Inizia l'incarico con i dati, non con una settimana di email

Droplana è un portale documenti per clienti di aziende di servizi professionali. Ogni tuo cliente ha un proprio portale privato e permanente per lo scambio di documenti in entrambe le direzioni. Con sede e hosting nell'UE, pensato per la protezione dei dati, per aziende di tutto il mondo. Checklist dei documenti, commenti per file e firma PDF nel browser. Nessuna registrazione richiesta ai clienti.

Per consulenti e società di consulenza, significa un posto per cliente per i dati di partenza, il lavoro consegnato e l'approvazione finale.

Un portale per cliente, non per incarico: distingui gli incarichi con nomi di file chiari. Droplana non sostituisce la gestione dei progetti né un archivio permanente.

Portale per consulenti: dall’incarico alla relazione finale

1. Definisci l’incarico. Carica nel portale un PDF con le domande concordate per l’analisi. Specifica quali dati servono prima di iniziare.

2. Chiedi i documenti. La checklist dell’esempio chiede la lettera di incarico e le domande iniziali, l’analisi precedente e l’organigramma. Il cliente allega ogni file alla voce corrispondente.

Schermata reale del prodotto con dati fittizi. La checklist mostra la vista del cliente.

3. Controlla i file e restituisci la relazione. La situazione iniziale ricevuta compare accanto alla lettera d’incarico e alla relazione finale inviate. Scrivi le domande nei commenti del file interessato. Carica una revisione come nuovo file.

Schermata reale con file fittizi. «Ricevuto» e «Inviato» indicano la direzione dello scambio, non un’accettazione contrattuale.

Richiesta da copiare per il primo cliente

Adatta periodo e documenti all’incarico prima di creare la checklist:

Per iniziare l’analisi ci servono:

• La lettera d’incarico e le domande a cui deve rispondere la relazione.
• L’analisi precedente per il periodo concordato.
• L’organigramma aggiornato con le funzioni coinvolte.

Carica ogni file nella voce corrispondente del portale. Se manca un documento, comunicaci quale resta in sospeso. Inseriremo la relazione finita nello stesso portale.

Per un altro incarico dello stesso cliente, usa nomi come «Strategia-2026-Relazione-finale.pdf». I contatti aggiunti al cliente condividono il suo portale; il nome di un incarico non crea uno spazio con permessi separati.

Come funziona un incarico in Droplana

Prima del kick-off. Aggiungi il cliente e una checklist dei documenti: bilancio dell'ultimo esercizio, organigramma, report precedenti, accordo di riservatezza firmato. Il cliente carica ogni voce nel suo portale. Se per 7 giorni non succede nulla mentre mancano voci, Droplana gli invia l'elenco via email. Dopo 14 giorni il promemoria arriva a te.

Durante il lavoro. Continua a costruire i modelli in Excel, i memo in Word e le presentazioni dove le fai sempre. Quando qualcosa è pronto, caricalo nel portale e aggiungi un commento che dica cos'è e cosa ti serve dal cliente. I file non si modificano dopo il caricamento: una presentazione rivista è un nuovo file, e la versione precedente resta.

Approvazione. Il cliente segna un deliverable come «Approvato», oppure lo rifiuta con un commento che dice cosa cambiare. Per una proposta o una richiesta di modifica, il cliente può usare la firma PDF nel browser, dopo aver confermato l’email o essere entrato con Google o Microsoft: la copia firmata viene salvata accanto all'originale, con chi ha firmato e quando. Non è una firma elettronica qualificata.

Dopo l'incarico. Puoi riaprire i file ancora conservati. Controlla il piano, le scadenze e lo stato dell'abbonamento; il portale non sostituisce un archivio.

Chi lo usa

• Consulenti di strategia e direzione: dati di analisi, elaborazioni, presentazioni al CdA, raccomandazioni.
• Consulenti di organizzazione e processi: documentazione dei processi, procedure, piani di implementazione.
• Consulenti HR: assetti organizzativi, bozze di policy, documenti riservati sui dipendenti.
• CFO a tempo parziale: modelli di cassa, report mensili, revisioni di budget.
• Consulenti IT: audit, raccomandazioni di architettura, memo sulla scelta dei fornitori.

Sicurezza e accesso

Ogni portale cliente è isolato, e i file sono cifrati a riposo con una chiave derivata per ogni file, su server in Germania. Scegli tu come entrano i clienti: Strict (predefinito) richiede la conferma dell'email su ogni nuovo dispositivo, Controlled consente solo link monouso o magic link via email, Relaxed consente anche link permanenti. La pagina sicurezza (in inglese) spiega cifratura e protezione dei dati, compresi i loro limiti. Un accordo sul trattamento dei dati si applica a tutti i piani.

L’app è disponibile in italiano, tedesco, francese, spagnolo e inglese. Ogni schermata, messaggio di errore ed email appare nella lingua di chi la legge, per te e per i tuoi clienti.

Quando Droplana non è la scelta giusta

• Cerchi gestione progetti con attività, tempistiche e rilevazione ore.
• Vuoi scrivere documenti online insieme al cliente. Droplana non è un editor.
• Ti serve sapere quali slide ha letto un potenziale cliente.
• I documenti devono arrivare da soli nel tuo CRM. Non esiste un connettore pronto. Un assistente IA o uno strumento di automazione può collegarsi tramite il server MCP, ma lavora sui metadati, non sul contenuto dei file.

Se stai ancora valutando se un portale fa per te, la nostra guida al software portale clienti spiega cosa confrontare.

Domande dei consulenti

Prezzi semplici (o inizia gratis)

Altri settori

I consulenti che lavorano con agenzie sugli stessi clienti usano lo stesso metodo per deliverable e approvazioni. Droplana è usato anche da mediatori creditizi, commercialisti e avvocati.