Se acabó perseguir documentos por correo electrónico

Droplana es un portal de documentos para clientes de empresas de servicios profesionales. Cada uno de tus clientes recibe su propio portal privado y permanente para el intercambio de documentos en ambos sentidos. Con base y alojamiento en la UE, pensado con la protección de datos en mente, para empresas de todo el mundo. Listas de comprobación de documentos, comentarios por archivo y firma de PDF en el navegador. Sin registro para tus clientes.

Para despachos contables, gestorías y asesorías fiscales, eso significa un sitio por cliente donde entran los justificantes, salen las declaraciones y las cuentas anuales, y los dos veis qué falta.

Por qué la recogida de documentos por correo sigue fallando

Si llevas un despacho contable o fiscal, conoces este patrón:

• Envías la lista de lo que necesitas. El cliente responde hoy con un extracto y la semana que viene con dos facturas, cada una en un correo distinto.
• Un ticket llega como foto borrosa por WhatsApp, sin nombre ni fecha.
• Envías por correo una declaración terminada. Tres meses después, el cliente te pide que se la reenvíes.
• Una carpeta compartida de Drive funciona hasta que el cliente cambia de correo o un antiguo empleado sigue teniendo acceso.

Con 40 o 100 clientes cerca de un plazo, saber quién ha enviado qué se convierte en un trabajo en sí mismo. Un portal reúne todo el intercambio de cada cliente en un solo sitio, en orden de fecha.

Cómo funciona un trimestre o un cierre en Droplana

1. Crea la lista. Al empezar el periodo, añade una lista de documentos al portal de cada cliente, o reutiliza una plantilla guardada para clientes con las mismas necesidades. El cliente ve la misma lista.

2. Deja que los recordatorios insistan por ti. Si un cliente no hace nada durante 7 días mientras faltan documentos, recibe un correo que nombra esos documentos. Si sigue sin moverse, a los 14 días el recordatorio te llega a ti y sabes a quién llamar. En cuanto el cliente actúa, el bloqueo se resuelve.

3. Revisa lo recibido. Marca cada archivo como «Aprobado» o «Rechazado». Un archivo rechazado se queda en el portal, y explicas el motivo en un comentario sobre ese archivo, por ejemplo «falta la página 2». El cliente ve el comentario junto al archivo.

4. Entrega el trabajo terminado. Sube la declaración o las cuentas al mismo portal. Si el cliente tiene que firmar algo, como una hoja de encargo, puede hacerlo con la firma de PDF en el navegador. Queda registrado quién firmó, cuándo y desde qué IP, y una página pública permite comprobar el registro. No es una firma electrónica cualificada; para un documento que la exija por ley, usa un proveedor cualificado.

El año siguiente, el mismo portal sigue ahí con los documentos del año anterior. Si un cliente llama por una declaración antigua, los dos sabéis dónde buscar.

Pensado para un despacho, no solo para una persona

• Plazas de equipo. Practice incluye 5 plazas y Studio 15, contando al titular. El equipo trabaja desde el mismo panel y los clientes ven un solo despacho.
• Registro de actividad. El titular de la cuenta puede ver y exportar (CSV) un registro de accesos, visitas al portal, subidas, descargas, eliminaciones, comentarios y aprobaciones desde Cuenta → Actividad.
• Tu logo. Sube el logo de tu despacho en cualquier plan. Sustituye la marca de Droplana en tu panel y en cada portal de cliente.
• Clientes aislados. Cada cliente ve solo su propio portal. No hay permisos de carpetas que configurar ni que equivocar.
• Precio fijo. Clientes ilimitados en todos los planes de pago, sin tarifa por cliente. Los clientes nunca pagan.

RGPD y protección de datos para despachos contables

Los expedientes contables contienen muchos datos personales: NIF, ingresos, cuentas bancarias. Tu despacho es el responsable del tratamiento, y una herramienta que guarda esos documentos por ti es encargada del tratamiento, así que el artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargo.

• Almacenado en Alemania. Archivos, comentarios y metadatos se guardan solo en infraestructura de Hetzner en Alemania.
• Cifrado por cliente. Los archivos se cifran en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256), con una clave derivada para cada cliente.
• Proveedores de la UE. El correo pasa por Brevo (Francia) y los pagos por Creem (Estonia). Ninguno recibe el contenido de los archivos.
• Empresa de la UE. Droplana lo opera Ubique d.o.o. en Zagreb, Croacia, bajo la ley croata.
• DPA en todos los planes. El contrato de encargo del tratamiento se aplica a todos los planes, y Practice y Studio incluyen una copia firmada por ambas partes.

La página de seguridad (en inglés) explica contra qué protege el cifrado y contra qué no. Si tu actividad tiene obligaciones sectoriales además del RGPD, revísalas antes de trasladar los documentos de tus clientes.

Cuándo Droplana no es la opción adecuada

• Buscas un único sistema para todo el despacho: CRM, tareas, control de horas y facturación. Droplana no lo hace.
• Necesitas que los archivos se sincronicen con tu software fiscal o contable. No hay integraciones ni API pública.
• La mayoría de tus documentos requieren firma electrónica cualificada.

Si todavía dudas de si un portal compensa, nuestra guía de software de portal de clientes explica qué comparar.

Preguntas de los contables

¿Pueden los clientes subirme documentos? Sí, es el uso principal. Los clientes suben extractos, facturas, tickets y nóminas a su propio portal, desde el ordenador o con la cámara del móvil.

¿Droplana recuerda a los clientes lo que falta? Sí, por defecto. Tras 7 días sin actividad en una lista con documentos pendientes, el cliente recibe un correo que los nombra. A los 14 días, el recordatorio te llega a ti. Puedes desactivarlo.

¿Cumple el RGPD y hay contrato de encargo? Droplana está alojado en la UE y alineado con el RGPD, con los archivos en Alemania y DPA en todos los planes. Practice y Studio incluyen una copia firmada. El cumplimiento global depende de cómo trate tu despacho los datos de sus clientes.

¿Sustituye a mi software contable o fiscal? No. Tu software hace el trabajo. Droplana es donde los documentos pasan entre tú y el cliente, sin integraciones con otro software.

¿Cuánto cuesta? Gratis para 3 clientes. Planes de pago con clientes ilimitados: Solo 19 €, Practice 49 € con 5 plazas y Studio 99 € con 15 plazas, al mes más impuestos. Las tarjetas de abajo muestran todos los límites.

Precios sencillos (o empieza gratis)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Otros sectores

Los despachos contables suelen compartir clientes con intermediarios hipotecarios y abogados, que piden muchos de los mismos documentos. Droplana también se usa en consultoría y en agencias.