Basta rincorrere documenti via email

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

Per studi commerciali, consulenti del lavoro e centri servizi fiscali, significa un posto per cliente dove arrivano i giustificativi, escono dichiarazioni e bilanci, e tutti e due vedete cosa manca.

Perché la raccolta documenti via email continua a non funzionare

Se gestisci uno studio commerciale o fiscale, conosci questo copione:

• Mandi l'elenco dei documenti. Il cliente risponde oggi con un estratto conto e la settimana dopo con due fatture, ognuna in un'email diversa.
• Una ricevuta arriva come foto sfocata su WhatsApp, senza nome né data.
• Invii una dichiarazione pronta via email. Tre mesi dopo il cliente ti chiede di rimandargliela.
• Una cartella Drive condivisa funziona finché il cliente non cambia email o un ex collaboratore ha ancora accesso.

Con 40 o 100 clienti vicino a una scadenza, sapere chi ha mandato cosa diventa un lavoro a sé. Un portale raccoglie tutto lo scambio di ogni cliente in un solo posto, in ordine di data.

Come funziona un periodo in Droplana

1. Crea la checklist. All'inizio del periodo aggiungi una checklist dei documenti al portale di ogni cliente, oppure riusa un modello salvato per clienti con le stesse esigenze. Il cliente vede la stessa lista.

2. Lascia che i promemoria sollecitino per te. Se un cliente non fa nulla per 7 giorni mentre mancano documenti, riceve un'email che nomina quei documenti. Se resta fermo, dopo 14 giorni il promemoria arriva a te e sai chi chiamare. Appena il cliente agisce, il blocco si risolve.

3. Controlla ciò che arriva. Segna ogni file come «Approvato» o «Rifiutato». Un file rifiutato resta nel portale, e spieghi il motivo in un commento su quel file, per esempio «manca la pagina 2». Il cliente vede il commento accanto al file.

4. Consegna il lavoro finito. Carica la dichiarazione o il bilancio nello stesso portale. Se il cliente deve firmare qualcosa, come una lettera d'incarico, può farlo con la firma PDF nel browser. Vengono registrati chi ha firmato, quando e da quale indirizzo IP, e una pagina pubblica permette di verificare la firma. Non è una firma elettronica qualificata; per un documento che la richiede per legge, usa un fornitore qualificato.

L'anno dopo lo stesso portale è ancora lì, con i documenti dell'anno precedente. Se un cliente chiama per una vecchia dichiarazione, sapete entrambi dove cercare.

Pensato per uno studio, non solo per una persona

• Posti per il team. Practice include 5 posti e Studio 15, titolare compreso. Il team lavora dalla stessa dashboard e i clienti vedono un solo studio.
• Registro attività. Il titolare dell'account può vedere ed esportare (CSV) da Account → Attività un registro di accessi, visite al portale, caricamenti, download, eliminazioni, commenti e approvazioni.
• Il tuo logo. Carica il logo dello studio con qualsiasi piano. Sostituisce il marchio Droplana nella dashboard e in ogni portale cliente.
• Clienti isolati. Ogni cliente vede solo il proprio portale. Nessun permesso di cartella da impostare, né da sbagliare.
• Prezzo fisso. Clienti illimitati su tutti i piani a pagamento, senza costi per cliente. I clienti non pagano mai.

GDPR e protezione dei dati per gli studi commerciali

Le pratiche contabili contengono molti dati personali: codici fiscali, redditi, coordinate bancarie. Il tuo studio è titolare del trattamento, uno strumento che archivia quei documenti per te è responsabile del trattamento, e l'articolo 28 del GDPR richiede un accordo sul trattamento dei dati.

• Archiviato in Germania. File, commenti e metadati sono archiviati solo su infrastruttura Hetzner in Germania.
• Cifrato per cliente. I file sono cifrati in transito (TLS) e a riposo (AES-256), con una chiave derivata per ogni cliente.
• Fornitori UE. Le email passano da Brevo (Francia) e i pagamenti da Creem (Estonia). Nessuno dei due riceve il contenuto dei file.
• Azienda UE. Droplana è gestito da Ubique d.o.o. a Zagabria, Croazia, secondo il diritto croato.
• DPA su tutti i piani. L'accordo sul trattamento dei dati si applica a tutti i piani, e Practice e Studio includono una copia controfirmata.

La pagina sicurezza (in inglese) spiega da cosa protegge la cifratura e da cosa no. Se la tua professione ha obblighi specifici oltre al GDPR, verificali prima di spostare i documenti dei clienti.

Quando Droplana non è la scelta giusta

• Cerchi un unico sistema per tutto lo studio: CRM, attività, rilevazione ore e fatturazione. Droplana non lo fa.
• Vuoi che i file si sincronizzino con il tuo software fiscale o contabile. Non ci sono integrazioni né API pubblica.
• La maggior parte dei tuoi documenti richiede una firma elettronica qualificata.

Se stai ancora valutando se un portale conviene, la nostra guida al software portale clienti spiega cosa confrontare.

Domande dei commercialisti

I clienti possono caricarmi documenti? Sì, è l'uso principale. I clienti caricano estratti conto, fatture, ricevute e cedolini nel proprio portale, dal computer o con la fotocamera del telefono.

Droplana ricorda ai clienti cosa manca? Sì, in automatico. Dopo 7 giorni senza attività su una checklist con documenti mancanti, il cliente riceve un'email che li nomina. Dopo 14 giorni il promemoria arriva a te. Puoi disattivarlo.

È conforme al GDPR, con un DPA? Droplana è ospitato nell'UE e allineato al GDPR, con i file in Germania e un DPA su tutti i piani. Practice e Studio includono una copia controfirmata. La conformità complessiva dipende da come il tuo studio tratta i dati dei clienti.

Sostituisce il mio software contabile o fiscale? No. Il tuo software fa il lavoro. Droplana è il posto dove i documenti passano tra te e il cliente, senza integrazioni con altri software.

Quanto costa? Gratis per 3 clienti. Piani a pagamento con clienti illimitati: Solo 19 €, Practice 49 € con 5 posti, Studio 99 € con 15 posti, al mese più imposte. Le schede qui sotto mostrano tutti i limiti.

Prezzi semplici (o inizia gratis)

Storage levels and team seats scale with your plan.
Security, per-client encryption, isolation, in-browser PDF signing, and data export are the same on every plan.
No per-client fees. Tax calculated by Creem at checkout.

Altri settori

Gli studi commerciali condividono spesso i clienti con mediatori creditizi e avvocati, che chiedono molti degli stessi documenti. Droplana è usato anche da consulenti e agenzie.