Un portal seguro por cliente

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

Para despachos de abogados y abogados independientes, eso significa un sitio por cliente para hojas de encargo, documentos de identidad, pruebas, borradores y documentos firmados, con un acceso que tú controlas y puedes cerrar en cualquier momento.

Cómo se mueven hoy los documentos de los clientes

La mayoría de los despachos pequeños han probado alguna mezcla de esto:

• Adjuntos de correo. Chocan con límites de tamaño, se pierden, y un cliente reenvía la versión equivocada.
• Carpetas compartidas de Drive o Dropbox. Los permisos se desordenan y nadie sabe con certeza quién sigue teniendo acceso.
• Apps de mensajería. Un documento firmado acaba en el mismo chat que las fotos familiares.
• Grandes sistemas de gestión documental. Pensados para despachos grandes, con precio por usuario y lentos de implantar.

Un despacho pequeño necesita algo más sencillo: un sitio privado por cliente donde los documentos entran y salen, los comentarios se quedan con el archivo y se ve qué falta. Nuestra guía de software de portal de clientes explica qué comparar.

Cómo funciona un asunto nuevo en Droplana

1. Añade al cliente. Con un nombre y un correo electrónico se crea su portal.

2. Pide los documentos. Añade una lista de documentos: poder firmado, copia del DNI, el contrato en disputa, pruebas. El cliente sube archivos desde el ordenador o fotografía papel con el móvil. Si pasa 7 días sin hacer nada mientras faltan documentos, recibe un correo que los nombra. A los 14 días, el recordatorio te llega a ti.

3. Revisa y comenta. Marca cada archivo como «Aprobado» o «Rechazado». Un archivo rechazado se queda en el portal, y tu comentario en él dice qué está mal. Los comentarios solo los ven tu despacho y ese cliente.

4. Consigue la firma. Sube la hoja de encargo o una declaración y el cliente la firma con la firma de PDF en el navegador: escribir, dibujar o subir una firma, y guardar. Droplana registra quién firmó, cuándo y desde qué IP. Antes de firmar, el cliente tiene que haber confirmado su correo o haber entrado con Google o Microsoft. No es una firma electrónica cualificada. Para un documento que la exija por ley, usa un proveedor cualificado para ese documento y lleva el resto del asunto en el portal.

5. Cierra el asunto. Revoca el acceso del cliente cuando termine el trabajo. Los archivos se quedan en tu despacho, y en los planes de pago no hay límite de conservación.

Pensado para trabajo confidencial

• Niveles de seguridad. Strict, el predeterminado, exige confirmar el correo en cada dispositivo nuevo. Controlled solo permite enlaces de un solo uso o enlaces mágicos por correo. Relaxed también permite enlaces permanentes para trabajo menos sensible.
• Cifrado. Los archivos se cifran en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256), con una clave derivada para cada cliente. La base de datos, la configuración y los registros están en volúmenes de disco cifrados.
• Nada se sobrescribe por error. Los archivos no se pueden modificar después de subirlos. Una versión nueva es un archivo nuevo, y las anteriores se conservan.
• Plazas de equipo. Practice incluye 5 plazas y Studio 15, contando al titular. Los clientes ven un solo despacho.

La página de seguridad (en inglés) explica contra qué protege el cifrado y contra qué no.

RGPD y protección de datos para despachos de abogados

Un despacho es responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes. Una herramienta que guarda esos documentos por ti es encargada del tratamiento, así que el artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargo.

• Almacenado en Alemania. Archivos, comentarios y metadatos se guardan solo en infraestructura de Hetzner en Alemania.
• Proveedores de la UE. El correo pasa por Brevo (Francia) y los pagos por Creem (Estonia). Ninguno recibe el contenido de los archivos.
• Empresa de la UE. Droplana lo opera Ubique d.o.o. en Zagreb, Croacia, bajo la ley croata.
• DPA en todos los planes. El contrato de encargo del tratamiento se aplica a todos los planes, y Practice y Studio incluyen una copia firmada por ambas partes.

Si tu ejercicio profesional tiene normas propias además del RGPD, por ejemplo sobre secreto profesional al contratar proveedores, revísalas antes de trasladar los expedientes.

Cuándo Droplana no es la opción adecuada

• Necesitas gestión del despacho: control de horas, facturación, conflictos de intereses, agenda. Droplana no hace nada de eso.
• Necesitas que los documentos se sincronicen con tu gestor de expedientes. No hay integraciones ni API pública.
• La mayoría de tus documentos exigen por ley una firma electrónica cualificada.
• Quieres editar documentos a la vez en línea. Droplana guarda e intercambia archivos; no es un editor.

Preguntas de los abogados

¿Sustituye a nuestro software de gestión? No. Tu software de gestión lleva el despacho. Droplana es donde los documentos pasan entre tú y el cliente, sin integraciones entre ambos.

¿Puede un cliente firmar una hoja de encargo en Droplana? Sí, con la firma de PDF en el navegador, después de confirmar su correo. La firma queda registrada y se puede comprobar en una página pública. No es una firma electrónica cualificada.

¿Cumple el RGPD y hay contrato de encargo? Droplana está alojado en la UE y alineado con el RGPD, con los archivos en Alemania y DPA en todos los planes. Practice y Studio incluyen una copia firmada. El cumplimiento global depende de cómo trate tu despacho los datos de sus clientes.

¿Cómo controlo quién abre un portal? Elige Strict, Controlled o Relaxed para el despacho. Strict, el predeterminado, exige confirmar el correo en cada dispositivo nuevo. Puedes revocar el acceso en cualquier momento, con efecto inmediato.

¿Qué pasa cuando termina un asunto? Revoca el acceso y el cliente ya no puede entrar. Los archivos se quedan en tu despacho, sin límite de conservación en los planes de pago.

Precios sencillos (o empieza gratis)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Otros sectores

Los despachos que trabajan con contables y asesores fiscales sobre los mismos clientes suelen usar un portal por cliente para ambos. Droplana también se usa por intermediarios hipotecarios, en consultoría y en agencias.