Condivisione file per lo studio legale: un portale sicuro per ogni cliente

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

Per la condivisione dei file dello studio legale, e per gli avvocati che lavorano da soli, significa un posto per cliente per lettere d'incarico, documenti d'identità, prove, bozze e documenti firmati, con un accesso che controlli tu e puoi chiudere in qualsiasi momento.

Come si muovono oggi i documenti dei clienti

La maggior parte dei piccoli studi ha provato un mix di queste soluzioni:

• Allegati email. Si scontrano con i limiti di dimensione, si perdono, e un cliente inoltra la versione sbagliata.
• Cartelle Drive o Dropbox condivise. I permessi sfuggono di mano e nessuno sa con certezza chi ha ancora accesso.
• App di messaggistica. Un documento firmato finisce nella stessa chat delle foto di famiglia.
• Grandi sistemi di gestione documentale. Pensati per studi grandi, con prezzo per utente e lunghi da introdurre.

Un piccolo studio ha bisogno di qualcosa di più semplice: un posto privato per cliente dove i documenti entrano ed escono, i commenti restano con il file e si vede cosa manca. La nostra guida al software portale clienti spiega cosa confrontare.

Come funziona una nuova pratica in Droplana

1. Aggiungi il cliente. Nome e indirizzo email bastano per creare il suo portale.

2. Chiedi i documenti. Aggiungi una checklist dei documenti: procura firmata, copia del documento d'identità, il contratto contestato, le prove. Il cliente carica dal computer o fotografa la carta con il telefono. Se per 7 giorni non fa nulla mentre mancano voci, riceve un'email che le nomina. Dopo 14 giorni il promemoria arriva a te.

3. Controlla e commenta. Segna ogni file come «Approvato» o «Rifiutato». Un file rifiutato resta nel portale, e il tuo commento spiega cosa non va. I commenti sono visibili solo al tuo studio e a quel cliente.

4. Ottieni la firma. Carica la lettera d'incarico o una dichiarazione e il cliente la firma con la firma PDF nel browser: digitare, disegnare o caricare una firma, poi salvare. Droplana registra chi ha firmato, quando e da quale indirizzo IP. Prima di firmare, il cliente deve aver confermato la propria email o essere entrato con Google o Microsoft. Non è una firma elettronica qualificata. Per un documento che la richiede per legge, usa un fornitore qualificato per quel documento e gestisci il resto della pratica nel portale.

5. Chiudi la pratica. Revoca l'accesso del cliente quando il lavoro finisce. I file restano al tuo studio, e sui piani a pagamento non c'è limite di conservazione.

Pensato per il lavoro riservato

• Livelli di sicurezza. Strict, il predefinito, richiede la conferma dell'email su ogni nuovo dispositivo. Controlled consente solo link monouso o magic link via email. Relaxed consente anche link permanenti per il lavoro meno sensibile.
• Cifratura. I file sono cifrati in transito (TLS) e a riposo (AES-256), con una chiave derivata per ogni cliente. Database, configurazione e log stanno su volumi disco cifrati.
• Niente si sovrascrive per errore. I file non si possono modificare dopo il caricamento. Una nuova versione è un nuovo file, e le precedenti restano.
• Posti per il team. Practice include 5 posti e Studio 15, titolare compreso. I clienti vedono un solo studio.

La pagina sicurezza (in inglese) spiega da cosa protegge la cifratura e da cosa no.

GDPR e protezione dei dati per gli studi legali

Uno studio legale è titolare del trattamento dei dati personali dei suoi clienti. Uno strumento che archivia quei documenti per te è responsabile del trattamento, e l'articolo 28 del GDPR richiede un accordo sul trattamento dei dati.

• Archiviato in Germania. File, commenti e metadati sono archiviati solo su infrastruttura Hetzner in Germania.
• Fornitori UE. Le email passano da Brevo (Francia) e i pagamenti da Creem (Estonia). Nessuno dei due riceve il contenuto dei file.
• Azienda UE. Droplana è gestito da Ubique d.o.o. a Zagabria, Croazia, secondo il diritto croato.
• DPA su tutti i piani. L'accordo sul trattamento dei dati si applica a tutti i piani, e Practice e Studio includono una copia controfirmata.

Se la tua professione ha regole proprie oltre al GDPR, per esempio sul segreto professionale quando ti affidi a fornitori esterni, verificale prima di spostare i fascicoli.

Quando Droplana non è la scelta giusta

• Ti serve un gestionale per lo studio: rilevazione ore, fatturazione, conflitti di interesse, agenda. Droplana non fa nulla di questo.
• I documenti devono sincronizzarsi con il tuo gestionale delle pratiche. Non ci sono integrazioni né API pubblica.
• La maggior parte dei tuoi documenti richiede per legge una firma elettronica qualificata.
• Vuoi modificare documenti insieme online. Droplana archivia e scambia file; non è un editor.

Domande degli avvocati

Sostituisce il nostro gestionale? No. Il gestionale fa funzionare lo studio. Droplana è il posto dove i documenti passano tra te e il cliente, senza integrazioni tra i due.

Un cliente può firmare una lettera d'incarico in Droplana? Sì, con la firma PDF nel browser, dopo aver confermato la propria email. La firma viene registrata e si può verificare su una pagina pubblica. Non è una firma elettronica qualificata.

È conforme al GDPR, con un DPA? Droplana è ospitato nell'UE e allineato al GDPR, con i file in Germania e un DPA su tutti i piani. Practice e Studio includono una copia controfirmata. La conformità complessiva dipende da come il tuo studio tratta i dati dei clienti.

Come controllo chi apre un portale? Scegli Strict, Controlled o Relaxed per lo studio. Strict, il predefinito, richiede la conferma dell'email su ogni nuovo dispositivo. Puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento, con effetto immediato.

Cosa succede quando una pratica si chiude? Revoca l'accesso e il cliente non può più entrare. I file restano al tuo studio, senza limite di conservazione sui piani a pagamento.

Prezzi semplici (o inizia gratis)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Altri settori

Gli studi che lavorano con commercialisti sugli stessi clienti usano spesso un portale per cliente per entrambi. Droplana è usato anche da mediatori creditizi, consulenti e agenzie.