delante. Ese momento casi nunca coincide con tu correo de recordatorio.

4. ¿Dónde están los datos, copias de seguridad incluidas?

No «en Europa», sino en qué país y con qué proveedor, y por separado: ¿dónde están las copias de seguridad? Es la brecha más habitual entre lo que se anuncia y lo que ocurre. Pregunta además con qué entidad jurídica firmas el contrato y a qué derecho está sujeta. Una empresa estadounidense puede almacenar datos en Fráncfort; eso responde a la pregunta del lugar, no a la de la nacionalidad del proveedor.

5. ¿Hay contrato de encargado, y qué subencargados?

El artículo 28 del RGPD exige el contrato. Pide además la lista de subencargados con sus ubicaciones: almacenamiento, envío de correo, pagos, registro de errores. Esa lista la necesitas de todos modos para tu registro de actividades de tratamiento y para los cuestionarios de proveedores que te mandan tus clientes.

6. ¿Qué ocurre si cancelas?

Dos fechas, no una: cuándo desaparecen los datos del servicio activo y cuándo desaparecen de las copias de seguridad. Y: ¿existe una exportación que devuelva todo en una operación, o «puedes descargar tus archivos» significa abrirlos de uno en uno?

7. ¿Cómo es la estructura de precios?

¿Por usuario o por empresa? Se decide con tu estructura: un despacho de doce personas con cuarenta clientes queda bien representado por un precio por usuario. Un despacho de dos personas con cuatrocientos clientes no, porque ese modelo mide el lado equivocado del negocio.

RGPD: qué resuelve la ubicación y qué no

Un atajo frecuente: alojado en la UE, luego conforme al RGPD. No es así.

El RGPD regula cómo se tratan los datos personales, y se aplica también a tratamientos realizados fuera de la UE. La ubicación importa para el capítulo V, que regula las transferencias fuera de la UE y el EEE. Si los datos permanecen en la UE, esas reglas sencillamente no se activan, y desaparece todo un bloque de análisis: mecanismo de transferencia, cláusulas contractuales tipo, medidas complementarias. Es un alivio real.

Pero no convierte a nadie en conforme. Un servicio con servidores en Irlanda puede conservar datos demasiado tiempo, protegerlos mal o comunicarlos a quien no debe. Y tu propia conformidad depende de tu base jurídica, tu información a los interesados, tus plazos de conservación y de quién en tu despacho puede abrir qué expediente.

Formulación honesta: alojar en la UE elimina un problema concreto y acorta una conversación con un cliente. Nada más, pero no es poco.

Dónde encaja Droplana

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

En concreto:

• Sin cuenta ni contraseña para el cliente. Un enlace permanente por cliente, confirmado con enlace mágico por correo o con una cuenta de Google o Microsoft que ya tenga; después el dispositivo queda recordado 90 días.
• Tres niveles de seguridad. Las cuentas nuevas están en Estricto: verificación por correo en cada dispositivo nuevo. Controlado admite solo enlaces de un uso o por correo. Relajado admite además enlaces permanentes, una decisión que se activa para trabajos menos sensibles, no una configuración por defecto.
• Una lista de documentos visible para el cliente, definida por cliente.
• Comentarios y estado por archivo, para que «falta la última página» quede pegado al documento y no perdido en un hilo de correo.
• Firma de PDF en el navegador, con página de verificación pública.
• Almacenamiento exclusivamente en Hetzner, en Alemania, cifrado en reposo con una clave derivada por cliente. Operado por Ubique d.o.o., empresa registrada en Croacia, UE. Contrato de encargado en todos los planes, firmado por ambas partes en Practice y Studio.
• Precio fijo por empresa, clientes ilimitados en todos los planes de pago: Solo 19 EUR al mes con 50 GB, Practice 49 EUR con 250 GB y 5 asientos, Studio 99 EUR con 1 TB y 15 asientos, más impuestos. El pago anual equivale a diez meses. El plan gratuito cubre 3 clientes y 2 GB, con 90 días de conservación máxima.

Dónde no encaja Droplana

Esta es la parte más útil de la página.

• No es un gestor documental. Droplana guarda lo que intercambias con clientes. Papeles de trabajo internos, ejercicios archivados, permisos y plazos de conservación gestionados de forma centralizada sobre todo el fondo: para eso necesitas un gestor documental.
• Sin integraciones y sin API pública. Nada se sincroniza automáticamente con tu software de despacho.
• Ni gestión de proyectos, ni gestión de tareas, ni chat, ni editor de documentos.
• No es firma electrónica cualificada. La firma en el navegador registra quién firmó, cuándo, desde qué IP y con qué inicio de sesión, con página de verificación pública, pero sin certificado y sin verificación de identidad más allá del acceso. Donde se exija una firma cualificada conforme a eIDAS, usa un proveedor especializado.
• Sin cifrado de extremo a extremo. El cifrado en reposo protege frente a una brecha en la plataforma de almacenamiento, no frente a un compromiso del servidor de aplicación, donde la clave maestra convive con las credenciales de almacenamiento. Si necesitas que el proveedor no pueda leer técnicamente el contenido, necesitas un producto de conocimiento cero.
• No es archivo a largo plazo. El almacenamiento está limitado por plan, sin facturación por exceso.

Para qué despachos y empresas

Sobre todo asesorías y contabilidad, despachos de abogados, consultoría e intermediación hipotecaria o asesoramiento financiero: allí donde el mismo cliente vuelve a enviar documentación año tras año. Las agencias y otras empresas con trato directo lo usan para entregables y comentarios.

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