Il tuo team nei suoi strumenti. I clienti in un portale.

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

Per le agenzie, significa un portale per cliente per deliverable, feedback e approvazioni, e per i materiali di brand e i brief che ti servono in cambio.

Dal brief alla proposta v3, con lo stesso cliente

Inizia con una campagna: chiedi il brief e le linee guida del marchio, poi carica Campagna - Proposta v2.pdf. Il cliente apre il file e indica la modifica richiesta in un commento.

Esempio fittizio nel prodotto: il cliente chiede di modificare il titolo a pagina 2 e di indicare v3 nel nome della prossima proposta.

Uno scambio da provare

1. Crea il portale di un cliente e chiedi brief, logo e linee guida del marchio.
2. Carica la proposta con un nome chiaro, per esempio Campagna - Proposta v2.pdf.
3. Invita il cliente a commentare quel file. «Modifica il titolo a pagina 2» resta accanto alla proposta a cui si riferisce.
4. Carica la nuova proposta indicando v3 nel nome. Il cliente può approvarla o rifiutarla e spiegare la risposta.

Raccogli i tuoi commenti sulla proposta v2, indicando le pagine interessate. Caricheremo poi una nuova proposta con v3 nel nome.

I nomi v2 e v3 li sceglie il tuo team. Ogni caricamento resta un file distinto: non ci sono confronto automatico delle versioni, annotazioni sulle immagini, passaggi di approvazione obbligatori o blocchi dopo l’approvazione. Lo stato esprime una risposta sul file.

Come le agenzie usano Droplana

Onboarding. Aggiungi il cliente e una checklist dei documenti con tutto ciò che serve per partire: materiali di brand, contratto firmato, brief, documenti del progetto. Salvala come modello per il cliente successivo. Se il cliente non fa nulla per 7 giorni mentre mancano voci, riceve un'email che le nomina. Dopo 14 giorni il promemoria arriva a te.

Consegna e feedback. La tua designer finisce un mockup in Figma. L'account manager carica l'export nel portale del cliente con un breve commento. Il cliente apre lo stesso portale di sempre, commenta e segna il file come «Approvato» o «Rifiutato». I file non si modificano dopo il caricamento: la versione 2 è un nuovo file e la versione 1 resta.

Approvazione finale. Per una modifica di perimetro o un verbale di accettazione, il cliente può firmare il PDF nel portale. La copia firmata viene salvata accanto all'originale, con chi ha firmato e quando.

Offboarding. Quando il contratto finisce, revoca l'accesso. Ha effetto immediato e i file restano all'agenzia.

Il tuo team continua a lavorare in Notion, Asana, Slack, Linear o Figma. I clienti non devono entrare in quegli strumenti, e il team non deve invitarli nei canali interni.

Esempi di incarichi

• Agenzie di marketing e growth: report mensili, creatività, presentazioni di strategia.
• Web agency e studi di design: wireframe, mockup, file di lancio, documenti di manutenzione.
• Agenzie di PR e contenuti: comunicati stampa, materiali sotto embargo, contenuti da approvare.
• Agenzie SEO: audit, brief di contenuto, report mensili.
• Agenzie di branding: documenti di analisi, identità visive, brand guidelines finali.

Sicurezza, in breve

Ogni cliente vede solo il proprio portale. I file sono cifrati a riposo con una chiave derivata per ogni file, su server in Germania, e un accordo sul trattamento dei dati si applica a tutti i piani. La pagina sicurezza (in inglese) spiega i dettagli, anche ciò da cui la cifratura non protegge.

L’app è disponibile in italiano, tedesco, francese, spagnolo e inglese. Ogni schermata, messaggio di errore ed email appare nella lingua di chi la legge, per te e per i tuoi clienti.

Quando Droplana non è la scelta giusta

• Vuoi un portale sul tuo dominio e con i tuoi colori. Droplana mostra il tuo logo, ma non è white label.
• Vuoi gestione progetti, rilevazione ore o fatturazione nello stesso strumento.
• Ti serve la revisione video fotogramma per fotogramma o le annotazioni sulle immagini.
• I file devono arrivare da soli nei tuoi strumenti. Non esiste un connettore pronto. Un assistente IA o uno strumento di automazione può collegarsi tramite il server MCP, ma lavora sui metadati, non sul contenuto dei file, e i webhook in uscita possono segnalare ogni caricamento ai tuoi strumenti.

Se stai confrontando portali clienti in generale, la nostra guida al software portale clienti spiega a cosa fare attenzione.

Domande delle agenzie

Accesso e conservazione

Su Free, ogni file viene eliminato 180 giorni dopo il caricamento. Sui piani a pagamento non c’è eliminazione automatica legata all’età del file finché il piano resta attivo. Restano valide le eliminazioni e le scadenze che imposti. Organizza separatamente il tuo archivio.

Il portale è organizzato per cliente. I membri del team lavorano in una dashboard condivisa; non ci sono permessi distinti per pratica, incarico o documento. Più indirizzi email associati allo stesso cliente danno accesso allo stesso portale.

Prezzi semplici (o inizia gratis)

Con Free, ogni file scade 180 giorni dopo il caricamento. I clienti e il loro accesso restano attivi, quindi puoi continuare a condividere nuovi file. I piani a pagamento attivi non impongono un termine di conservazione. Restano valide le scadenze, le eliminazioni e le regole di cancellazione; un indirizzo permanente del portale non garantisce la disponibilità permanente dei file. Sei incluso nella dimensione del team. Nessun costo di configurazione o addebito automatico per utilizzo extra. Prezzi al netto delle imposte applicabili.

Altri settori

Esplora altri esempi di documenti da scambiare: documenti contabili, contratto e allegati, brief e proposta, relazione di consulenza o richiesta di mutuo.