Un portal seguro por cliente

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

Para despachos de abogados y abogados independientes, eso significa un sitio por cliente para hojas de encargo, documentos de identidad, pruebas, borradores y documentos firmados, con un acceso que tú controlas y puedes cerrar en cualquier momento.

Revisa primero los límites de acceso: los miembros del equipo pueden ver los clientes y archivos del despacho. No hay permisos por expediente ni barreras de confidencialidad internas. El portal pertenece a un cliente, no a un asunto.

Los contactos añadidos a un cliente comparten su portal. Revisa los límites en la guía de portales de clientes antes de invitar al primer cliente.

Portal para abogados: una petición concreta de documentos

Para revisar una disputa contractual, pide el contrato y sus anexos, la correspondencia previa y una cronología. Solicita solo los documentos necesarios para el asunto.

Captura real del producto con documentos ficticios. La lista muestra al cliente las tres peticiones pendientes.

Con Strict, el nivel predeterminado, el cliente confirma su correo en un dispositivo nuevo y sube los documentos. Si falta un anexo, coméntalo en el archivo correspondiente. Devuelve tu borrador o informe al mismo portal. La lista organiza la petición; no crea un expediente separado con permisos propios.

Cómo funciona un asunto nuevo en Droplana

1. Añade al cliente. Con un nombre y un correo electrónico se crea su portal.

2. Pide los documentos. Añade una lista de documentos: poder firmado, copia del DNI, el contrato en disputa, pruebas. El cliente sube archivos desde el ordenador o fotografía papel con el móvil. Si pasa 7 días sin hacer nada mientras faltan documentos, recibe un correo que los nombra. A los 14 días, el recordatorio te llega a ti. Si fijas una fecha límite, además se prepara un recordatorio dos días antes y otro el mismo día; llega al cliente con su siguiente correo y se cancela en cuanto el documento está entregado.

3. Revisa y comenta. Marca cada archivo como «Aprobado» o «Rechazado». Un archivo rechazado se queda en el portal, y tu comentario en él dice qué está mal. Los comentarios solo los ven tu despacho y ese cliente.

4. Consigue la firma. Sube la hoja de encargo o una declaración y el cliente la firma con la firma de PDF en el navegador: escribir, dibujar o subir una firma, y guardar. Droplana registra quién firmó, cuándo y desde qué IP. Antes de firmar, el cliente tiene que haber confirmado su correo o haber entrado con Google o Microsoft. No es una firma electrónica cualificada. Para un documento que la exija por ley, usa un proveedor cualificado para ese documento y lleva el resto del asunto en el portal.

5. Cierra el asunto. Revoca el acceso cuando el cliente ya no deba abrir el portal. Free conserva cada archivo hasta 180 días desde su subida. Los planes de pago no tienen un plazo fijo mientras la suscripción esté activa; siguen aplicándose las caducidades, eliminaciones y reglas de cancelación. Exporta los documentos que debas archivar.

Pensado para trabajo confidencial

• Niveles de seguridad. Strict, el predeterminado, exige confirmar el correo en cada dispositivo nuevo. Controlled solo permite enlaces de un solo uso o enlaces mágicos por correo. Relaxed también permite enlaces permanentes para trabajo menos sensible.
• Cifrado. Los archivos se cifran en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256), con una clave derivada para cada archivo. La base de datos, la configuración y los registros están en volúmenes de disco cifrados.
• Nada se sobrescribe por error. Los archivos no se pueden modificar después de subirlos. Una versión nueva es un archivo nuevo, y las anteriores se conservan.
• Plazas de equipo. Practice incluye 5 plazas y Studio un equipo ilimitado, contando al titular. Los clientes ven un solo despacho.

La página de seguridad (en inglés) explica contra qué protege el cifrado y contra qué no.

RGPD y protección de datos para despachos de abogados

Los archivos se almacenan en Alemania y el DPA se aplica en todos los planes. Estas características no sustituyen la revisión de los requisitos de protección de datos y de tu profesión antes de usar el servicio.

• Almacenado en Alemania. Archivos, comentarios y metadatos se guardan solo en infraestructura de Hetzner en Alemania.
• Proveedores de la UE. El correo pasa por Brevo (Francia) y los pagos por Creem (Estonia). Ninguno recibe el contenido de los archivos.
• Empresa de la UE. Droplana lo opera Ubique d.o.o. en Zagreb, Croacia, bajo la ley croata.
• DPA en todos los planes. El contrato de encargo del tratamiento se aplica a todos los planes, y Practice y Studio incluyen una copia firmada por ambas partes.

Si tu ejercicio profesional tiene normas propias además del RGPD, por ejemplo sobre secreto profesional al contratar proveedores, revísalas antes de trasladar los expedientes.

La aplicación está disponible en español, alemán, francés, inglés e italiano. Cada pantalla, mensaje de error y correo electrónico aparece en el idioma de quien lo lee, para ti y para tus clientes.

Cuándo Droplana no es la opción adecuada

• Necesitas gestión del despacho: control de horas, facturación, conflictos de intereses, agenda. Droplana no hace nada de eso.
• Necesitas que los documentos se sincronicen con tu gestor de expedientes. No hay un conector con tu gestor de expedientes. Un asistente de IA o una herramienta de automatización puede conectarse a través del servidor MCP, pero trabaja con metadatos, no con el contenido de los archivos.
• La mayoría de tus documentos exigen por ley una firma electrónica cualificada.
• Quieres editar documentos a la vez en línea. Droplana guarda e intercambia archivos; no es un editor.

Preguntas de los abogados

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Otros sectores

Otros ejemplos de intercambio de documentos: contabilidad, intermediación hipotecaria, consultoría y agencias.