Se acabó perseguir documentos por correo electrónico
Contables, asesores fiscales y gestores de nóminas pasan más tiempo del necesario recuperando documentos de clientes. Droplana da a cada cliente su propio portal privado — para documentos justificativos, declaraciones finalizadas y todo lo demás. Alojamiento en la UE en Alemania, con DPA disponible.
Los clientes suben directamente a su portal
Envía a cada cliente el enlace de su portal. Sube nóminas, extractos bancarios, documentos fiscales y justificantes directamente. Recibes todo organizado — sin adjuntos de correo electrónico que ordenar.
Entrega del trabajo finalizado de forma limpia
Sube declaraciones finalizadas, estados financieros y cierres anuales al portal del cliente. Él recibe un enlace, no un adjunto de correo.
Aislado por cliente
Cada cliente tiene un portal completamente separado. Los documentos de un encargo no pueden mezclarse con otro — por diseño, no por política.
Todos los datos almacenados en la UE
Archivos, comentarios y metadatos se almacenan exclusivamente en la infraestructura de Hetzner en Alemania. Nada sale de la UE. Operado por una empresa europea registrada en Croacia.
Ve qué ha sido revisado
Sabe cuándo un cliente ha abierto o descargado su declaración. No más llamadas de seguimiento: «¿Has visto el archivo que te envié?»
Sin cuentas de cliente requeridas
Los clientes reciben un enlace. Lo hacen clic. Nada que instalar, nada en lo que registrarse. Funciona para todos los clientes independientemente de su nivel técnico.
Por qué la recogida de documentos por correo sigue fallando
Si gestionas un despacho de contabilidad o asesoría fiscal, este patrón te resulta familiar:
- Envías un formulario fiscal. El cliente rellena un PDF, lo guarda como
final_v3.pdfy te lo devuelve. - Adjunta un documento a un correo, otro a un segundo — tres días después.
- Envías una declaración finalizada. La reenvía internamente. Tres semanas después no la encuentra.
- Las carpetas de Drive compartidas quedan huérfanas cuando un cliente cambia de dirección de correo.
Multiplica esto por 40 o 100 clientes durante una temporada comprimida y se convierte en un problema operativo serio. Droplana concentra el intercambio documental en un único lugar organizado por cliente.
Por qué los contables usan Droplana
Entrada organizada, sin caos de correo
Cada cliente tiene su propio portal para subir todo. Ves todo en un mismo lugar, clasificado por cliente — no enterrado en adjuntos a través de una bandeja de entrada.
Entrega sin depender del correo electrónico
El trabajo finalizado llega al portal privado del cliente. Sin preocuparte por adjuntos PDF grandes, filtros de spam o declaraciones que circulan por el correo para siempre.
Un historial limpio por cliente
Para clientes recurrentes, el portal conserva años de intercambios — formularios, documentos fuente, declaraciones, notas. Cuando un cliente llama por la declaración del año pasado, ambos sabéis dónde buscar.
Escala en temporada alta
Un gran flujo de entrada es simplemente cada cliente usando su portal. Sin cambios especiales de proceso. Sin bandeja de entrada desbordada que gestionar.
Imagen profesional
Incluso un contable independiente puede ofrecer la misma experiencia limpia y organizada que un gran despacho — sin los costes adicionales.
Casos de uso frecuentes
Contables y asesores fiscales
Declaraciones fiscales, documentos fuente (nóminas, extractos bancarios, registros de inversión), cierres anuales, correspondencia.
Gestores de nóminas
Resúmenes de nómina mensual, nóminas anuales, formularios de incorporación, intercambio recurrente con los mismos clientes cada mes.
Asesores fiscales (despachos de temporada)
Alto volumen de entrada durante la campaña fiscal — Droplana gestiona la recogida documental por cliente de forma limpia. Después de la temporada, los portales permanecen para correcciones y preguntas.
RGPD y protección de datos para contables en la UE
El trabajo de contabilidad y asesoría fiscal implica una alta densidad de datos personales: nombres, números de identificación fiscal, cifras de ingresos, datos de cuentas bancarias, registros de inversión. Según el RGPD, son datos personales — y los despachos que los manejan son responsables del tratamiento. Cuando usas una herramienta de terceros para intercambiar o almacenar estos documentos, esa herramienta es un encargado del tratamiento, y el RGPD Art. 28 exige un DPA firmado.
Cómo lo gestiona Droplana
- Almacenamiento en la UE, de extremo a extremo. Todos los archivos, comentarios y metadatos se almacenan en Hetzner en Alemania.
- DPA disponible. Un contrato de encargo de tratamiento está disponible para todos los planes.
- Empresa europea. Droplana es operado por Ubique d.o.o., registrada en Croacia, Unión Europea.
- Subencargados en la UE. Almacenamiento (Hetzner, Alemania), correo electrónico (Brevo, Francia), pagos (Creem, Estonia).
Preguntas frecuentes
¿Droplana cumple con el RGPD? Sí. Todos los datos se almacenan en Alemania (Hetzner). Droplana es operado por una empresa europea. Hay un DPA disponible.
¿Hay un DPA disponible? Sí. Para todos los planes. Contáctanos.
¿Pueden los clientes subir documentos? Sí. Ese es el caso de uso principal — nóminas, extractos bancarios, documentos fiscales directamente en su portal.
¿Mis clientes necesitan una cuenta? No. Reciben un enlace. Lo hacen clic. Nada que instalar.
¿Droplana reemplaza mi software fiscal o contable? No. Tu software hace el trabajo. Droplana es la capa documental de cara al cliente junto a él.