Condivisione file per lo studio legale: un portale sicuro per ogni cliente

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

Per la condivisione dei file dello studio legale, e per gli avvocati che lavorano da soli, significa un posto per cliente per lettere d'incarico, documenti d'identità, prove, bozze e documenti firmati, con un accesso che controlli tu e puoi chiudere in qualsiasi momento.

Controlla prima i limiti di accesso: i membri del team possono vedere i clienti e i file dello studio. Non esistono permessi per singola pratica né barriere di riservatezza interne. Un portale corrisponde a un cliente, non a una pratica.

I contatti aggiunti a un cliente condividono il suo portale. Consulta i limiti nella guida ai portali clienti prima di invitare il primo cliente.

Portale per avvocati: chiedi i documenti necessari alla pratica

Per esaminare una controversia contrattuale, chiedi il contratto con gli allegati, la corrispondenza precedente e una cronologia. Richiedi solo i documenti necessari alla pratica.

Schermata reale del prodotto con documenti fittizi. La checklist mostra al cliente le tre richieste ancora aperte.

Con Strict, il livello predefinito, il cliente conferma la propria email su un nuovo dispositivo e carica i documenti. Se manca un allegato, scrivi un commento sul file interessato. Restituisci poi la bozza o il parere nello stesso portale. La checklist organizza la richiesta; non crea una pratica separata con permessi propri.

Come funziona una nuova pratica in Droplana

1. Aggiungi il cliente. Nome e indirizzo email bastano per creare il suo portale.

2. Chiedi i documenti. Aggiungi una checklist dei documenti: procura firmata, copia del documento d'identità, il contratto contestato, le prove. Il cliente carica dal computer o fotografa la carta con il telefono. Se per 7 giorni non fa nulla mentre mancano voci, riceve un'email che le nomina. Dopo 14 giorni il promemoria arriva a te. Questi promemoria sono attivi per impostazione predefinita e puoi disattivarli. Ogni avviso viene inviato una volta per periodo di inattività, non ogni giorno. I promemoria facoltativi legati alla scadenza sono separati: vengono preparati due giorni prima della data e il giorno stesso, non partono più quando la voce è completata e arrivano al cliente con la sua email successiva, che può essere più tardi lo stesso giorno o il giorno dopo.

3. Controlla e commenta. Segna ogni file come «Approvato» o «Rifiutato». Un file rifiutato resta nel portale, e il tuo commento spiega cosa non va. I commenti sono visibili solo al tuo studio e a quel cliente.

4. Ottieni la firma. Carica la lettera d'incarico o una dichiarazione e il cliente la firma con la firma PDF nel browser: digitare, disegnare o caricare una firma, poi salvare. Droplana registra chi ha firmato, quando e da quale indirizzo IP. Prima di firmare, il cliente deve aver confermato la propria email o essere entrato con Google o Microsoft. Non è una firma elettronica qualificata. Per un documento che la richiede per legge, usa un fornitore qualificato per quel documento e gestisci il resto della pratica nel portale.

5. Chiudi la pratica. Revoca l’accesso quando il cliente non deve più aprire il portale. Free conserva ogni file fino a 180 giorni dal caricamento. I piani a pagamento non hanno un termine fisso finché l’abbonamento resta attivo; restano valide scadenze, eliminazioni e regole di cancellazione. Esporta i documenti che devi archiviare.

Pensato per il lavoro riservato

• Livelli di sicurezza. Strict, il predefinito, richiede la conferma dell'email su ogni nuovo dispositivo. Controlled consente solo link monouso o magic link via email. Relaxed consente anche link permanenti per il lavoro meno sensibile.
• Cifratura. I file sono cifrati in transito (TLS) e a riposo (AES-256), con una chiave derivata per ogni file. Database, configurazione e log stanno su volumi disco cifrati.
• Niente si sovrascrive per errore. I file non si possono modificare dopo il caricamento. Una nuova versione è un nuovo file, e le precedenti restano.
• Posti per il team. Practice include 5 posti e Studio un team illimitato, titolare compreso. I clienti vedono un solo studio.

La pagina sicurezza (in inglese) spiega da cosa protegge la cifratura e da cosa no.

GDPR e protezione dei dati per gli studi legali

I file sono archiviati in Germania e il DPA si applica a tutti i piani. Queste caratteristiche non sostituiscono la verifica dei requisiti di protezione dei dati e degli obblighi della tua professione prima di usare il servizio.

• Archiviato in Germania. File, commenti e metadati sono archiviati solo su infrastruttura Hetzner in Germania.
• Fornitori UE. Le email passano da Brevo (Francia) e i pagamenti da Creem (Estonia). Nessuno dei due riceve il contenuto dei file.
• Azienda UE. Droplana è gestito da Ubique d.o.o. a Zagabria, Croazia, secondo il diritto croato.
• DPA su tutti i piani. L'accordo sul trattamento dei dati si applica a tutti i piani, e Practice e Studio includono una copia controfirmata.

Se la tua professione ha regole proprie oltre al GDPR, per esempio sul segreto professionale quando ti affidi a fornitori esterni, verificale prima di spostare i fascicoli.

L’app è disponibile in italiano, tedesco, francese, spagnolo e inglese. Ogni schermata, messaggio di errore ed email appare nella lingua di chi la legge, per te e per i tuoi clienti.

Quando Droplana non è la scelta giusta

• Ti serve un gestionale per lo studio: rilevazione ore, fatturazione, conflitti di interesse, agenda. Droplana non fa nulla di questo.
• I documenti devono sincronizzarsi con il tuo gestionale delle pratiche. Non esiste un connettore con quel software. Un assistente IA o uno strumento di automazione può collegarsi tramite il server MCP, ma lavora sui metadati, non sul contenuto dei file.
• La maggior parte dei tuoi documenti richiede per legge una firma elettronica qualificata.
• Vuoi modificare documenti insieme online. Droplana archivia e scambia file; non è un editor.

Domande degli avvocati

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Altri settori

Altri esempi di scambio di documenti: contabilità, mediazione creditizia, consulenza e agenzie.