Il portale clienti, spiegato

Che cos'è un portale clienti

Un portale clienti è uno spazio privato per ogni cliente, dedicato allo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Tu vi depositi documentazione. Il cliente carica la sua. Entrambe le parti vedono lo stesso stato, e lo spazio resta finché dura il rapporto.

Il punto decisivo è l'unità di organizzazione. Un archivio cloud ordina per cartelle. Una casella di posta ordina per data. Un portale clienti ordina per relazione, che è esattamente il livello a cui la domanda "dov'è quel documento?" viene posta davvero.

Quando serve e quando non serve

Questo è l'ordine più onesto, e può farti risparmiare l'acquisto.

Non serve se hai tre o quattro clienti attivi, i documenti escono soltanto, gli incarichi sono brevi e non si ripetono, e non si è mai perso nulla. Una cartella e la posta bastano. Ogni portale ha un costo di adozione, e quel costo lo paga in buona parte il tuo cliente.

Serve non appena si verificano due di queste condizioni:

• Non sai dire, senza controllare, quali clienti ti devono ancora documenti. È il segnale più chiaro, perché un sistema di posta non può strutturalmente rispondere a quella domanda.
• I documenti entrano con la stessa frequenza con cui escono. La direzione in entrata è quella in cui l'email fallisce.
• I rapporti durano anni e si ripetono: bilancio, scadenza dichiarativa, rinnovo.
• Cerchi spesso documenti che hai inviato tu stesso.
• Il controllo degli accessi diventa un tema: qualcuno se n'è andato e nella sua casella ci sono documenti dei clienti.

Prima di comprare qualsiasi cosa, tre cambiamenti non costano nulla e risolvono buona parte del problema: inviare l'elenco completo dei documenti in un solo messaggio invece che in tre, scrivere esplicitamente che una foto scattata con il telefono va bene, e archiviare i documenti ricevuti lo stesso giorno in un luogo condiviso. Se questo basta, non avevi un problema di strumenti.

Cosa verificare prima di scegliere

1. I tuoi clienti devono creare un account?

Il punto più determinante nella pratica, e quello meno verificato. Ogni credenziale è un passaggio in cui un cliente può bloccarsi, e non si manifesta come un reclamo ma come una mancata risposta.

Provalo con il tuo cliente meno pratico di tecnologia, non con te stesso. È lui a dettare il ritmo per tutti gli altri.

2. Lo scambio funziona davvero in entrambe le direzioni?

Alcuni strumenti si chiamano portale e sono strumenti di consegna: il cliente scarica ma non carica. Se il tuo problema è raccogliere documenti - e in ambito contabile, legale e creditizio quasi sempre lo è - è esattamente la metà che manca.

3. Il cliente vede cosa manca ancora?

Un elenco che vedi solo tu non sposta nulla. Un elenco che vede il cliente trasforma il sollecito in qualcosa che può risolvere da solo, nel momento in cui ha per caso i documenti sottomano. Quel momento non coincide quasi mai con la tua email di promemoria.

4. Dove stanno i dati, backup compresi?

Non "in Europa", ma in quale paese e presso quale fornitore, e separatamente: dove sono i backup? È lo scarto più frequente tra l'annuncio e la realtà. Chiedi anche con quale soggetto giuridico stipuli il contratto e a quale diritto è soggetto. Una società statunitense può conservare dati a Francoforte: questo risponde alla domanda sul luogo, non a quella sulla nazionalità del fornitore.

5. C'è un DPA, e quali sub-responsabili?

L'articolo 28 del GDPR impone il contratto. Chiedi inoltre l'elenco dei sub-responsabili con le rispettive sedi: archiviazione, invio email, pagamenti, monitoraggio errori. Quell'elenco ti serve comunque per il tuo registro dei trattamenti e per i questionari fornitori che ti mandano i clienti.

6. Cosa succede se disdici?

Due date, non una: quando i dati spariscono dal servizio attivo e quando spariscono dai backup. E ancora: esiste un export che restituisce tutto in una operazione, oppure "puoi scaricare i tuoi file" significa aprirli uno per uno?

7. Com'è strutturato il prezzo?

Per utente o per azienda? Si decide sulla tua struttura: uno studio di dodici persone con quaranta clienti è rappresentato correttamente da un prezzo per utente. Uno studio di due persone con quattrocento clienti no, perché quel modello misura il lato sbagliato dell'attività.

GDPR: cosa risolve la collocazione e cosa no

Una scorciatoia diffusa: hosting nell'UE, quindi conforme al GDPR. Non è così.

Il GDPR disciplina come i dati personali vengono trattati, e si applica anche a trattamenti svolti fuori dall'UE. La collocazione conta per il capo V, che regola i trasferimenti fuori da UE e SEE. Se i dati restano nell'UE quelle regole semplicemente non si attivano, e sparisce un intero blocco di analisi: meccanismo di trasferimento, clausole contrattuali tipo, misure supplementari. È un alleggerimento reale.

Ma non rende nessuno conforme. Un servizio con server in Irlanda può conservare dati troppo a lungo, proteggerli male o comunicarli a soggetti a cui non dovrebbe. E la tua conformità dipende dalla tua base giuridica, dalla tua informativa, dai tuoi tempi di conservazione e da chi nello studio può aprire quale fascicolo.

Formulazione onesta: l'hosting nell'UE elimina un problema preciso e accorcia una conversazione con un cliente. Nulla di più, ma non è poco.

Dove Droplana è adatto

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

In concreto:

• Nessun account e nessuna password per il cliente. Un link permanente per cliente, confermato con magic link via email o con un account Google o Microsoft già in uso; poi il dispositivo viene ricordato per 90 giorni.
• Tre livelli di sicurezza. I nuovi account sono su Strict: verifica via email a ogni nuovo dispositivo. Controlled ammette solo link monouso o via email. Relaxed ammette anche link permanenti, una scelta da attivare per lavori meno sensibili e non un'impostazione predefinita.
• Una checklist visibile al cliente, impostata per cliente.
• Commenti e stato per file, così "manca l'ultima pagina" resta attaccato al documento e non perso in un thread di email.
• Firma PDF nel browser, con pagina di verifica pubblica.
• Archiviazione esclusivamente presso Hetzner in Germania, cifrata a riposo con una chiave derivata per cliente. Gestito da Ubique d.o.o., società registrata in Croazia, UE. DPA su tutti i piani, controfirmato su Practice e Studio.
• Prezzo fisso per azienda, clienti illimitati su tutti i piani a pagamento: Solo 19 EUR al mese con 50 GB, Practice 49 EUR con 250 GB e 5 postazioni, Studio 99 EUR con 1 TB e 15 postazioni, più imposte. Il pagamento annuale equivale a dieci mesi. Il piano gratuito copre 3 clienti e 2 GB, con 90 giorni di conservazione massima.

Dove Droplana non è adatto

Questa è la parte più utile della pagina.

• Non è un sistema di gestione documentale. Droplana contiene ciò che scambi con i clienti. Carte di lavoro interne, annualità archiviate, permessi e tempi di conservazione governati centralmente su tutto l'archivio: per questo serve una gestione documentale.
• Nessuna integrazione e nessuna API pubblica. Nulla si sincronizza automaticamente con il tuo gestionale.
• Nessun project management, nessuna gestione attività, nessuna chat, e nessun editor di documenti.
• Non è firma elettronica qualificata. La firma nel browser registra chi ha firmato, quando, da quale IP e con quale accesso, con pagina di verifica pubblica, ma senza certificato e senza verifica dell'identità oltre il login. Dove serve una firma qualificata ai sensi di eIDAS, usa un fornitore dedicato.
• Nessuna cifratura end-to-end. La cifratura a riposo protegge da una violazione della piattaforma di archiviazione, non da una compromissione del server applicativo, dove la chiave principale si trova accanto alle credenziali di archiviazione. Se ti serve che il fornitore non possa tecnicamente leggere i contenuti, ti serve un prodotto zero-knowledge.
• Non è archiviazione a lungo termine. Lo spazio è limitato per piano, senza fatturazione per eccedenza.

Per quali studi e aziende

Soprattutto commercialisti e contabilità, studi legali, consulenza e mediazione creditizia o consulenza finanziaria: ovunque lo stesso cliente rimandi documenti anno dopo anno. Agenzie e altre attività a contatto con i clienti lo usano per consegne e riscontri.

Pagine collegate: per la contabilità, per gli avvocati, per i consulenti, per i mediatori creditizi e per le agenzie.

I nostri prezzi semplici (o inizia gratis)

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