Se acabó perseguir documentos por correo electrónico

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

Para despachos contables, gestorías y asesorías fiscales, eso significa un sitio por cliente donde entran los justificantes, salen las declaraciones y las cuentas anuales, y los dos veis qué falta.

Droplana reúne documentos y devuelve el trabajo terminado. No sustituye a tu software contable, no transfiere asientos automáticamente y no es un archivo permanente.

Portal para contables: documentos para el cierre mensual

Pide todas las páginas del extracto de septiembre, las facturas de nuevas compras y el resumen de nóminas. La lista muestra qué falta antes de preparar el cierre.

Captura real del producto con documentos mensuales ficticios. El cliente elige un archivo para cada punto pendiente.

Desde el móvil, el cliente también puede fotografiar un justificante en papel. Comprueba que se lea bien y comenta las páginas que falten en ese archivo. Después de trabajar en tu software contable, devuelve el balance al mismo portal.

Portal móvil real de demostración de Ledger & Oak, con datos ficticios. Los controles están en español; los nombres de documentos creados por la empresa de ejemplo están en inglés.

Petición mensual lista para copiar

Adapta el mes y las necesidades de cada cliente:

Para el cierre de [mes/año], necesitamos:

• Los extractos de las cuentas de empresa acordadas, con todas las páginas.
• Las facturas emitidas y recibidas, incluidos los justificantes de nuevas compras.
• El resumen de nóminas, si corresponde a este encargo.

Sube cada archivo en el punto correspondiente del portal. Fotografía el papel completo y legible. Avísanos si no dispones de alguno de los documentos solicitados.

Cómo funciona un trimestre o un cierre en Droplana

1. Crea la lista. Al empezar el periodo, añade una lista de documentos al portal de cada cliente, o reutiliza una plantilla guardada para clientes con las mismas necesidades. El cliente ve la misma lista.

2. Deja que los recordatorios insistan por ti. Si un cliente no hace nada durante 7 días mientras faltan documentos, recibe un correo que nombra esos documentos. Si sigue sin moverse, a los 14 días el recordatorio te llega a ti y sabes a quién llamar. En cuanto el cliente actúa, el bloqueo se resuelve.

3. Revisa lo recibido. Marca cada archivo como «Aprobado» o «Rechazado». Un archivo rechazado se queda en el portal, y explicas el motivo en un comentario sobre ese archivo, por ejemplo «falta la página 2». El cliente ve el comentario junto al archivo.

4. Entrega el trabajo terminado. Sube la declaración o las cuentas al mismo portal. Si el cliente tiene que firmar algo, como una hoja de encargo, puede hacerlo con la firma de PDF en el navegador, una vez que haya confirmado su correo o accedido con Google o Microsoft. Queda registrado quién firmó, cuándo y desde qué IP, y una página pública permite comprobar el registro. No es una firma electrónica cualificada; para un documento que la exija por ley, usa un proveedor cualificado.

El año siguiente puedes usar el mismo portal. Los documentos anteriores siguen disponibles según su conservación: Free guarda cada archivo hasta 180 días desde su subida. Los planes de pago activos no imponen un plazo máximo, pero siguen aplicándose las fechas de caducidad, la eliminación y las reglas de cancelación.

Pensado para un despacho, no solo para una persona

• Plazas de equipo. Practice incluye 5 plazas y Studio un equipo ilimitado, contando al titular. El equipo trabaja desde el mismo panel y los clientes ven un solo despacho.
• Registro de actividad. El titular de la cuenta puede ver y exportar (CSV) un registro de accesos, visitas al portal, subidas, descargas, eliminaciones, comentarios y aprobaciones desde Cuenta → Actividad.
• Tu logo. Tu logo aparece en la cabecera del panel y del portal del cliente. Se mantiene una pequeña mención a Droplana en el pie; no se admiten dominios propios.
• Clientes aislados. Cada cliente ve solo su propio portal. No hay permisos de carpetas que configurar ni que equivocar.
• Precio fijo. Clientes ilimitados en todos los planes de pago, sin tarifa por cliente. Los clientes nunca pagan.

RGPD y protección de datos para despachos contables

Los archivos se almacenan en Alemania y el DPA se aplica en todos los planes. Estas características no sustituyen la revisión de los requisitos de protección de datos y de tu profesión antes de usar el servicio.

• Almacenado en Alemania. Archivos, comentarios y metadatos se guardan solo en infraestructura de Hetzner en Alemania.
• Cifrado. Los archivos se cifran en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256), con una clave derivada para cada archivo.
• Proveedores de la UE. El correo pasa por Brevo (Francia) y los pagos por Creem (Estonia). Ninguno recibe el contenido de los archivos.
• Empresa de la UE. Droplana lo opera Ubique d.o.o. en Zagreb, Croacia, bajo la ley croata.
• DPA en todos los planes. El contrato de encargo del tratamiento se aplica a todos los planes, y Practice y Studio incluyen una copia firmada por ambas partes.

La página de seguridad (en inglés) explica contra qué protege el cifrado y contra qué no. Si tu actividad tiene obligaciones sectoriales además del RGPD, revísalas antes de trasladar los documentos de tus clientes.

La aplicación está disponible en español, alemán, francés, inglés e italiano. Cada pantalla, mensaje de error y correo electrónico aparece en el idioma de quien lo lee, para ti y para tus clientes.

Cuándo Droplana no es la opción adecuada

• Buscas un único sistema para todo el despacho: CRM, tareas, control de horas y facturación. Droplana no lo hace.
• Necesitas que los archivos se sincronicen con tu software fiscal o contable. No hay un conector con tu software fiscal o contable. Un asistente de IA o una herramienta de automatización puede conectarse a través del servidor MCP, pero trabaja con metadatos, no con el contenido de los archivos.
• La mayoría de tus documentos requieren firma electrónica cualificada.

Si todavía dudas de si un portal compensa, nuestra guía de software de portal de clientes explica qué comparar.

Preguntas de los contables

Precios sencillos (o empieza gratis)

Otros sectores

Los despachos contables suelen compartir clientes con intermediarios hipotecarios y abogados, que piden muchos de los mismos documentos. Droplana también se usa en consultoría y en agencias.