Basta rincorrere documenti via email

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

Per studi commerciali, consulenti del lavoro e centri servizi fiscali, significa un posto per cliente dove arrivano i giustificativi, escono dichiarazioni e bilanci, e tutti e due vedete cosa manca.

Droplana raccoglie i documenti e restituisce il lavoro finito. Non sostituisce il tuo software contabile, non trasferisce automaticamente le registrazioni contabili e non è un archivio.

Portale per commercialisti: i documenti per la chiusura mensile

Chiedi tutte le pagine dell’estratto conto di settembre, le fatture dei nuovi acquisti e il riepilogo delle retribuzioni. La lista mostra cosa manca prima di preparare la chiusura.

Schermata reale del prodotto con documenti mensili fittizi. Il cliente sceglie un file per ogni voce mancante.

Dal telefono, il cliente può anche fotografare una ricevuta cartacea. Controlla che sia leggibile e segnala eventuali pagine mancanti nei commenti del file. Dopo l’elaborazione nel tuo software contabile, carica il bilancio nello stesso portale.

Portale mobile reale di dimostrazione di Ledger & Oak, con dati fittizi. I comandi sono in italiano; i nomi dei documenti creati dall’azienda dimostrativa restano in inglese.

Richiesta mensile da copiare

Adatta il mese e i documenti alle esigenze del cliente:

Per la chiusura di [mese/anno], ci servono:

• Gli estratti dei conti aziendali concordati, con tutte le pagine.
• Le fatture emesse e ricevute, comprese quelle dei nuovi acquisti.
• Il riepilogo delle retribuzioni, se previsto dall’incarico.

Carica ogni file nella voce corrispondente del portale. Fotografa i documenti cartacei per intero e in modo leggibile. Segnalaci se non disponi di un documento richiesto.

Come funziona un periodo in Droplana

1. Crea la checklist. All'inizio del periodo aggiungi una checklist dei documenti al portale di ogni cliente, oppure riusa un modello salvato per clienti con le stesse esigenze. Il cliente vede la stessa lista.

2. Lascia che i promemoria sollecitino per te. Se un cliente non fa nulla per 7 giorni mentre mancano documenti, riceve un'email che nomina quei documenti. Se resta fermo, dopo 14 giorni il promemoria arriva a te e sai chi chiamare. Appena il cliente agisce, il blocco si risolve.

3. Controlla ciò che arriva. Segna ogni file come «Approvato» o «Rifiutato». Un file rifiutato resta nel portale, e spieghi il motivo in un commento su quel file, per esempio «manca la pagina 2». Il cliente vede il commento accanto al file.

4. Consegna il lavoro finito. Carica la dichiarazione o il bilancio nello stesso portale. Se il cliente deve firmare qualcosa, come una lettera d'incarico, può farlo con la firma PDF nel browser, dopo aver confermato l’email o essere entrato con Google o Microsoft. Vengono registrati chi ha firmato, quando e da quale indirizzo IP, e una pagina pubblica permette di verificare la firma. Non è una firma elettronica qualificata; per un documento che la richiede per legge, usa un fornitore qualificato.

L'anno dopo puoi riutilizzare lo stesso portale. I documenti precedenti restano disponibili secondo i tempi di conservazione: Free conserva ogni file fino a 180 giorni dal caricamento. I piani a pagamento attivi non impongono un limite massimo, ma restano valide le scadenze impostate, le eliminazioni e le regole di cancellazione dell'abbonamento.

Pensato per uno studio, non solo per una persona

• Posti per il team. Practice include 5 posti e Studio un team illimitato, titolare compreso. Il team lavora dalla stessa dashboard e i clienti vedono un solo studio.
• Registro attività. Il titolare dell'account può vedere ed esportare (CSV) da Account → Attività un registro di accessi, visite al portale, caricamenti, download, eliminazioni, commenti e approvazioni.
• Il tuo logo. Il tuo logo compare nell’intestazione della dashboard e del portale cliente. Resta una piccola dicitura Droplana nel piè di pagina; i domini personalizzati non sono supportati.
• Clienti isolati. Ogni cliente vede solo il proprio portale. Nessun permesso di cartella da impostare, né da sbagliare.
• Prezzo fisso. Clienti illimitati su tutti i piani a pagamento, senza costi per cliente. I clienti non pagano mai.

GDPR e protezione dei dati per gli studi commerciali

I file sono archiviati in Germania e il DPA si applica a tutti i piani. Queste caratteristiche non sostituiscono la verifica dei requisiti di protezione dei dati e degli obblighi della tua professione prima di usare il servizio.

• Archiviato in Germania. File, commenti e metadati sono archiviati solo su infrastruttura Hetzner in Germania.
• Cifrato a riposo. I file sono cifrati in transito (TLS) e a riposo (AES-256), con una chiave derivata per ogni file.
• Fornitori UE. Le email passano da Brevo (Francia) e i pagamenti da Creem (Estonia). Nessuno dei due riceve il contenuto dei file.
• Azienda UE. Droplana è gestito da Ubique d.o.o. a Zagabria, Croazia, secondo il diritto croato.
• DPA su tutti i piani. L'accordo sul trattamento dei dati si applica a tutti i piani, e Practice e Studio includono una copia controfirmata.

La pagina sicurezza (in inglese) spiega da cosa protegge la cifratura e da cosa no. Se la tua professione ha obblighi specifici oltre al GDPR, verificali prima di spostare i documenti dei clienti.

L’app è disponibile in italiano, tedesco, francese, spagnolo e inglese. Ogni schermata, messaggio di errore ed email appare nella lingua di chi la legge, per te e per i tuoi clienti.

Quando Droplana non è la scelta giusta

• Cerchi un unico sistema per tutto lo studio: CRM, attività, rilevazione ore e fatturazione. Droplana non lo fa.
• Vuoi che i file si sincronizzino con il tuo software fiscale o contabile. Non esiste un connettore con quel software. Un assistente IA o uno strumento di automazione può collegarsi tramite il server MCP, ma lavora sui metadati, non sul contenuto dei file, e i webhook in uscita possono segnalare ogni caricamento o checklist completata.
• La maggior parte dei tuoi documenti richiede una firma elettronica qualificata.

Se stai ancora valutando se un portale conviene, la nostra guida al software portale clienti spiega cosa confrontare.

Domande dei commercialisti

Prezzi semplici (o inizia gratis)

Altri settori

Gli studi commerciali condividono spesso i clienti con mediatori creditizi e avvocati, che chiedono molti degli stessi documenti. Droplana è usato anche da consulenti e agenzie.